Cách tốt nhất để ứng dụng phương pháp quản lý Kanban thành công vào quy trình vận hành và phát triển doanh nghiệp chính là sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp và hỗ trợ phương pháp tương tự.
-
Kanban là gì?
Định nghĩa Kanban
Từ tiếng Nhật “kanban”, có nghĩa là “bảng trực quan” hoặc “dấu hiệu”, đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. Lần đầu tiên nó được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch để sản xuất đúng lúc. Mặt khác, thuật ngữ viết hoa “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.
The Genesis of Kanban
Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đưa sản xuất “đúng lúc” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại diện cho một hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và đẩy chúng ra thị trường.
Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất tinh gọn. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.
Phương pháp Kanban
Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô và được ứng dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D, và những lĩnh vực khác.
Thật vậy, những gì chúng ta công nhận hiện nay là Phương pháp Kanban xuất hiện vào đầu năm 2007. Nó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile như David Aderson, Dan Vacanti, Darren Davis , Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và những người khác.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản – “Đã yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.
-
Những lợi ích chính của mô hình bảng Kanban
- Theo dõi tiến độ công việc trực quan với các mục đã được chi tiết hóa và sắp xếp mới thứ với deadline rõ ràng.
- Tối ưu hóa hiệu suất làm việc giúp mọi thành viên đều theo dõi được tiến độ công việc của mình và các thành viên khác
- Nhà lãnh đạo có thể theo dõi được lịch trình công việc của nhân viên, dùng làm căn cứ để đánh giá hiệu suất nhân viên và phân bổ nguồn lực phù hợp
- Chu kì thời gian làm việc được rút ngắn lại: Thời gian chu kỳ là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa thời gian chu kỳ, nhóm có thể tự tin dự báo việc phân phối công việc trong tương lai. .
-
Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc như thế nào?
Vì Kanban chỉ cần 3 cột To Do, Doing và Done cùng các thẻ nhiệm vụ trong mỗi cột. Bạn có thể lựa chọn các hình thức khác nhau để áp dụng phương pháp này. Tuỳ thuộc vào sở thích của bạn. Ở đây Zinwork sẽ giới thiệu đến bạn 4 cách thức phổ biến và hiệu quả nhất nhé:
Sử dụng giấy bút
Nếu bạn có sử dụng planner hoặc bullet journal, đơn giản hãy thêm một trang cho kanban. Dùng 2 trang giấy để kẻ 3 cột, sau đó thực hiện các bước trên để điền các công việc vào. Bạn có thể sử dụng bút tẩy được, bút chì hay sticky note nhỏ. Như vậy các công việc sẽ dễ chỉnh sửa và di chuyển qua các cột hơn.
Sử dụng sticky-note hoặc bảng bút lông
Nếu không gian làm việc của bạn đủ rộng lớn, bạn có thể tạo một bảng Kanban trong phòng làm việc. Bạn có thể mua một cái bảng lớn và dùng bút lông để lập bảng Kanban như khi dùng giấy bút.
Hoặc bạn có thể dùng một bảng xốp hoặc một tờ giấy lớn, kẻ các cột To Do, Doing và Done lên đó. Sau đó viết các công việc phải làm lên sticky note. Nhớ là một tờ note chỉ viết duy nhất một công việc thôi nhé. Sau đó hãy lọc ra những công việc thật sự quan trọng mà bạn cần làm. Cuối cùng là dán chúng lên đúng cột của mình và theo dõi mỗi ngày nhé.
Sử dụng Excel
Nếu bạn thích quản lý công việc trên máy tính một cách đơn giản, hãy dùng Excel cho Kanban. Tạo ra 3 cột trong cùng 1 sheet, và điền các công việc cần làm vào. Mỗi ngày, hãy kéo các công việc cần làm sáng cột Doing, và tập trung vào chúng cho đến khi thực hiện xong.
Bạn cũng có thể dùng Google Sheet để có thể thực hiện với tất cả thiết bị điện tử. Như vậy, bạn có thể sử dụng ở bất kì đâu.
Tuy nhiên, Zinwork không khuyến khích sử dụng excel trong trường hợp này.. Đơn giản vì để hết công việc lên Excel nhìn khá là “văn bản” và “máy móc”. Niềm hứng khởi từ cái nhìn tổng quan rớt đi nhiều vì giờ trông chúng như một vạn công việc bạn cần làm đầy chán nản. Nếu bạn thích Excel, ít nhất hãy format các cột, tạo các màu sắc cho công việc để chúng trở nên sinh động hơn nhé.
-
Phương pháp Kanban trong phần mềm quản lý công việc Zinwork
Sử dụng giấy dán hay bảng note trên máy tính sẽ phù hợp nếu bạn thường xuyên làm việc tại chỗ hoặc muốn quản lý công việc cá nhân. Tuy nhiên, nếu muốn quản lý công việc của một nhóm nhân viên dưới quyền hay công việc của bạn đòi hỏi phải di chuyển nhiều, bạn có thể tham khảo và lựa chọn phần mềm quản lý công việc vận dụng phương pháp Kanban, hãy thử Zinwork.
Sử dụng Zinwork có thể nhận được tất cả các lợi ích như sử dụng excel và hơn thế nữa. Zinwork hỗ trợ trực tuyến real time giúp người quản lý dễ dàng quan sát thời điểm bắt đầu thực hiện công việc đến khi hoàn thành. Mỗi công việc được tạo ra đều được gắn nhãn trực quan rõ ràng tùy vào mức độ quan trọng của công việc.
Phần mềm quản lý công việc Zinwork – Công cụ quản lý giao việc hữu hiệu của nhà quản lý
Zinwork là một phần mềm quản lý công việc được thiết kế giao diện theo hình thức thể hiện đơn giản nhất của phương pháp Kanban với 3 cột chính là VIỆC MỚI – ĐANG LÀM – ĐÃ XONG. Hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, bộ phận phân luồng công việc theo mô hình Kanban.
Với giao diện được thiết kế trực quan, dễ dàng quan sát ứng dụng giúp các nhà quản lý nắm được lịch trình và tiến độ làm việc của từng nhân viên. Từ đó, đánh giá chính xác hiệu suất và kịp thời điều chỉnh phân bổ nguồn lực.
Zinwork hỗ trợ tối đa công tác giao việc và quản lý công việc. Các thành viên trong nhóm, có thể nắm và thực hiện công việc ngay tức thời nhờ vào thông báo nhắc việc cùng lúc qua email và thông báo đẩy trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực.
Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý công việc Zinwork!
Zinwork trở thành cánh tay đắc lực cho các doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên làm nhiệm vụ di chuyển bên ngoài công ty. Cùng với đó, khả năng kết nối trực tuyến người quản lý và nhân viên tập trung trên một nền tảng giúp việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên tiện lợi và thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
Khi sử dụng phần mềm, nhân viên có thể tự cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách nhấn nút chuyển việc từ việc mới sang đang làm, từ đang làm sang hoàn thành một cách nhanh chóng nhất.
Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bị gắn chặt thời gian vào công việc thường ngày, phải nghe gọi điện thoại, chat liên tục để giao việc cho nhân sự.
>>Đọc thêm: Phần mềm Quản lý công việc ngành kỹ thuật tốt nhất năm 2021 (Miễn phí và Trả phí!)
Phần mềm Zinwork tích hợp đầy đủ các tính năng khác để tối ưu mô hình Kanban trong quản lý doanh nghiệp như gắn người chịu trách nhiệm của từng công việc, cho phép cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến công việc,…
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc còn tích hợp hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, thu chi, quản lý kho, hồ sơ khách hàng, thông tin thiết bị trên một nền tảng thống nhất.
Đăng ký thông tin tại nút dưới đây để nhận được tư vấn miễn phí giúp tối ưu hóa quản lý công việc vận hành của quý doanh nghiệp nói riêng và quản lý công việc vận hành doanh nghiệp nói chung:
Nhận tư vấn, Demo MIỄN PHÍ ngay!
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Zinwork – Tự do không lo quản việc
Hotline: 0905 440 301
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Email: support@zinwork.com
Có thể bạn quan tâm:
4 Ý tưởng Digital Marketing cho Nhà phân phối thiết bị
Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong dịch vụ hiện trường
5 Bí mật giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự hiệu quả?
