5 phương pháp tiết kiệm chi phí vận hành kinh doanh

Bài toán chi phí luôn là điều khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đau đầu. Vậy làm cách nào để tiết kiệm, giảm chi phí vận hành tối ưu trong doanh nghiệp? Từ thực tế đó, Zinwork xin chia sẻ một số phương pháp cơ bản giúp tiết kiệm và giảm chi phí vận hành trong doanh nghiệp.

1.   Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng dựa trên nguyên lý Pareto

Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) được áp dụng rất hiệu quả trong trường hợp này. 

Nguyên lý Paredo cho thấy 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% là tới  từ lượng khách hàng trung thành. Đã có rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm 80% khách hàng tiềm năng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận. Họ quên mất rằng, khách hàng cũ đã trung thành thì không cần bỏ ra quá nhiều công sức và tiền bạc để tạo ra doanh thu. Không cần quảng cáo vẫn kinh doanh hiệu quả ở đối tượng khách hàng này. Đồng thời, khách hàng cũ giới thiệu khách hàng mới giúp doanh nghiệp thu về được những khách hàng tiềm năng chất lượng hơn.

Do đó, các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.

2. Cân đối lại chi phí dành cho văn phòng

• Các chi phí nhỏ lẻ trong hoạt động văn phòng như giấy, mực, thư, điện thoại, xăng xe đi lại cho nhân viên,… có vẻ như là khoản nhỏ và không mấy tốn kém nhưng thực tế nó vẫn là một khoản chi phí tương đối lớn nếu tính theo thời gian dài.
• Giấy tờ là thứ không thể thiếu ở mỗi văn phòng. Hiện nay chúng ta không thể loại bỏ hoàn toàn chúng nhưng chúng ta có thể cắt giảm bớt bằng nhiều cách khác nhau.
• Quán triệt và đưa ra quy định cho nhân viên hạn chế in chỉ khi thật cần thiết.
• Chuyển đổi sang sử dụng các hệ thống ứng dụng phần mềm để quản lý vận hành và truyền đạt thông tin thay vì thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống.
• Chuyển từ phương thức tổng hợp báo cáo sang sử dụng công cụ phần mềm cho phép xuất báo cáo tự động, tiết kiệm thời gian làm báo cáo của nhân sự và các bản báo cáo in ra giấy.

Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn. 

Đọc thêm: Lợi ích của việc chuyển đổi khỏi quy trình dựa trên giấy

3. Quy trình công việc tinh gọn và đảm bảo tính hiệu quả

Những ngày đầu năm mới là thời điểm thích hợp để các nhà quản lý xem xét lại các thủ tục và quy trình công việc, nhằm cắt bớt những công đoạn gây tốn thời gian và thừa thãi.

Các câu hỏi cần đặt ra đó là:

• Công việc chồng chéo, nhân viên phải bỏ gấp đôi công sức để giải quyết một công việc liệu có hiệu quả?
• Liệu cách giao việc bằng giấy tờ, chat mạng xã hội, gọi điện thoại trực tiếp có còn khả dụng trong thời điểm hiện tại?
• Có cách nào để giảm chi phí tài liệu in ấn nhanh nhất hay không?
• Liệu nhân viên có hưởng ứng việc hạn chế in?
• Có quy trình nào trong một công việc đang trở nên thừa thãi làm tốn thời gian của nhân viên không?
• Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?

Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đọc thêm: Phần mềm Zinwork giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc như thế nào?

4. Giảm thiệt hại cho các thiết bị

Thiệt hại về thiết bị ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh đặt biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực mua bán và cho thuê thiết bị.

Thứ nhất đối với thiết bị cho thuê, nếu có sự hư hỏng bất ngờ vì không được bảo trì định kỳ có thể làm giảm năng suất khách hàng và gián đoạn quá trình cho thuê của doanh nghiệp. Tùy theo tầm quan trọng của thiết bị mà đôi khi quá trình phục hồi sửa chữa sẽ làm tụt năng suất trong một khoản thời gian nhất định.

Thứ hai, thiệt hại về thiết bị sẽ tiêu tốn một khoản phí sửa chữa đối với đơn vị cho thuê bao gồm tiền công sửa, thời gian sửa và các vật tư thay thế. Bởi vì đa số các doanh nghiệp cho thuê thiết bị sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn cho các vấn đề xoay quanh.

Trong dài hạn, đảm bảo nhân viên kỹ thuật bảo trì đúng quy trình, đúng thời gian để tránh thiệt hại cho thiết bị có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí cho công ty.

Trước khi xảy ra thiệt hại hư hỏng nghiêm trọng và tốn kém, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị của mình để có thể thay thế bộ phận bị hỏng hóc.

5.   Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển theo các cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây. 

Ngày nay cùng với sự phát triển của Internet các công cụ liên lạc, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp xuất hiện ngày càng nhiều. Điều này giúp bạn không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành công việc và thực hiện các quy trình thừa thải nữa. Vận dụng công nghệ vào quản lý vận hành không chỉ giúp bạn giảm chi phí kinh doanh mà còn trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Ví dụ trong lĩnh vực máy văn phòng, thay vì phải ngồi gọi điện, nhắn tin cho các group và cá nhân hàng chục nhân viên kỹ thuật để bàn giao công việc cần thực hiện. Chưa kể những lần thiếu hụt thông tin cần thiết, nhân viên mất nhiều thời gian truy xuất…

Bạn có thể tìm đến giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp Zinwork để giải quyết những vấn đề trên, giúp nâng cao năng suất, đỡ tốn thời gian và giảm chi phí thuê nhân công. Điều này giúp giảm chi phí đáng kể đấy. 

Đọc thêm: Lợi ích khi dùng phần mềm để quản lý thiết bị cho thuê

Zinwork- phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoàn toàn mọi bộ phận từ công việc, nhân sự, khách hàng đến máy móc thiết bị và vật tư nhờ những tính năng ưu việt sau:

• Tạo, giao và giám sát công việc từ xa nhanh chóng, tích hợp đầy đủ thông tin cần thiết cho công việc.
• Mọi công việc được tập trung theo quy trình, nhân viên nhận được thông báo tức thời và chủ động trong công việc hơn.
• Cộng tác nhân sự, trao đổi thông tin tài liệu liên quan công việc được tích hợp cụ thể, rút ngắn thời gian truy xuất.
• Hỗ trợ tính lương, đo lường hiệu suất làm việc nhân viên thông qua tính điểm đầu việc.

>> Đọc thêm: Công ty Hương Sơn tháo gỡ khó khăn trong ngành máy văn phòng

• Quản lý thiết bị bằng mã quét truy xuất nhanh chóng bao gồm lịch sử sửa chữa thay thế, bảo hành, bảo trì theo module và theo dõi số counter.
• Lưu trữ lịch sử và tần suất giao dịch của khách hàng, quản lý khách hàng theo nhóm phân quyền, đặt biệt Zinwork có chứa tính năng nhắc nhở chăm sóc và tự động gửi email đến nhóm khách hàng.
• Cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tất cả các báo cáo liên quan đến doanh thu, khối lượng công việc, hiệu suất nhân viên, hiệu quả công việc, giá trị từng khách hàng mang lại đều được trực quan hóa, dễ dàng quan sát.
• Quản lý xuất nhập tồn kho, ghi chép thu chi theo luồng việc và xuất nhập kho hàng.

Có thể thấy rằng, chỉ cần vài thao tác trên điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối mạng. Người quản lý, chủ doanh nghiệp và kể cả các nhân sự làm việc trong công ty có thể giảm tải được rất nhiều những gánh nặng, thao tác công việc mà trước đây p­hải mất đến hàng giờ đồng hồ để hoàn thành.

Chúc bạn kinh doanh thành công!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ZINWORK

Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin giới thiệu sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork

Link tải và trải nghiệm thử 30 ngày: https://acc.zinwork.com/app

Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Thông tin liên hệ Zinwork:

Hotline: 0905 440 301

Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM

Website: https://zinwork.com

Email: support@zinwork.com