ZINWORK - TIN TỨC

Những kiến thức, kinh nghiệm, mẹo hay, tài liệu quản lý cho các chủ doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0

Top 10+ Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả nhất hiện nay

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu quản lý văn bản hiệu quả ngày càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Phần mềm quản lý văn bản không chỉ giúp cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng hơn, mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu. Điều này giúp tăng cường năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của tổ chức, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức mà nhân viên phải bỏ ra cho việc quản lý tài liệu. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về Top 10+ Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả nhất hiện nay qua bài viết sau đây nhé!
phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản, hay phần mềm quản lý tài liệu là một trong những ứng dụng được sử dụng khá phổ biến đối với các doanh nghiệp hiện nay. Vậy phần mềm quản lý văn bản là gì? Lợi ích, tính năng và chi phí sử dụng phần mềm này như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Việc quản lý văn bản là một hoạt động quan trọng và thường xuyên tại mọi cơ quan và doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, việc phân loại và sắp xếp văn bản cần được thực hiện một cách khoa học, ngăn nắp và có thứ tự, giúp dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm, đồng thời tránh mất mát và thiếu sót văn bản của đơn vị.

Trước đây, việc lưu trữ văn bản và hình ảnh thường được thực hiện bằng cách thủ công, tức là phân loại và sắp xếp giấy tờ và sổ sách, sau đó đưa vào thư viện hoặc kho lưu trữ. Tuy nhiên, phương pháp này tốn nhiều thời gian, công sức, diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản cao. Ngược lại, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, lưu trữ và quản lý văn bản đang trở thành xu hướng phổ biến trong việc xây dựng chính quyền điện tử.

Phần mềm quản lý văn bản là một ứng dụng được thiết kế để quản lý và lưu trữ các tài liệu văn bản trong một tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản là một ứng dụng được thiết kế để quản lý và lưu trữ các tài liệu văn bản trong một tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân

2. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản bao gồm: 

2.1. Đối với doanh nghiệp

Dưới góc độ doanh nghiệp, những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản bao gồm:

Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

  • Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách chuyển đổi văn bản thành dạng công văn điện tử, cho phép lưu trữ với dung lượng không giới hạn và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý các công văn một cách hiệu quả và dễ dàng trên cùng một hệ thống.

Tiết kiệm chi phí

  • Sự số hóa văn bản giúp tiết kiệm hàng chục loại chi phí như chi phí lưu trữ tài liệu, mua vật liệu văn phòng, in ấn, và chuyển phát nhanh. Ngoài ra, việc quản lý và làm việc với nhân viên thị trường trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.

Bảo mật thông tin

  • Phần mềm quản lý văn bản cung cấp tính năng bảo mật và an ninh mạng, lưu trữ dữ liệu dưới dạng cloud-based và ghi nhận lịch sử thay đổi của tài liệu, tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp.

phần mềm quản lý văn bản

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp

2.2. Đối với nhân viên

Dưới góc độ nhân viên, những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản bao gồm:

Tối ưu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản:

  • Phần mềm quản lý văn bản giúp tối ưu thời gian tìm kiếm văn bản, lưu trữ và quản lý văn bản trở nên dễ dàng hơn, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Rút ngắn thời gian xử lý văn bản:

  • Sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian xử lý văn bản, tăng độ chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, đồng thời giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc sai sót về tài liệu.

phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản giúp tối ưu và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản

XEM THÊM: Tại Sao Công Ty Của Bạn Cần Quản Lý Tài Liệu Khách Hàng?

3. Tính Năng Nổi Bật của Phần Mềm Quản Lý Văn Bản

Bên cạnh những lợi ích vượt trội, mỗi phần mềm quản lý văn bản sẽ có những tính năng khác nhau, sau đây là một số tính năng cần có của một phần mềm quản lý văn bản:

Quản lý văn bản tập trung và thống nhất, sắp xếp, phân loại theo nhóm

  • Phần mềm cho phép bạn quản lý tất cả các loại văn bản đến và đi trong doanh nghiệp trên một nền tảng trực tuyến. Tất cả các văn bản đến và đi sẽ được văn thư tiếp nhận và nhập thông tin lên hệ thống phần mềm, bao gồm số thứ tự văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian, trích yếu sơ lược nội dung và Scan văn bản đính kèm, giúp việc xem tổng quan nội dung văn bản trở nên dễ dàng hơn.

Tra cứu, tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

  • Cấu trúc và lưu trữ văn bản theo nhóm tập trung trên hệ thống phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí giúp việc tra cứu và tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm kiếm văn bản theo nhiều cách khác nhau, bao gồm tìm kiếm theo các thông tin liên quan đến văn bản như số thứ tự, tên văn bản, và lịch sử các văn bản đến/đi thông qua bộ lọc thông minh. Mọi nhân viên đều có quyền bình luận, trao đổi và đính kèm tài liệu dưới tất cả các văn bản được lưu trữ trên phần mềm, và hệ thống tự động tracking số lượng và danh sách những người đã xem công văn.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến từ việc tiếp nhận – phê duyệt – xử lý

  • Phần mềm quản lý tài liệu giúp chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến từ việc tiếp nhận, phê duyệt cho đến xử lý, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Quy trình trở nên đơn giản hơn, và công ty có thể mở rộng quy mô mà không gặp phải sự phức tạp.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi: rà soát – trình ký – phát hành văn bản

  • Phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi, giảm bớt sự rườm rà và phức tạp trong quá trình xử lý văn bản. Việc trình ký và phát hành văn bản trở nên đơn giản hơn, giúp tiết kiệm thời gian và nguyên liệu.

phần mềm quản lý văn bản

 Phần mềm quản lý văn bản có nhiều tính năng nổi bật và hiệu quả

4. 10+ phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay

Dưới đây là top 10 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất và được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

4.1 Viindoo Documents – Phần mềm quản lý văn bản hiệu quả

Viindoo Documents là một phần mềm quản lý tài liệu và văn thư điện tử nằm trong hệ sinh thái phần mềm văn phòng điện tử hàng đầu của Viindoo. Phần mềm này số hóa toàn bộ quá trình quản lý văn thư, giúp tinh gọn quy trình và tối ưu hiệu suất trong các hoạt động nghiệp vụ, đồng thời kết nối các tài liệu của các bộ phận vào một hệ thống thống nhất.

Một số điểm nổi bật của Viindoo Documents:

  • Hỗ trợ người dùng chia sẻ nhiều tài liệu nội bộ tới các đối tác, khách hàng.
  • Có tính năng gắn sao cho tài liệu và hỗ trợ lọc ra các tài liệu đã gắn sao – một cách dễ dàng, nhanh chóng.
  • Hỗ trợ phân quyền cho thành viên trong các đội/nhóm. Mỗi thành viên trong đội/nhóm sẽ được quyền tải, chỉnh sửa tài liệu của đội/nhóm mình.

phần mềm quản lý văn bản

Giao diện phần mềm quản lý văn bản Viindoo Documents 

4.2 DocEye – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Toàn Diện

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye cung cấp đầy đủ các tính năng hữu ích, từ cơ bản đến nâng cao, để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. DocEye giúp doanh nghiệp quản lý tốt các loại tài liệu, giấy tờ, công văn, tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả công việc.

Một số tính năng nổi bật của DocEye:

  • Nhận dạng và phân loại cụ thể từng nguồn thông tin tài liệu.
  • Tìm kiếm và chia sẻ nguồn tài liệu không bị giới hạn, rất dễ dàng và nhanh chóng.
  • Bảo mật thông tin tài liệu tốt nhờ sử dụng cơ chế phân quyền đến từng cá nhân người dùng.
  • Cho phép đồng bộ hóa file tài liệu cá nhân cùng thư mục và chia sẻ với kho tài liệu chung của công ty.

phần mềm quản lý văn bản

DocEye – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Toàn Diện

4.3. iOffice VNPT – Công Cụ Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Từ VNPT

iOffice VNPT là phần mềm quản lý văn bản được cung cấp bởi công ty công nghệ VNPT. Phần mềm này được thiết kế với nhiều tính năng hữu ích và thao tác sử dụng dễ dàng, khiến nó trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Một số tính năng nổi bật của iOffice VNPT:

  • Sắp xếp công việc cá nhân và báo cáo công việc kịp thời, nhanh chóng.
  • Tương tác đa chiều, mọi nhân viên trong tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ, trao đổi và phản hồi thông tin.
  • Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý, sắp xếp lịch họp và nắm bắt đầy đủ thông tin để đưa ra những quyết định chính xác.
  • Thông tin được lưu trữ trên một website duy nhất, có thể dễ dàng thực hiện tra cứu và quản lý văn bản trên nhiều thiết bị điện thoại thông minh.

phần mềm quản lý văn bản

Hệ thống quản lý tài liệu, công việc iOffice VNPT

4.4 CloudOffice – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Online Tiện Lợi

CloudOffice là một ứng dụng quản lý văn bản và tài liệu được thiết kế một cách khoa học, cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý văn bản, trao đổi thông tin và điều hành công việc một cách hiệu quả. Đặc biệt, người dùng có thể theo dõi và điều hành công việc từ xa thông qua kết nối internet.

Một số tính năng nổi bật của CloudOffice:

  • Phân loại văn bản tùy theo chủ đề, phù hợp với các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ tính năng bình luận dưới văn bản, tài liệu, giúp tăng tương tác và chia sẻ thông tin.
  • Cho phép ban lãnh đạo phê duyệt, xử lý văn bản đối với từng cá nhân, đơn vị cụ thể.
  • Hỗ trợ phân hệ cá nhân, giúp người dùng có thể tùy biến và tạo lập các tính năng riêng phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

phần mềm quản lý văn bản

CloudOffice – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Online Tiện Lợi

4.5 Excel – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Theo Phương Pháp Truyền Thống Và Hiệu Quả

Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel là một công cụ được nhiều cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để quản lý văn bản, tài liệu và các văn bản quan trọng. Đây là một giải pháp hữu ích nhằm thay thế cách thức lưu trữ bằng giấy tờ truyền thống.

Một số ưu điểm của việc sử dụng Excel để quản lý văn bản:

  • Lưu trữ dữ liệu một cách khoa học và thuận tiện.
  • Hỗ trợ thống kê đầy đủ các văn bản trong doanh nghiệp.
  • Mọi nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập và xem các file Excel.
  • Cung cấp nhiều tính năng và tác vụ giúp tạo lập danh mục tổng quát đến chi tiết, tránh được tình trạng trùng lặp.

phần mềm quản lý văn bản

Giao diện quản lý văn bản bằng Excel

4.6 Codedao – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Offline Tối Ưu

Mặc dù có nhiều công nghệ mới ra đời, nhiều cơ quan tổ chức vẫn sử dụng hình thức lưu trữ văn bản giấy, gây khó khăn trong tìm kiếm và tốn kém thời gian, công sức. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý văn bản offline Codedao ra đời, với tính bảo mật và chính xác cao hơn.

Các tính năng nổi bật của Codedao:

  • Giao diện thân thiện, dễ hiểu và dễ sử dụng.
  • Hỗ trợ tra cứu lịch sử thông tin nhanh chóng.
  • Theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác các loại văn thư, giấy tờ.
  • File đính kèm được mã hóa, đảm bảo bảo mật.
  • Dữ liệu có thể được sao lưu và phục hồi dễ dàng.
  • Tìm kiếm tài liệu, văn bản dựa trên các dữ kiện như loại văn bản, ngày ban hành, nơi ban hành, ký hiệu, nội dung tóm tắt, v.v.

phần mềm quản lý văn bản

Codedao – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Offline Tối Ưu

4.7 C-Office – Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

C-Office là phần mềm quản lý văn bản online, là giải pháp văn thư điện tử dành cho mọi cơ quan, doanh nghiệp. Với C-Office, quy trình quản lý và điều hành được số hóa và tự động hóa hoàn toàn, mang lại hiệu quả công việc cao.

Các tính năng quan trọng của C-Office:

  • Quản lý công việc, nhắc nhở và thông báo hoàn thành công việc thông qua Email.
  • Quản lý tất cả các hồ sơ, tài liệu hiện hành hoặc đã được số hóa, cho phép quản lý, cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin dễ dàng.
  • Quản lý thư viện tài liệu của tổ chức, bao gồm các quy trình, hướng dẫn, tài liệu chia sẻ, biểu mẫu, quy định, chính sách, v.v.
  • Phân quyền giúp cấp trên có thể gửi các thông báo một cách thuận tiện đến nhân viên.

phần mềm quản lý văn bản

 C-Office – Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

4.8 Faceworks – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Faceworks được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý văn bản có nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp giải quyết các vấn đề như thất lạc tài liệu, khó thống kê thông tin lưu trữ và tìm kiếm giấy tờ mất nhiều thời gian.

Các tính năng chính của Faceworks:

  • Lưu trữ dữ liệu và thông tin an toàn với số lượng không giới hạn.
  • Cập nhật liên tục văn bản đến và đi theo thời gian.
  • Quản lý và sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học theo thời gian và từng nhóm công việc.
  • Truy cập, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng với đa dạng các tiêu chí.

phần mềm quản lý văn bản

Faceworks – Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

4.9 DMS Lạc Việt – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản

DMS Lạc Việt là phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế để quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ cho các cơ quan, doanh nghiệp. Tùy từng khâu công việc, phần mềm sẽ hỗ trợ các phân hệ tương ứng như khai thác, tra cứu, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê.

Một số tính năng chính của DMS Lạc Việt:

  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
  • Quản lý hồ sơ lưu trữ theo nhiều kho như kho tạm, kho chuyên dụng, v.v.
  • Trang bị tính năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao, với khả năng xuất kết -quả ra Excel.
  • Hỗ trợ thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tra cứu, và thực hiện các báo cáo thống kê.

phần mềm quản lý văn bản

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản DMS Lạc Việt

4.10 EFY – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Hồ Sơ Công Việc Toàn Diện

EFY là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho phép hỗ trợ điều hành công việc tại văn phòng vô cùng hiệu quả. Phần mềm này cho phép xử lý các tác vụ điển hình như xử lý văn bản đến và đi, lưu trữ hồ sơ công việc. EFY được đánh giá là khá phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước.

Tính năng nổi bật của phần mềm EFY bao gồm:

  • Giao diện được thiết kế đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
  • Người dùng được phân quyền gửi tài liệu hay thông báo đến nhiều người khác.
  • Hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác như thu thập, tra cứu, khai thác, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê dữ liệu.
  • Văn bản, dữ liệu được lưu trữ với số lượng lớn mà vẫn rất tập trung và có tính bảo mật cao.

phần mềm quản lý văn bản

EFY – Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Hồ Sơ Công Việc Toàn Diện

5. Chi Phí Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Văn Bản

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý văn bản có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp, tính năng và quy mô doanh nghiệp của bạn. Thông thường, chi phí sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ có giá dao động từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng cho thời hạn sử dụng trọn đời. Bạn có thể tham khảo mức giá chi tiết hơn từ các nhà cung cấp phần mềm mà bạn muốn lựa chọn.

phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản có nhiều mức chi phí sử dụng khác nhau tùy theo nhà cung cấp

6. Kết Luận

Trên cơ sở những ưu điểm và lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản mang lại, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu và thông tin. Đồng thời, sự tiện lợi, linh hoạt và tính bảo mật cao của phần mềm này cũng đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về quản lý văn bản trong môi trường kinh doanh ngày nay. Việc đầu tư và áp dụng phần mềm quản lý văn bản không chỉ là một bước đi sáng suốt mà còn là yếu tố quyết định đến sự thành công và phát triển bền vững của mọi tổ chức và doanh nghiệp trong thời đại số ngày nay.

phần mềm quản lý văn bản

Sử dụng phần mềm quản lý văn  là rất quan trọng và cần thiết trong thời đại số ngày nay

Trên đây là những chia sẻ về các phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay, cũng như những lợi ích và tính năng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành.Nếu bạn đang phân vân trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý văn bản cũng như phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện uy tín, chất lượng và hiệu quả tốt nhất thì hãy lựa chọn ZINWORK nhé!

Phần mềm quản lý Zinwork – Giải pháp quản trị toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm Zinwork cung cấp giải pháp quản lý tổng thể hoạt động của doanh nghiệp từ công việc, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng đến thiết bị, giúp chủ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời, với nhiều tính năng và lợi ích khác nhau, phần mềm Zinwork chắc chắn sẽ là cánh tay phải đắc lực mà các doanh nghiệp nên lựa chọn.

XEM THÊM: 

Vui lòng liên hệ đến Hotline: 0901.149.149 để được chuyên viên tư vấn chi tiết về sản phẩm, dịch vụ. Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng!

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ZINWORK

Địa chỉ: 16 Nguyễn Hành, Khuê Trung, Cẩm Lệ, Đà Nẵng

Điện thoại: (+84) 901 149 149

Email: support@zinwork.com

Tư vấn – CSKH: 0901.149.149

Hỗ Trợ Kỹ Thuật: 0905.44.0301

Fanpage: https://www.facebook.com/zinwork.vi

Bài Viết Liên Quan

Đăng Ký Tư Vấn

icon
Menu
Scroll to Top

ZINWORK

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ 30 NGÀY

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ 30 NGÀY

ZINWORK

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN