Tại sao công ty của bạn cần quản lý tài liệu khách hàng?

Khi một người mua tiềm năng trở thành khách hàng, doanh nghiệp cần có công cụ theo dõi thông tin như địa chỉ liên hệ, ngày kí hợp đồng, ngày gia hạn và tương tác, lịch sử giao dịch của khách hàng.

Đối với các đơn vị thuộc khối kỹ thuật, dịch vụ, phương pháp quản lý thông tin khách hàng trước đây chủ yếu thông qua các công cụ tuyền thống như sổ sách, file excel, note, gmail,… Vào mỗi cuối năm, muốn rà soát lại dữ liệu khách hàng, phải lục tung hàng chục file, hàng chục cuốn sổ,… làm tốn nhiều thời gian của nhân sự, thời gian hỗ trợ và phục vụ trở nên chậm chạp hơn so với các đối thủ khác.

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả bắt đầu với các phương pháp quản lý dữ liệu hợp lý . Chiến lược quản lý tài liệu là bước quan trọng đầu tiên để quản lý hiệu quả dữ liệu khách hàng và cuối cùng là cải thiện trải nghiệm của họ.

Tại sao công ty của bạn cần quản lý tài liệu khách hàng?

1. Nếu không có quản lý dữ liệu, nhiều thông tin khách hàng cần thiết nhất khó tra cứu

Nhân viên kỹ thuật là đội ngũ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tại hiện trường để kiểm tra, lắp đặt và sửa chữa lỗi,… Nếu cần một thông tin về lịch sử giao dịch sửa chữa để dự đoán nguy cơ, họ sẽ phải gọi điện, chat với admin tại văn phòng để tra cứu. Và quá trình này làm kéo dài thời gian hỗ trợ, giảm trải nghiệm tích cực của khách với doanh nghiệp.

2. Tốc độ mà đại diện bán hàng và dịch vụ khách hàng trả lời các câu hỏi của khách hàng là một yếu tố quan trọng của trải nghiệm khách hàng.

Khi không có toàn bộ lịch sử dữ liệu khách hàng và các tài liệu kèm theo trong cơ sở dữ liệu trung tâm, chất lượng dịch vụ bạn cung cấp sẽ bị ảnh hưởng.

Phản hồi của nhân viên sẽ chậm hơn và câu trả lời của họ cho các câu hỏi của khách hàng có thể không đầy đủ. Với quản lý tài liệu, việc theo dõi nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều vì tất cả các thành viên trong nhóm được ủy quyền đều có thông tin họ cần trong tầm tay. Thông tin có thể được nhập một lần và chia sẻ.

3. Khối lượng tuyệt đối và sự đa dạng của thông tin khách hàng không ngừng tăng lên.

Nếu bạn không bắt đầu xây dựng một chiến lược để quản lý sự tăng trưởng này ngay bây giờ, thì bạn sẽ thực hiện nó khi nào?

Tích hợp phần mềm có thể đơn giản hóa quy trình thu về lợi nhuận lớn

Chỉ với một cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím, người dùng nhìn thấy tất cả các tài liệu liên quan trên màn hình ngay lập tức – bao gồm lịch sử giao dịch, hóa đơn, máy móc thiết bị, email, biên nhận, bảng sao kê và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến dự án, giao dịch hoặc khách hàng. Nhân viên lấy thông tin từ một giao diện thay vì phải chuyển đổi giữa hai cửa sổ, chờ đợi phản hồi để xác nhận.

Khi công ty của bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc tích hợp chức năng quản lý thông tin khách hàng, công ty sẽ kết nối các hệ thống một cách hiệu quả để di chuyển và đồng bộ hóa thông tin nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất của quy trình.

Giải pháp quản lý tài liệu đảm bảo quyền truy cập hiệu quả vào thông tin trực tiếp từ một nền tảng duy nhất. Điều này rất quan trọng vì việc xem xét toàn bộ hành trình của khách hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng đến mua hàng, đáp ứng và duy trì khách hàng, đòi hỏi phải có thông tin khách hàng chính trong các quy trình. Các tài liệu và nội dung quan trọng cần phải được tìm thấy và có sẵn cho các quy trình này và được quản lý theo cách phối hợp và có cấu trúc.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ZINWORK