Phần mềm quản lý công việc là cụm từ chắc hẳn vô cùng quen thuộc đối với các chủ kinh doanh, nhà quản lý. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm đều được thiết kế mang đến những tính năng chung cho tất cả các lĩnh vực. Điều này vô tình khiến các chủ doanh nghiệp trong những ngành chuyên biệt như máy văn phòng khó tiếp cận. Hãy cùng Zinwork tìm hiểu phần mềm quản lý công việc ngành máy văn phòng ngay sau đây nhé!
Việc quản lý quy trình vận hành công việc ở một tổ chức chưa bao giờ là điều đơn giản và dễ thực hiện. Quy mô công ty càng lớn, nhân sự càng nhiều, có nhiều chi nhánh, thì công việc quản lý không còn đơn giản mà gặp phải rất nhiều khó khăn. Nhất là đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực máy văn phòng. Ngoài quản lý công việc nhân sự, còn có rất nhiều các loại máy móc thiết bị gắn với mỗi khách hàng khác nhau khó quản lý và truy xuất.
>> Đọc thêm: Giải pháp tháo gỡ khó khăn trong quản lý nhân viên kỹ thuật làm việc bên ngoài
Tối ưu quản lý quy trình kinh doanh có thể đơn giản như là thay đổi phương thức làm việc trên giấy tờ, email, zalo… bằng phần mềm quản lý công việc tập trung trực tuyến phù hợp với doanh. Bởi thực tế cho thấy, không phải lúc nào những phần mềm lớn và đắt tiền mới đưa doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu mà càng làm lãng phí tài nguyên.
Bốn lợi ích tuyệt vời khi sử dụng phần mềm quản lý công việc ngành máy văn phòng bao gồm:
1/ Báo cáo mọi lúc mọi nơi với số liệu trực quan giúp tự do việc quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh
Nếu có việc đột xuất hay một chuyến công tác, các nhà lãnh đạo không thể trực tiếp quan sát và theo dõi quá trình hoàn thành công việc của nhân sự. Đặc thù của ngành máy văn phòng là thường có nhân sự di chuyển bên ngoài càng khó quản lý và nắm được tiến độ công việc.
Lúc này phần mềm quản lý công việc giúp bạn thống kê số liệu, báo cáo trực quan các công việc và dòng tiền thu chi, dễ dàng quan sát mọi lúc mọi nơi. Người lãnh đạo dễ dàng quan sát, nắm được tiến độ hoàn thành công việc, căn cứ vào đó đưa ra những biện pháp tối ưu thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ phát triển đều đặn mà không cần phải gắn chặt thời gian tại công ty.
2/ Tăng hiệu suất, làm việc có quy trình và kế hoạch, tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin cho các bộ phận liên quan
Đặc thù của ngành máy văn phòng là có nhiều nhân viên kỹ thuật và thường xuyên di chuyển trực tiếp từ công ty đến đơn vị của khách để sửa chữa, thay thế, bảo hành bảo trì máy móc, thiết bị vật tư. Nếu quản lý theo cách thông thường, giao nhận việc bằng thủ công, quản lý thiết bị, máy móc vật tư gắn với khách hàng bằng giấy, excel sẽ gây khó khăn trong truy xuất lịch sử giao dịch làm trì hoãn, kéo dài thời gian làm việc.
Một ví dụ cụ thể như: “Khách hàng A từng mua máy bên công ty của bạn, đã sửa chữa và bảo hành vài lần, hôm nay chợt gọi điện và yêu cầu hỗ trợ vì máy gặp trục trặc. Lúc này, nhân viên chăm sóc khách hàng, người quản lý trực tiếp hoặc chủ doanh nghiệp sẽ là điều phối và phân công nhân sự kỹ thuật đến trực tiếp hiện trường để kiểm tra vấn đề. Nếu vật tư cần thay thế như mực in,… thì họ buộc phải quay về công ty để lấy, làm tốn rất nhiều thời gian di chuyển. Lúc này, nhân sự hoàn toàn có thể lật tìm lịch sử sửa chữa, thay thế để dự đoán vấn đề khách đang gặp phải mà mang theo vật tư cần thiết, tuy nhiên nếu quản lý theo cách thông thường bằng sổ sách, excel cũng không giảm bớt thời gian là bao.”
Phần mềm giúp bạn tăng hiệu suất làm việc, tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian trao đổi dữ liệu chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại hoặc cái click chuột trên máy tính
3/ Tăng cường sự chính xác – minh bạch, trách nhiệm quyền hạn trong công việc, mọi người làm việc chủ động hơn
Phần mềm quản lý công việc thường có chứa các tính năng phân công công việc cho từng nhân sự cụ thể, lưu trữ lịch sử làm việc gắn với khách hàng và loại máy móc, thiết bị.
Các thông tin được tích hợp trong cùng một nền tảng. Giúp liên kết mật thiết với nhau dễ dàng truy xuất, minh bạch đối với từng công việc, từng nhân sự cụ thể tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm thực hiện công việc cho người khác trong nội bộ.
Đồng thời nếu được công việc được phân công gắn trách nhiệm cụ thể sẽ giúp nhân sự chủ động và sắp xếp công việc linh hoạt hơn. Đây cũng là một trong những lợi ích ưu việt mà phần mềm quản lý công việc mang lại.
4/ Liên kết các nghiệp vụ tự động, tích hợp đầy đủ tính năng thiết yếu trên 1 nền tảng chung
Các nghiệp vụ cụ thể trong ngành máy văn phòng thường liên quan đến 3 yếu tố đó là Nhân sự, khách hàng và máy móc, thiết bị vật tư. Ba yếu tố này có liên quan chặt chẽ với nhau tạo nên dịch vụ kinh doanh cốt lõi chính cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc giúp liên kết các nghiệp vụ này tự động và tích hợp trên 1 nền tảng chung dễ dàng quản lý.
Zinwork- phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoàn toàn mọi bộ phận từ công việc, nhân sự, khách hàng đến máy móc thiết bị và vật tư nhờ những tính năng ưu việt sau:
- Tạo, giao và giám sát công việc từ xa nhanh chóng, tích hợp đầy đủ thông tin cần thiết cho công việc.
- Mọi công việc được tập trung theo quy trình, nhân viên nhận được thông báo tức thời và chử động trong công việc hơn.
- Cộng tác nhân sự, trao đổi thông tin tài liệu liên quan công việc được tích hợp cụ thể, rút ngắn thời gian truy xuất.
- Hỗ trợ tính lương, đo lường hiệu suất làm việc nhân viên thông qua tính điểm đầu việc.
>> Đọc thêm: Công ty Hương Sơn tháo gỡ khó khăn trong ngành máy văn phòng
- Quản lý thiết bị bằng mã quét truy xuất nhanh chóng bao gồm lịch sử sửa chữa thay thế, bảo hành, bảo trì theo module và theo dõi số counter.
- Lưu trữ lịch sử và tần suất giao dịch của khách hàng, quản lý khách hàng theo nhóm phân quyền, đặt biệt Zinwork có chứa tính năng nhắc nhở chăm sóc và tự động gửi email đến nhóm khách hàng.
- Cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tất cả các báo cáo liên quan đến doanh thu, khối lượng công việc, hiệu suất nhân viên, hiệu quả công việc, giá trị từng khách hàng mang lại đều được trực quan hóa, dễ dàng quan sát.
- Quản lý xuất nhập tồn kho, ghi chép thu chi theo luồng việc và xuất nhập kho hàng.
Có thể thấy rằng, chỉ cần vài thao tác trên điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối mạng. Người quản lý, chủ doanh nghiệp và kể cả các nhân sự làm việc trong công ty có thể giảm tải được rất nhiều những gánh nặng, thao tác công việc mà trước đây phải mất đến hàng giờ đồng hồ để hoàn thành.
Trên đây là bài review về phần mềm quản lý công việc ngành máy văn phòng. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra phương hướng quản lý mới cho doanh nghiệp của mình.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ZINWORK
Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin giới thiệu sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork
Link tải và trải nghiệm thử 30 ngày: https://acc.zinwork.com/app
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Thông tin liên hệ Zinwork:
Hotline: 0905 440 301
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Email: support@zinwork.com
