Quy trình công việc là yếu tố cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Tự động hóa quy trình làm việc giúp điều chỉnh hoạt động kinh doanh chặt chẽ hơn với các mục tiêu kinh doanh. Quy trình công việc là một chuỗi các nhiệm vụ mà các nhà quản lý giao cho nhân viên thực hiện. Quy trình công việc có thể được chia nhỏ các nhiệm vụ thành từng giai đoạn thực hiện để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Tất cả các vấn đề phát sinh mà hệ thống quy trình làm việc thủ công phải đối mặt đều được loại bỏ bằng cách tự động hóa quy trình nhờ phần mềm quản lý công việc tự động có sự sắp xếp của con người. Quy trình công việc được sắp xếp hợp lý cải thiện các chỉ số hiệu suất chính và năng suất của doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình làm việc là tổ chức sắp xếp và bàn giao công việc cho từng cá nhân, từng bộ phận nhanh chóng, trực quan, có chứa đầy đủ thông tin. Quản lý quy trình làm việc của nhân sự là phân tích và vạch ra nhiệm vụ để đảm bảo phân bổ phù hợp tránh tình trạng thừa người thiếu việc, tránh tắc nghẽn và chậm trễ trong khâu phục vụ khách hàng. Đồng thời một quy trình hợp lý, được phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp nhân sư làm việc hợp lý và hiệu quả hơn. Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý cải thiện các chỉ số hiệu suất chính và năng suất của doanh nghiệp.
Lý do bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quy trình công việc công việc?
Theo một cuộc khảo sát gần đây, trong các công ty doanh nghiệp, 94% chuyên gia cố vấn tin rằng họ nên sử dụng một nền tảng tập trung để tích hợp với quy trình công việc của họ và xây dựng tự động hóa quy trình công việc hơn là dựa vào một số công cụ riêng lẻ.
Một số công cụ phần mềm quy trình công việc rời rạc được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất để tự động hóa các tác vụ do con người và máy điều khiển theo một đường dẫn được xác định trước. Hệ thống quản lý quy trình làm việc cũng giúp kết nối con người và hệ thống một cách liền mạch để đạt được sự phát triển kinh doanh.
Nếu gặp phải bất kỳ các trường hợp nào sau đây trong doanh nghiệp của bạn, thì đây chính là lúc bạn cần có hệ thống quản lý quy trình làm việc để cải thiện và hợp lý hóa quy trình làm việc.
-
Chuỗi tin nhắn ở các group chat mạng xã hội một cách khó chịu gây lãng phí thời gian quý báu
Lựa chọn phổ biến nhất và thường lặp đi lặp lại trong một tổ chức là mọi người cố gắn sử dụng các trang mạng xã hội, và gọi điện trực tiếp như một phương tiện giao tiếp cho công việc. Nó có nghĩa là các nhiệm vụ sẽ được giao bằng các chuỗi dài các dòng tin nhắn, tuy nhiên công việc sẽ dễ bị trôi vì tin nhắn gửi đi ngày một nhiều. Các tệp công việc, hình ảnh quản trọng cũng sẽ biến mất sau một khoảng thời gian.
Bên cạnh đó, các chuỗi dài tới hàng trăm tin nhắn, khiến quá trình giao tiếp không hiệu quả. Một quy trình công việc việc có thể tránh điều này bằng cách duy trì một hệ thống tập trung duy nhất, theo dõi tất cả các thay đổi, hiển thị phiên bản mới nhất của chuỗi hội thoại và tiết kiệm thời gian quý báu dành cho việc xem qua một loạt các tin nhắn.
-
Giao dịch thủ công liên quan đến quá nhiều bảng tính và tệp Excel
Một tình huống phổ biến khác là nơi có quá nhiều bảng tính hoặc tệp Excel được trao đổi giữa nhân viên và nhóm. Mặc dù GSuite và Microsoft Office 365 cố gắng đơn giản hóa quy trình bằng cách di chuyển tệp lên đám mây, nó vẫn không đồng bộ hóa với kịch bản tổ chức trừ khi bạn có phần mềm quản lý công việc có thể tùy chỉnh để theo dõi phê duyệt.
-
Khi bạn cảm thấy lực lượng lao động của mình đang làm việc kém hiệu quả
Tại một thời điểm nào đó, hầu hết các nhà quản lý, trưởng nhóm và thậm chí cả CEO có thể cảm thấy rằng lực lượng lao động của họ không hoạt động với năng lực tối ưu. Có thể xuất phát từ một số lý do từ cách làm việc thủ công đến thiếu động lực từ nhân viên của họ. Đặc biệt là đối với các nhân sự kỹ thuật, thường xuyên di chuyển bên ngoài thì hiệu suất làm việc của họ sẽ rất khó có thể đánh giá khách quan.
Đào tạo nhân viên của bạn về các công nghệ mới và quy trình làm việc cho họ tự do hơn bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc theo quy trình. Khi các quy trình được lập trình sẵn phần ở 3 cấp độ như VIỆC MỚI – ĐANG LÀM – ĐÃ XONG thì nhân viên cứ bám sát quy trình tập trung vào công việc quan trọng nhất của họ, nhiệm vụ họ được giao. Nó cũng hoạt động tốt với quy trình chăm sóc khách hàng,nhân viên nắm được toàn bộ công việc sẽ nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ được giao, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.
-
Nếu bạn đang đối mặt với các vấn đề liên quan đến quyền riêng tư, bảo mật và bí quyết kinh doanh
Mọi thương hiệu mới thành lập và thành lập đều lo lắng về quyền riêng tư và bảo mật, đặc biệt là bí quyết kinh doanh . Đặc biệt đối với các doanh nghiêp hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật, máy văn phòng, lắp đặt, sửa chữa… Nhân viên kỹ thuật xuất phát từ học việc, khi đã thành thạo và nắm được đầy đủ các kỹ thuật làm việc, cộng theo những quan sát về cách áp dụng quy trình quản lý doanh nghiệp. Thì đa số họ sẽ rời bỏ doanh nghiệp và tự bắt đầu kinh doanh riêng. Có khi sẽ trở thành đối thủ cạnh tranh mạnh với công ty của bạn.
Một phần mềm quản lý công việc có tính năng phân quyền sẽ là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn ngay lúc này. Mỗi nhân viên mỗi bộ phận sẽ được người quản lý phân quyền truy cập vào những tính năng liên quan đến nhiệm vụ của mình.
Bạn đã thấy phần mềm quản lý công việc theo quy trình giải quyết được nhiều vấn đề, không chỉ như vậy phần mềm còn giúp bạn tiết kiệm được chi phí đáng kể cho việc thuê thêm nhân sự quản lý trong trường hợp công ty bạn phát triển mạnh mẽ hơn.
Phần mềm quản lý công việc mang đến những gì cho nhà quản lý?
Với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của thiết bị điện thoại thông minh và mạng máy tính có kết nối internet, Zinwork giúp người quản lý, chủ các doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh trong ngành Điện máy văn phòng, Kỹ thuật, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp, Sửa chữa,… giải phòng thời gian quản lý công việc thường ngày tại đơn vị:
- Tạo, giao việc và theo dõi tiến độ công việc trên MỘT NỀN TẢNG DUY NHẤT: giúp thuận tiện trong trao đổi công việc giữa nhân viên và sếp, nhân viên nắm được nhiệm vụ của bản thân, sếp nắm được lịch trình của nhân viên, dễ dàng quản lý.
- Tiết kiệm chi phí thuê thêm nhân viên vì công việc quá tải nhờ vào các quy trình công việc được tích hợp ở một nền tảng.
- Hiệu suất công việc được nâng cao nhờ quy trình làm việc thống nhất và phân loại rõ ràng: VIỆC MỚI – ĐANG LÀM – ĐÃ XONG – DUYỆT ĐÓNG. Hệ thống cho phép tự động gửi email nhắc việc trước khi bắt đầu và kết thúc một công việc.
Gợi ý những món quà tặng cho nhân viên kỹ thuật ý nghĩa dịp đặc biệt
- Thông tin liên quan đươc tích hợp đầy đủ vào từng công việc rút ngắn thời gian truy xuất và tra cứu thông tin, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, nâng cao chất lượng dịch vụ cho công ty.
- Báo cáo tiến độ dưới dạng biểu đồ Gantt Chart, biểu đồ tròn dễ dàng quan sát, xuất dữ liệu từ phần mềm sang Excel nhanh chóng.
- Độc quyền chỉ có ở Zinwork,tính năng lưu trữ hồ sơ các thiết bị có nhiều chỉ số phụ như: SỐ ĐẾM COUNTER, SỐ KHỔ, MODEL… gắn với từng khách hàng dễ dàng truy xuất và nắm được lịch sử máy móc, thiết bị, vật tư gắn với khách hàng.
Đó là giải pháp mà Ziwork mang lại cho doanh nghiệp để tối ưu quản lý quy trình vận hành của các doanh ng. Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch covid hoành hành, doanh nghiệp vừa và nhỏ lĩnh vực kỹ thuật nói chung và máy văn phong nới riêng. Zinwork giúp thảo gỡ những khó khăn chồng chất khó khăn mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải.
Zinwork ra đời hướng đến sự đơn giản, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành nên rất tiện lợi dễ dùng với chi phí sử dụng thấp. Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Zinwork – Tự do không lo quản việc
