Kinh nghiệm quản lý tài sản thiết bị vật tư của các doanh nghiệp hiệu quả

Trong hoạt động kinh doanh của bất cứ ngành nào thì việc quản lý tài sản vật tư là vô cùng quan trọng. Đây cũng là một phần vốn của doanh nghiệp bỏ ra nên cần phải chú trọng. Vậy làm cách nào để quản lý tài sản đạt hiệu quả tối đa và tránh thất thoát nhất có thể. Dưới đây là một vài kinh nghiệm quản lý tài sản vật tư dành cho các doanh nghiệp hiệu quả mà Zinwork đã tích lũy được.

1/ Tài sản vật tư là gì?

2/ Quản lý tài sản vật tư là làm gì?

3/ Kinh nghiệm quản lý tài sản vật tư hiệu quả:

Kinh nghiệm bố trí, sắp xếp tài sản vật tư trong kho hàng

Đồng bộ và mã hóa tên tài sản vật tư để dễ dàng tìm kiếm

Xây dựng quy trình xuất nhập kho hàng vật tư cụ thể

Kiểm kê thường xuyên để tránh thất thoát

Áp dụng phần mềm quản lý tự động doanh nghiệp

1/ Tài sản thiết bị vật tư là gì?

Thiết bị, vật tư được hiểu là các loại vật liệu bán thành phẩm hoặc thành phẩm được sử dụng cho quy trình sản xuất sản phẩm. Cần thiết để tạo ra sản phẩm nhưng không phải là thành phần của sản phẩm. Minh họa như: Các loại bao bì đựng sản phẩm, các vật được dùng để đóng gói sản phẩm, máy in, máy pho to….

2/ Quản lý tài sản thiết bị, vật tư là làm gì?

Quản lý tài sản thiết bị, vật tư bao gồm hầu hết các quy trình lên kế hoạch quản lý nguyên nhiên vật liệu, phân loại vật liệu trong kho, kiểm soát tồn kho,… để đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên nhiên vật liệu cho suốt quá trình sản xuất ra sản phẩm dịch vụ của công ty, kiểm soát được tồn kho, đo lường mức chênh lệch giữa thực tế và trên giấy tờ từ đó đưa ra những kế hoạch sáng suốt và khả thi hơn.

3/ Kinh nghiệm quản lý tài sản thiết bị, vật tư hiệu quả:

Việc quản lý tài sản, thiết bị vật tư và kho hàng vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực chuyên về quản lý kho hàng bị hạn chế dẫn đến tình trạng thường xuyên thất thoát. Từ những trải nghiệm thực tế và tham khảo ở nhiều nguồn khác nhau chúng tôi đúc kết được một số kinh nghiệm dưới đây:

Kinh nghiệm bố trí, sắp xếp quản lý tài sản thiết bị, vật tư trong kho hàng:

• Người quản lý và chịu trách nhiệm về kho hàng cần lên kế hoạch định hướng cách sắp xếp tháo dỡ tài sản, thiết bị vật tư. Đồng thời đảm bảo trong quá trình làm không gây tổn hại hư hỏng đến hàng hóa vật tư đó.
• Khi di chuyển, bố trí hàng hóa đặt ở nơi khác, người chịu trách nhiệm phải luôn có mặt, ghi chú lại vị trí chuyển để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm.
• Lựa chọn vị trí sạch sẽ khô ráo và nơi ít bị nước mưa hắt vào để bảo quản và giữ được tài sản vật tư có tuổi thọ lâu hơn.
• Sau khi xuất nhập kho hàng hóa phải sắp xếp và trưng bày ngay ngắn, gọn gàng.

Đồng bộ và mã hóa tên tài sản thiết bị, vật tư để dễ dàng tìm kiếm:

Bất cứ loại tài sản vật tư hay hàng hóa nào cũng vậy, càng nhiều tên càng loạn và càng khó sắp xếp. Vì thế cần đồng bộ, mã hóa tên của chúng theo một tên chung hoặc từng nhóm tương đồng nhau để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn. Đây là điều đầu tiên cần lưu ý cho việc lưu kho tài sản vật tư mà mỗi doanh nghiệp cần lưu ý.

Xây dựng quy trình xuất nhập kho hàng cụ thể:

Để việc truy xuất, kiểm kê được diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng giúp người quản lý luôn chủ động trong mọi tình huống thì việc xây dựng một quy trình xuất nhập kho rõ ràng sẽ làm tăng tính minh bạch và đảm bảo hơn.

Một kế hoạch cụ thể từ dòng tiền, kho bãi, cách sắp xếp hàng hóa trong kho, cách bố trí kệ trưng hàng, nhân sự cần có… sẽ giúp giải quyết được rất nhiều trở ngại, tránh khỏi những hệ quả về chậm tiến độ công việc vì mất thời gian cho việc truy xuất dữ liệu tồn kho của tài sản vật tư.

Thiếu nhân lực có thể thay thế mượn tạm, nhưng thiếu tài sản vật tư tức là thất thoát, tổn hại đến doanh nghiệp. Chính vì thế cần đưa ra kế hoạch kỹ càng cho từng bước.

Kiểm kê thường xuyên để tránh thất thoát:

Mỗi tuần, mỗi tháng, cần phải kiểm kê kho hàng nhằm kiểm tra và xác nhận lại số hàng trong kho có khớp với dữ liệu lưu trữ hay không. Chất lượng hàng hóa tài sản vật tư có bị giảm chất lượng hay không, để báo cáo kịp thời với cấp trên chờ xử lý.

Áp dụng phần mềm quản lý tự động doanh nghiệp:

Một quy trình hoàn chỉnh, các yếu tố khác đều hoàn hảo, tuy nhiên với công cụ truyền thống như giấy, excel,… vẫn chưa thể tối ưu hóa hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí nhân sự.

Bên cạnh đó, xu hướng chuyển đổi số tự động hóa doanh nghiệp đang ngày càng phát triển và có khả năng sẽ bùng nổ trong tương lai. Vậy tại sao lại không thử??

Quy trình quản lý tài sản vật tư trải qua rất nhiều bước, chờ xét duyệt rất nhiều lần gây mất thời gian, lãng phí nguồn nhân lực, bây giờ chỉ gói gọn trong một chiếc điện thoại là có thể giải quyết nhanh chóng.

Được thiết kế đặc biệt hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tính năng độc quyền này chỉ có ở Zinwork giúp phân loại quản lý tài sản , máy móc, thống kê thiết bị, vật tư, quy mô công ty một cách tự động hóa chỉ cần thao tác nhập xuất kho đơn giản.

Có thể bạn quan tâm: Mẹo bảo trì cần thiết để giúp thiết bị cho thuê sẵn sàng doanh thu

Ngoài ra Zinwork còn hỗ trợ nhập liệu mã QR code từng thiết bị vật tư, sau khi nhập liệu quản lý chỉ cần quét mã vạch trên thiết bị thì sẽ có thông tin chi tiết như tên, thông tin khách hàng, ngày mua , các lỗi đã từng xử lý. Muốn tìm hiểu thêm về phần mềm bạn có thể click tại đây hoặc liên hệ (+84) 905 44 0301 để được tư vấn hỗ trợ và dùng thử phần mềm miễn phí nhé.

Trên đây là một vài kinh nghiệm được tích lũy của chúng tôi, hy vọng nó sẽ giúp ích cho việc quản lý tài sản và thiết bị vật tư của công ty bạn hoạt động trơn tru hơn. Chúc bạn thành công!