Nếu bạn đang quá tải với công việc, hãy duy trì hiệu quả của bộ phận bằng bảy chiến lược giao nhiệm vụ sau!
Có rất nhiều nhà quản lý cấp trung coi khối lượng công việc mà mình đang thực hiện trong một ngày là thước đo đáng tự hào để chứng tỏ bản thân mình. Nhưng đó không phải là giải pháp lâu dài hiệu quả để ứng phó với khối lượng công việc ngày càng gia tăng.
Theo thời gian, căng thẳng cộng thêm và hàng giờ làm việc sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn, cả về chuyên môn và thể chất. Nếu bạn quá tải với công việc, bạn sẽ không thể hoàn thành một cách hiệu quả và nếu bạn thường xuyên căng thẳng, bạn có nhiều khả năng bị ốm hoặc mắc các bệnh mãn tính.
Thay vào đó, hãy sử dụng sức mạnh từ các nguồn lực của chính bộ phận của bạn – chẳng hạn như cấp dưới hoặc thực tập sinh – để phân phối đồng đều quy trình làm việc và mang lại kết quả tốt nhất cho công ty của bạn.
Nếu bạn đang quá tải với công việc, hãy duy trì hiệu quả của bộ phận bằng bảy chiến lược ủy quyền sau:
-
Lựa chọn cơ hội phù hợp để giao nhiệm vụ
Không phải mọi thứ đều có thể giao nhân viên. Đứng ở vị trí nhà quản lý thì bạn bắt buộc phải tự mình xử lý những công việc mà chỉ có bạn đủ kỹ năng và kinh nghiệm. Nếu tất cả nhân viên đều có những kỹ năng đó thì chắc hẳn bạn không thể trụ được ở vị trí này. Tuy nhiên cũng nên có những nhóm nhiệm vụ mà nhân viên của bạn có thể xử lý hỗ trợ để giảm bớt gánh nặng công việc.
Nếu đã quá quen với việc ôm đồm mọi thứ và cảm thấy không có nhiệm vụ nào cần giao phó, hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ công việc thành nhiều sự vụ nhỏ khác nhau và cân nhắc đào tạo cấp dưới xử lý chúng.
Tìm hiểu công cụ hỗ trợ giao việc cho nhân sự:
-
Thiết lập một bộ mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ.
Cho dù công việc bạn đang muốn giao phó cho nhân viên là gì thì hãy đảm bảo đưa ra các mục tiêu rõ ràng minh bạch cùng với các thông tin cần thiết xoay quanh nhiệm vụ. Từ đó nhân viên có thể chủ động trong quá trình thực hiện, tránh sai lệch và mất nhiều thời gian truy xuất thông tin.
Mục tiêu đề ra chẳng hạn như bạn giao cho một kỹ thuật viên trong bộ phận kỹ thuật mà bạn đang quản lý nhiệm vụ thay mực máy in cho khách hàng X. Như vậy, mục tiêu bạn cần đề ra là thời gian bắt đầu công việc, thời hạn kết thúc, loại mực cần sử dụng, doanh thu là bao nhiêu… Bạn có thể đề ra mục tiêu cho công việc này khi chat, gọi trực tiếp hay thông qua công cụ phần mềm giao việc.
Đó là những nhiệm vụ mang tính chất công việc chung phổ biến. Tuy nhiên đối với các nhiệm vụ cần tính bảo mật cao, lúc này bạn cần giao nhiệm vụ cho nhân sự và đề ra mục tiêu bằng cách gặp trực tiếp hoặc sử dụng công cụ phần mềm giao việc phân chia việc chung, việc riêng có tính bảo mật cao.
-
Phát huy thế mạnh của nhân viên.
Ngay cả khi đội nhóm bạn quản lý là bộ phận kỹ thuật, cùng thực hiện các nhiệm vụ là như nhau mỗi ngày, nhưng mỗi kỹ thuật viên sẽ có những kinh nghiệm, kỹ năng xử lý và tài năng riêng. Khi tận dụng tốt những khác biệt đó và phân bổ hợp lý sẽ mang lại nhiều hiệu quả cho tổng thể bộ phận.
Ví dụ: Chưa nói đến kỹ năng và kinh nghiệm, Có hai khách hàng yêu cầu: một người thay mực máy in gấp, người còn lại gặp vấn đề về vận hành máy chưa biết lỗi cụ thể. Bạn có hai kỹ thuật viên đang trống lịch đều có khả năng nhận nhiệm vụ, một người có thao tác và tốc độ xử lý nhanh chóng, một người có nhiều năm kinh nghiệm hơn. Vì khách hàng cần gấp bạn sẽ ưu tiên lựa chọn thành viên có thế mạnh về tốc độ làm việc. Và tất nhiên người có nhiều kinh nghiệm sẽ đảm nhận kiểm tra vận hành máy cho vị khách còn lại.
Qua đó có thể thấy, việc nắm được điểm mạnh điểm yếu của nhân sự là điều cần thiết để tận dụng và phát huy mang đến lợi ích chung cho toàn bộ phận hay toàn thể công ty.
-
Xây dựng lịch trình theo thời gian biểu cụ thể
Công việc được lên lịch trình theo thời gian biểu và deadline cụ thể giúp mọi người tập trung và quy trách nhiệm đối với những thành viên cụ thể. Điều này, rất hữu ích đối với các nhóm công việc mà hiệu suất phức tạp được đo lường bằng cảm tính. Với cột mốc hoàn thành nhiệm vụ đặt ra và thực tiễn sẽ giúp người quản lý có cái nhìn chính xác và điều chỉnh phù hợp, đánh giá đúng năng lực của nhân viên.
Để đưa đội ngũ nhân viên thích nghi vào luồng công việc dựa trên thời gian biểu, bạn cần có phương pháp nhắc nhở công việc, thời gian bắt đầu, thời hạn công việc, công việc sắp hết hạn để đảm bảo tiến độ và tạo thói quen đúng hẹn. Lúc này phần mềm giao việc có tính năng nhắc việc tự động qua thông báo đẩy và qua email.
Trải nghiệm miễn phí 30 ngày phần mềm giao việc theo phương pháp Kanban:
-
Sử dụng các nhiệm vụ tiếp theo để giữ cho nhân viên của bạn đi đúng hướng.
Cách quản lý vi mô mà hầu hết nhiều nhà quản lý đang áp dụng là không nên. Việc theo sát từng chi tiết hoạt động cần làm của nhân sự trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ sẽ khiến họ thất vọng và khiến bạn bận rộn hơn.
Giữa sự quản lý từng chi tiết và theo dõi quan sát có sự khác nhau rõ rệt. Theo dõi từ xa, không can thiệp trực tiếp giúp giảm áp lực cho nhân sự, họ có thể hoàn thành nhiệm vụ trong tâm thế thoải mái và phát huy hết năng lực làm việc của mình. Đồng thời, điều này giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về tiến độ của nhân viên, nhân viên chủ động hơn trong đề xuất vướng mắc, trở ngại trong công việc.
Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý công việc có chứa tính năng nhắc việc mọi lúc mọi nơi
-
Thiết lập quyền lực và sự tôn trọng.
Khi làm việc với một nhóm đông người, điều quan trọng là bạn phải khẳng định vị trí của mình trong nhóm. Khi làm việc với nhân viên điều quan trọng là phải thiết lập một thái độ uy quyền và bạn mong đợi họ làm việc theo hướng dẫn. Điều quan trọng nữa là phải thể hiện sự tôn trọng để họ hiểu rằng họ đang được tin cậy và đánh giá cao.
Bạn phải thể hiện mình là một người có thẩm quyền đáng kính trọng ở nơi làm việc, chứ không phải ai đó chỉ cố gắng vượt qua công việc và bạn cũng phải cho nhân viên của bạn biết rằng bạn tôn trọng và đánh giá cao sự sẵn lòng làm việc dưới quyền bạn của họ.
Sau khi giao nhiệm vụ, hãy theo dõi nhân viên của bạn để rút kinh nghiệm. Hỏi họ xem họ có cảm thấy thoải mái khi thực hiện nhiệm vụ không và bạn đã cung cấp cho họ đầy đủ thông tin họ cần chưa. Hỏi mức độ hiệu quả của bạn trong việc đặt ra các kỳ vọng và lịch trình của bạn có hợp lý không.
-
Sử dụng phần mềm quản lý công việc để giúp giao nhiệm vụ cho nhân viên trong tương lai dễ dàng hơn.
Zinwork là phần mềm quản lý công việc và tự động hoá doanh nghiệp, là giải pháp được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp hoạt động trong khối ngành liên quan đến kỹ thuật như máy văn phòng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa…
Với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của thiết bị điện thoại thông minh và mạng máy tính có kết nối internet, Zinwork giúp người quản lý, chủ các doanh nghiệp quản lý tích hợp trong một nền tảng giúp giảm bớt gánh nặng giúp tăng đến 58% năng suất làm việc và giảm 27% chi phí vận hành.
Zinwork là phần mềm hỗ trợ tối ưu hiệu suất nhân sự, cụ thể:
- Hỗ trợ quản lý, tối đa hóa hiệu suất làm việc nhân sự
- Thảo luận xử lý, trao đổi thông tin, trình và phê duyệt công việc nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất hoàn thành công việc
- Nhân sự không bị chồng chéo công việc, giảm tình trạng thừa người thiếu việc
- Hỗ trợ tính điểm theo đầu việc, rõ ràng minh bạch, tạo động lực thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả hơn
Ngoài ra, Phần mềm quản lý công việc còn tích hợp hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, thu chi, quản lý kho, hồ sơ khách hàng, thông tin thiết bị trên một nền tảng thống nhất.
Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin mang đến sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Thông tin liên hệ Zinwork:
Hotline: 0905 440 301
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Email: support@zinwork.com
Đọc thêm:
