Việc quản lý quy trình vận hành công việc ở một tổ chức chưa bao giờ là điều đơn giản và dễ thực hiện, quy mô công ty càng lớn, nhân sự càng nhiều, có nhiều chi nhánh, thì công việc quản lý không còn đơn giản mà gặp phải rất nhiều khó khăn. Nhất là đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực máy văn phòng, thì ngoài quản lý công việc nhân sự, còn có rất nhiều các loại máy móc thiết bị gắn với mỗi khách hàng khác nhau khó quản lý và truy xuất. Cùng Zinwork tìm hiểu 4 lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc trong kinh doanh máy văn phòng nhé!
Tối ưu quản lý quy trình kinh doanh có thể đơn giản như là thay đổi phương thức làm việc trên giấy tờ, email, zalo… bằng phần mềm quản lý công việc tập trung trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các khối ngành kỹ thuật nói chung và ngành máy văn phòng nói riêng, bởi thực tế cho thấy, không phải lúc nào những phần mềm lớn và đắt tiền mới đưa doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu mà càng làm lãng phí tài nguyên.
Bốn lợi ích tuyệt vời khi sử dụng phần mềm quản lý công việc bao gồm:
-
Báo cáo mọi lúc mọi nơi với số liệu trực quan giúp tự do việc quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh
Nếu có việc đột xuất hay một chuyến công tác, du lịch xa, các nhà lãnh đạo không thể trực tiếp quan sát và theo dõi quá trình làm việc, hoàn thành công việc của nhân sự, đặc thù của ngành máy văn phòng thường có nhân sự di chuyển bên ngoài càng khó quản lý và nắm được tiến độ công việc. Lúc này phần mềm quản lý công việc giúp bạn thống kê số liệu, báo cáo trực quan các công việc và dòng tiền thu chi, dễ dàng quan sát mọi lúc mọi nơi. Người lãnh đạo dễ dàng quan sát, nắm được tiến độ hoàn thành công việc, căn cứ vào đó đưa ra những biện pháp tối ưu thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ phát triển đều đặn mà không cần phải gắn chặt thời gian tại công ty.
-
Tăng hiệu suất, làm việc có quy trình và kế hoạch, hạn chế khoảng cách và tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin cho các bộ phận liên quan
Đặc thù của ngành máy văn phòng là có nhiều nhân viên kỹ thuật và thường xuyên di chuyển trực tiếp từ công ty đến hiện trường để sửa chữa, thay thế, bảo hành bảo trì máy móc, thiết bị vật tư. Nếu quản lý theo cách thông thường, giao nhận việc bằng thủ công, quản lý thiết bị, máy móc vật tư gắn với khách hàng bằng giấy, excel sẽ gây khó khăn trong truy xuất lịch sử giao dịch làm trì hoãn, kéo dài thời gian làm việc.
Một ví dụ cụ thể như: “Khách hàng A từng mua máy bên công ty của bạn, đã sửa chữa và bảo hành vài lần, hôm nay chợt gọi điện và yêu cầu hỗ trợ vì máy gặp trục trặc. Lúc này, nhân viên chăm sóc khách hàng, người quản lý trực tiếp hoặc chủ doanh nghiệp sẽ là điều phối và phân công nhân sự kỹ thuật đến trực tiếp hiện trường để kiểm tra vấn đề.
Nếu vật tư cần thay thế như mực in,… thì họ buộc phải quay về công ty để lấy, làm tốn rất nhiều thời gian di chuyển. Lúc này, nhân sự hoàn toàn có thể lật tìm lịch sử sửa chữa, thay thế để dự đoán vấn đề khách đang gặp phải mà mang theo vật tư cần thiết, tuy nhiên nếu quản lý theo cách thông thường bằng sổ sách, excel cũng không giảm bớt thời gian là bao.”
Phần mềm giúp bạn tăng hiệu suất làm việc, tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian trao đổi dữ liệu chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại hoặc cái click chuột trên máy tính
-
Tăng cường sự chính xác – minh bạch, trách nhiệm quyền hạn phần mềm quản lý công việc trong công việc, mọi người làm việc chủ động hơn
Phần mềm quản lý công việc thường có chứa các tính năng phân công công việc cho từng nhân sự cụ thể, lưu trữ lịch sử làm việc gắn với khách hàng và loại máy móc, thiết bị. Các thông tin được tích hợp trong cùng một nền tảng, liên kết mật thiết với nhau dễ dàng truy xuất, minh bạch đối với từng công việc, từng nhân sự cụ thể tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm thực hiện công việc cho người khác trong nội bộ.
Đồng thời nếu được công việc được phân công gắn trách nhiệm cụ thể sẽ giúp nhân sự chủ động và sắp xếp công việc linh hoạt hơn. Đây cũng là một trong những lợi ích ưu việt mà phần mềm quản lý công việc mang lại.
-
Liên kết các nghiệp vụ tự động, tích hợp đầy đủ tính năng thiết yếu trên 1 nền tảng chung
Các nghiệp vụ cụ thể trong ngành máy văn phòng thường liên quan đến 3 yếu tố đó là Nhân sự, khách hàng và máy móc, thiết bị vật tư. 3 yếu tố này có liên quan chặt chẽ với nhau tạo nên dịch vụ kinh doanh cốt lõi chính cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc giúp liên kết các nghiệp vụ này tự động và tích hợp trên 1 nền tảng chung dễ dàng quản lý.
Zinwork – phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoàn toàn mọi bộ phận từ công việc, nhân sự, khách hàng đến máy móc thiết bị và vật tư nhờ những tính năng ưu việt sau:
- Tạo, giao và giám sát công việc từ xa nhanh chóng, tích hợp đầy đủ thông tin cần thiết cho công việc
- Mọi công việc được tập trung theo quy trình, nhân viên nhận được thông báo tức thời và chử động trong công việc hơn
- Cộng tác nhân sự, trao đổi thông tin tài liệu liên quan công việc được tích hợp cụ thể, rút ngắn thời gian truy xuất
- Hỗ trợ tính lương, đo lường hiệu suất làm việc nhân viên thông qua tính điểm đầu việc
- Quản lý thiết bị bằng phần mềm quản lý công việc qua mã quét truy xuất nhanh chóng bao gồm lịch sử sửa chữa thay thế, bảo hành, bảo trì theo module và theo dõi số counter
Có thể bạn chưa biết:
Dấu hiệu cho thấy bạn đang nghiện công việc và cách khắc phục
- Lưu trữ lịch sử và tần suất giao dịch của khách hàng, quản lý khách hàng theo nhóm phân quyền, đặt biệt Zinwork – Phần mềm quản lý công việc có chứa tính năng nhắc nhở chăm sóc và tự động gửi email đến nhóm khách hàng
- Cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tất cả các báo cáo liên quan đến doanh thu, khối lượng công việc, hiệu suất nhân viên, hiệu quả công việc, giá trị từng khách hàng mang lại đều được trực quan hóa, dễ dàng quan sát
- Quản lý xuất nhập tồn kho, ghi chép thu chi theo luồng việc và xuất nhập kho hàng.
Có thể thấy rằng chỉ với một vài thao tác trên điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối mạng mà người quản lý, chủ doanh nghiệp và kể cả các nhân sự làm việc trong công ty có thể giảm tải được rất nhiều những gánh nặng, thao tác công việc mà trước đây phải mất đến hàng giờ đồng hồ để hoàn thành.
Trên đây là 4 lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc trong kinh doanh máy văn phòng. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra phương hướng quản lý mới cho doanh nghiệp của mình.
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Zinwork – Tự do không lo quản việc
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Hotline: 0905 440 301
