Ứng dụng Zinwork vào quản lý nhân viên và vận hành Spa

1/ Tại sao quản lý nhân viên tại Spa lại quan trọng?

Tùy theo quy mô và hình thức kinh doanh, các spa sẽ có cơ cấu nhân sự khác nhau như: Kỹ thuật viên phun xăm, Nhân viên trị liệu, nhân viên lễ tân, thu ngân, học viên khóa học,...

Do tính chất công việc đặc thù trong ngành dịch vụ, người chủ spa ngoài kiến thức chuyên môn tay nghề còn cần phải có kinh nghiệm trong quản lý nhân sự. Nếu quản lý không tốt sẽ khiến hoạt động kinh doanh trở nên rắc rối, chất lượng dịch vụ thấp ảnh hưởng lớn tới doanh thu, lợi nhuận và hơn cả là uy tín của Spa.

Nếu Spa chỉ có từ một đến 3 nhân viên thì người chủ vẫn có thể quản lý hiệu quả. Nhưng một khi số lượng nhân viên tăng lên, Spa nhận đào tạo thêm học viên, đồng nghĩa với đội ngũ nhân sự tăng lên gấp 2 gấp 3 lần. Lúc này, vấn đề liên quan đến quản lý nhân viên mới bắt đầu xuất hiện.

Hơn thế nữa, việc quản lý một chuỗi các Spa với nhiều địa điểm khác nhau lại càng khiến cho việc quản lý nhân viên trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

2/ Mẹo quản lý nhân viên spa hiệu quả

Tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp

Mọi nhân viên đều mong muốn làm việc trong một môi trường thoải mái, mỗi ngày đi làm đều là một ngày ý nghĩa và luôn có động lực để phấn đấu. Với cương vị là một người chủ, người thầy, người quản lý nắm trong tay từ 5 nhân sự trở lên bạn nên xây dựng cho mình một văn hóa ứng xử, làm việc rõ ràng cụ thể giữa nhân viên với học viên, nhân viên với khách hàng. Từ đó, tạo ra một môi trường làm việc bình đẳng, chuyên nghiệp, tôn trọng nhau. 

Thường xuyên training kỹ năng mềm, chia sẻ và giải quyết xung đột 

Ngoài các kỹ năng chuyên môn, việc thường xuyên training kỹ năng mềm sẽ giúp đội ngũ nhân viên ứng xử tinh tế, khéo léo hơn khi phục vụ khách hàng, nhằm gia tăng chất lượng dịch vụ, tăng khả năng “tiếng lành vang xa” đem khách hàng tiềm năng về nhờ vào truyền miệng của khách hàng cũ.

Biết cách giải quyết, xử lý tình huống xung đột khéo léo, thông minh sẽ giúp chủ spa tránh được những phiền phức không đáng có giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với khách hàng ảnh hưởng xấu đến hình ảnh Spa. Luôn chủ động lắng nghe khách quan từ hai phía và đưa ra hướng giải quyết hợp tình hợp lý là cách tốt nhất để giữ hòa khí khi xảy ra xung đột mà chủ spa nên làm.

Đưa ra chính sách thưởng phạt cụ thể, đánh giá hiệu suất minh bạch

Một môi trường làm việc thân thiện đi kèm với các chính sách thưởng phạt rõ ràng, đánh giá hiệu suất minh bạch sẽ giúp đội ngũ nhân sự có thêm động lực để cống hiến hết sức cho doanh nghiệp.

Tùy vào số lượng nhân viên, học viên và mục tiêu kinh doanh, chủ spa có thể đưa ra các mục tiêu mà nhân viên của mình cần đạt được, hay quy hiệu suất mỗi đầu việc ra điểm thưởng tích lũy mỗi tháng. Thường xuyên, theo dõi đánh giá định kỳ hiệu suất của nhân viên dựa trên dữ liệu số hóa, minh bạch sẽ giúp chủ Spa có cái nhìn tổng quan, đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên, học viên và đưa ra hướng phân công nội bộ chính xác hơn. 

Ngoài ra, chính sách thưởng phạt cũng là một trong những mẹo giúp vận hành Spa hiệu quả hơn. Dựa vào các chỉ tiêu, điểm thưởng phạt đã đưa ra, đội ngũ nhân sự sẽ nghiêm túc, có trách nhiệm hơn trong thực hiện công việc. Từ đó, giúp gia tăng hiệu quả, chất lượng công việc, nhân viên có động lực cố gắng, doanh thu cải thiện và lợi nhuận tăng hơn rất nhiều.

Nhờ vào các chính sách này, cũng sẽ hạn chế những tình trạng nhân viên có thái độ làm việc không tốt, hiệu suất ít, qua loa vì đã có số liệu rõ ràng.

Tạo lịch trình làm việc, giao việc công bằng khoa học

Minh bạch và công bằng trong quản lý cũng đồng nghĩa với việc mọi hoạt động, công việc của từng nhân sự trong quá trình làm việc đều cần được ghi nhận. Việc sử dụng một phần mềm quản lý sẽ giúp người quản lý theo dõi dễ dàng mọi lịch sử, quản lý hiệu suất, điều phối hoạt động, giao việc cho nhân sự dễ dàng. Nhờ vào các phần mềm quản lý giao việc, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan, truy xuất nhanh gọn giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức hơn so với cách quản lý bằng sổ sách thủ công.

3/ Thùy Kool Spa Academy và Mrs.KimCuc phun xăm chuyên nghiệp dùng phần mềm Zinwork để quản lý và lên lịch cho học viên và nhân sự

Thùy Kool Spa Academy

Thùy Kool Spa Academy là một trung tâm đào tạo các khóa học làm đẹp như chăm sóc da, makeup, phun thêu thẩm mỹ… tọa lạc tại Số 80 Ngõ 521 Trương Định, Hà Nội

Trong những năm gần đây, ngoài nổi tiếng về các khóa chăm sóc da và phun thêu điêu khắc. Khóa học spa hiện đang là khóa học rất nổi tiếng tại Thùy Kool Spa Academy, được nhiều bạn trẻ đến đăng ký học.

Với cơ sở vật chất hiện đại từ trong ra ngoài, đội ngũ giảng viên đặt chữ “TÂM” lên hàng đầu với kiến thức chuyên ngành cao. Phòng học đầy đủ tiện nghi. Bên cạnh đó, chính sách hỗ trợ học phí dành cho học viên rất ưu đãi. Thùy Kool Spa Academy luôn đảm bảo được chất lượng học của học viên sau từng khóa học. Không những vậy, Thùy Kool Spa Academy còn hỗ trợ học viên nếu có nhu cầu mở spa riêng.

Mrs.KimCuc phun xăm chuyên nghiệp

Mrs.KimCuc phun xăm chuyên nghiệp một đơn vị phun xăm chuyên nghiệp có hơn 7 nhân sự tọa lạc tại 126 Long Quân Phường Đông Vệ, Thành Phố Thanh Hóa. Các dịch vụ được cung cấp tại đây bao gồm: 

• Phun xăm thẩm mỹ
• Triệt lông-nâng cơ công nghệ cao
• Trẻ hoá da công nghệ laser carbon
• Đốt mụn không để lại sẹo

Ngoài ra Mrs.KimCuc phun xăm chuyên nghiệp còn nhận đào tạo học viên một kèm một, cầm tay chỉ việc, luôn giúp đỡ và hỗ trợ học viên giúp họ tự tin hơn và nhanh chóng thành thạo nghề.

4/ Khó khăn chủ Spa gặp phải:

Sau khi kết thúc ngày làm việc, tối đến các chủ Spa thường dành thời gian để chốt lại số lượng đầu việc, hiệu suất của mỗi bạn nhân viên học viên để cân nhắc lương thưởng, phạt và lên kế hoạch, giao việc cho ngày hôm sau. Thông thường, nếu trực tiếp vận hành không có nhân viên quản lý các chủ spa phải làm việc từ 9 giờ sáng tới tận khuya, thời gian nghỉ ngơi là vô cùng ít ỏi.

Nhận thấy cách giao việc, tạo lịch trình làm việc, hạn chế về sức người khi quản lý, điều phối công việc cho hàng chục nhân viên bằng cách thủ công mỗi ngày mất quá nhiều thời gian và công sức lại không rõ ràng minh bạch, dễ nhầm lẫn, thiếu khách quan. 

Cả hai đơn vị Spa trên đã thiết lập thử nghiệm phần mềm quản lý công việc Zinwork (gói Trial Miễn Phí) trong giao việc, điều phối nhân sự và quản lý chăm sóc khách hàng. Và chính thức kích hoạt nâng cấp lên gói Zinwork Pro sau gần 1 tháng để quản lý đội ngũ nhân viên, học viên của họ và vận hành kinh doanh sau nhiều lần tìm kiếm và trải nghiệm các phần mềm tương tự.

TRỌN BỘ TÍNH NĂNG ZINWORK CẢ HAI SPA ĐANG SỬ DỤNG BAO GỒM: 

• Quản lý công việc và tiến độ
• Quản lý, cộng tác nhân sự, tăng năng suất
• Tích hợp bán hàng, quản lý kho và thu chi
• Quản lý thiết bị vật tư nội bộ và cung cấp cho khách
• Báo cáo tổng hợp, đánh giá hiệu quả
• Quản lý thu chi
• Truy xuất thiết bị, vật tư
• Kiểm soát quy trình, luồng việc
• Bộ phận, nhóm việc nâng cao
• Được tối đa 1GB/user lưu trữ tài liệu

Zinwork là phần mềm hỗ trợ tối ưu hiệu suất nhân sự, cụ thể

• Hỗ trợ quản lý, tối đa hóa hiệu suất làm việc nhân sự
• Thảo luận xử lý, trao đổi thông tin, trình và phê duyệt công việc nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất hoàn thành công việc
• Lên lịch trình công việc cho nhân sự rõ ràng, đầy đủ thông tin, mốc thời gian
• Nhân sự không bị chồng chéo công việc, giảm tình trạng thừa người thiếu việc
• Hỗ trợ tính điểm theo đầu việc, rõ ràng minh bạch, tạo động lực thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả hơn

Ngoài ra, Phần mềm quản lý công việc còn tích hợp hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, thu chi, quản lý kho, lưu trữ thông tin, hồ sơ khách hàng, thông tin thiết bị trên một nền tảng thống nhất.