Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhà quản lý nên biết

Quản lý thời gian là một quá trình lên kế hoạch và kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động trong ngày. Người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ hoàn thành nhiều hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và thúc đẩy quá trình thành công trong sự nghiệp.

Quản lý thời gian mang đến lợi ích gì?

Có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là điều vô cùng quan trọng trong con đường thăng tiến ở mỗi người. Năng suất được nâng cao, công việc đạt kết quả tốt, ít bị căng thẳng hơn và xử lý công việc thành công hơn. Một số lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả bao gồm:

1.       Tăng thời gian dành cho cuộc sống cá nhân ngoài công việc

Quản lý thời gian tốt giúp bạn có thêm thời gian để dành cho cuộc sống cá nhân, bạn bè, gia đình, người thân. Những người có khả năng quản lý thời gian hiệu quả luôn cân bằng và xử lý hiệu quả giữa công việc và cá nhân.

2.       Giảm căng thẳng vì deadline

Lên kế hoạch và tuân theo một lịch trình công việc giúp giảm bớt lo lắng. Khi hoàn thành một công việc trong danh sách các việc cần làm, bạn sẽ thấy rằng tiến độ của mình đã đạt được một cách rõ ràng. Đồng thời, giúp tránh rơi vào trạng thái lo lắng liệu bản thân có làm đúng tiến độ, có sót việc hay không…

3.       Tiết kiệm thời gian và chi phí cơ hội

Quản lý thời gian tốt mang đến nhiều cơ hội và ít lãng phí thời gian hơn cho các hoạt động thường ngày. Kỹ năng quản lý thời gian tốt là phẩm chất chính cần có ở một nhà quản lý công việc sự vụ, đồng thời cũng là một trong những tiêu chí tuyển dụng mà rất nhiều công ty đang tìm kiếm. Khả năng sắp xếp theo trình tự và sắp xếp công việc là điều cực kỳ đáng mơ ước đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

4.       Nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu

Những người thực hiện quản lý thời gian hiệu quả có thể đạt được mục tiêu tốt và hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn hơn so với người khác.

Những tác động của việc quản lý thời gian kém 

1.       Quy trình làm việc kém hiệu quả

Không có khả năng lập kế hoạch trước và bám sát mục tiêu có nghĩa là hiệu quả kém. Ví dụ, nếu có một số nhiệm vụ bảo trì máy quan trọng cần hoàn thành, một kế hoạch hiệu quả sẽ là hoàn thành các nhiệm vụ liên quan cùng nhau hoặc tuần tự. Tuy nhiên, nếu bạn không lập kế hoạch trước, bạn có thể phải nhảy tới lui hoặc lùi lại trong quá trình thực hiện công việc của mình. Điều đó dẫn đến giảm hiệu quả và năng suất thấp hơn.

2. Lãng phí thời gian

Quản lý thời gian kém dẫn đến lãng phí thời gian. Ví dụ, bằng cách nói chuyện với bạn bè trên mạng xã hội khi đang làm bài tập, bạn đang làm mất tập trung và lãng phí thời gian.

3. Mất kiểm soát

Khi không biết nhiệm vụ tiếp theo là gì, nhân viên sẽ mất kiểm soát công việc của mình. Điều đó có thể góp phần làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng.

4. Chất lượng công việc kém

Quản lý thời gian kém thường khiến chất lượng công việc của bạn bị ảnh hưởng. Ví dụ, phải gấp rút hoàn thành nhiệm vụ vào phút cuối thường làm giảm chất lượng.

5. Kém danh tiếng

Nếu khách hàng hoặc người sử dụng lao động của bạn không thể dựa vào bạn để hoàn thành công việc một cách kịp thời, kỳ vọng và nhận thức của họ về bạn sẽ bị ảnh hưởng bất lợi. Nếu khách hàng không thể dựa vào bạn để hoàn thành công việc đúng thời hạn, họ có thể sẽ đưa doanh nghiệp của mình đi nơi khác.

Một số mẹo giúp quản lý thời gian hiệu quả dành cho nhà quản lý và kể cả nhân viên

Sau khi cân nhắc những lợi ích của việc quản lý thời gian, hãy cùng xem một số cách để quản lý thời gian hiệu quả:

1.   Đặt mục tiêu một cách chính xác

Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi thiết lập mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là S cụ thể , M có thể phục hồi, A có thể đạt được, R phù hợp và T phù hợp.

2.   Ưu tiên một cách khôn ngoan

Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: xem xét các công việc hàng ngày của bạn và xác định nhãn công việc là:

•         Quan trọng và khẩn cấp: Hãy thực hiện những công việc này ngay lập tức.
•         Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Quyết định thời điểm thực hiện những công việc này.
•         Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao những nhiệm vụ này nếu có thể.
•         Không khẩn cấp và không quan trọng: Hãy để những việc này sang một bên để làm sau.

3.       Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Đặt ra thời gian hoàn thành công việc giúp bạn làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Khi nỗ lực làm việc trong khoảng thời gian đã dự kiến giúp bạn nhìn ra được những vấn đề phát sinh khi xử lý công việc để kịp thời đối phó và hoàn thành công việc sớm hơn.  

4.       Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ cho bản thân và kể cả nhân viên của bạn

Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và có động lực hơn. Cho phép một số thời gian ngừng hoạt động giữa các nhiệm vụ để giải tỏa đầu óc của bạn và làm mới bản thân. Cân nhắc chợp mắt một chút, đi dạo ngắn hoặc thiền định. 

5.       Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết

Nên loại bỏ các hoạt động và nhiệm vụ dư thừa. Xác định điều gì là quan trọng và nên ưu tiên cho thời gian của bạn. Từ đó, giúp bạn giải phóng nhiều thời gian hơn dành cho những việc khác.

6.       Lên kế hoạch trước

Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với một danh sách rõ ràng về những gì bạn và nhân viên của bạn cần làm - những gì cần phải hoàn thành NGÀY ĐÓ. Hãy cân nhắc tạo thói quen, vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy tiếp tục và viết ra danh sách “việc cần làm” của bạn cho ngày làm việc tiếp theo. Bằng cách đó, bạn có thể xuống đất chạy vào sáng hôm sau.

7.       Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Sử dụng một phần mềm quản lý công việc phù hợp với đặc thù công việc có thể mang đến những lợi ích không ngờ tới, cụ thể:

• Quản lý công việc và tiến độ nhanh chóng, trực quan hơn giúp rút ngắn thời gian
• Quản lý, cộng tác nhân sự, tăng năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh
• Giúp quản lý, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng toàn diện
• Báo cáo tổng hợp, đánh giá hiệu quả, giúp tự do phát triển công việc kinh doanh và tiết kiệm chi phí cơ hội

Thay vì phải giao việc qua các group chat, tin nhắn cá nhân, gọi điện trực tiếp và thường xuyên gặp phải tình trạng quên việc sót việc, chồng chéo công việc, không nắm được luồng việc hiện tại để phân bổ trong tương lai thì lựa chọn một phần mềm quản lý công việc hợp lý sẽ giúp tiết kiệm được kha khá thời gian và tiền bạc.

Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin giới thiệu sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork

Link tải và trải nghiệm thử 30 ngày: https://acc.zinwork.com/app

Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Thông tin liên hệ Zinwork:

Hotline: 0905 440 301

Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM

Website: https://zinwork.com

Email: support@zinwork.com