Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, các giải pháp quản lý vận hành doanh nghiệp đang dần được số hóa và phổ biến trong giới kinh doanh. Việc sử dụng Excel như một công cụ cốt lõi để quản lý tiến độ kỹ thuật viên máy móc ngày càng tăng nên thủ công và lỗi thời gian. Với sự hạn chế về thời gian thực và thiếu linh hoạt, nhà quản lý không thể tối ưu hóa hiệu quả của nhân sự.
Chế độ hủy khi sử dụng excel
Excel là một công cụ làm việc, quản lý mang tính phổ biến và hoàn toàn miễn phí đối với hầu hết mọi người và kể cả các doanh nghiệp lớn nhỏ.
Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp liên quan đến dịch vụ kỹ thuật, ngày càng có nhiều máy móc thiết bị, vật tư với nhiều mẫu mã khác nhau. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phải làm công việc liên tục với các nhiệm vụ khác nhau như bảo hành, bảo trì, sửa đổi lắp đặt hàng trăm loại máy móc. Với khối lượng công việc ngày càng gia tăng, công việc quản lý tiến độ cũng trở nên khó khăn hơn. Một bảng tính thôi là chưa đủ, doanh nghiệp cần nhiều hơn thế nữa.
Với trường hợp kỹ thuật viên thường xuyên di chuyển bên ngoài trường hiện tại, để theo dõi tiến độ khi sử dụng excel, nhà quản lý phải liên tục thực hiện các thao tác thừa như lục lại nhiều tệp excel để truy xuất, liên kết liên tục gọi điện cập nhật tiến độ,… Điều này vô tính làm mất thời gian, thiếu trực quan và quá tải đối với cả nhà quản lý và đội ngũ kỹ thuật viên kỹ thuật hiện trường.
Sẽ không có gì đáng kể nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có từ hai đến ba nhân viên kỹ thuật. Nhưng hãy thử nghĩ xem nếu công việc kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng, hàng trăm công việc phải xử lý từng ngày thì liệu bạn có đủ sức?
Một vài hạn chế của Excel có thể được kể đến như:
Đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng và kiến thức
Những tưởng tượng vượt trội vô cùng đơn giản, nhưng thực tế để tạo ra một bảng tính toán quản lý tiến độ phù hợp, yêu cầu người quản lý rất nhiều kỹ năng. Để thiết kế ra được một bảng tính chuyên dụng, phù hợp với ngành nghề của mình, họ phải bám kiến thức về hàm số, tư duy cấu hình logic. Và hầu hết các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật không phải ai cũng đủ khả năng và có xuất thân tốt từ môi trường được đào tạo bài bản. Những bảng tính được thiết kế sẵn, miễn phí và rao bán trên các diễn đàn dành cho các doanh nghiệp thông thường chung, khó áp dụng với thực tế của họ.
Nắm bắt tiến độ thiếu trực quan và linh hoạt
Mỗi ngày có hàng trăm công việc, mỗi công việc có những tiến độ thay đổi từng ngày, không kể mỗi công việc đều liên quan đến một khách hàng, máy móc thiết bị khác nhau. Việc quản lý các liên dữ liệu cũng đã mất rất nhiều thời gian. (quản lý tiến độ)
Với cách quản lý thủ công trên Excel, mỗi ngày hàng vạn công việc cần quản lý tiến độ, quy trình bảo hành, bảo trì rà soát. Từ việc điền thông tin hiện trạng thái chuyển trong quy trình, báo cáo cập nhật với các bên liên quan cũng đã cạn kiệt hơn nửa thời gian dành cho công việc của bạn.
Thảo luận không thể làm trực tiếp trên excel bắt buộc phải thông qua công cụ thứ ba, khiến việc trao đổi các công việc khác nhau bị chồng chéo, thiếu rò rỉ.
Chỉ nắm được tốc độ cơ bản, không nắm được chi tiết
Người dùng Excel để quản lý chỉ xem được tiến độ tổng quan, cơ bản chứ không thế nắm chi tiết từng công việc, hay theo dõi kết quả của từng giai đoạn. Điều này khiến nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, khó khăn hơn trong phân tích, đánh giá tiến độ làm việc, thiếu minh bạch trong đánh giá hiệu quả nhân sự, ảnh hưởng đến hiệu quả lâu dài của doanh nghiệp.
Cách giải quyết nhược điểm Quản Lý Tiến Độ Kỹ thuật viên
Có thể thấy, những doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật thông thường có khối lượng đầu việc liên quan đến bảo hành, bảo trì, sửa chữa, cài đặt nhiều vô kể. Đi cùng với đó là lượng máy móc thiết bị, vật tư cũng tăng dần theo thời gian. Sẽ thật khó khăn nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng Excel và các công cụ trò chuyện rời thường xuyên để quản lý tiến độ của đội kỹ thuật viên.
Cùng với sự phát triển của công nghệ số, đã có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý ra đời, hỗ trợ doanh nghiệp giảm nhẹ gánh nặng trong quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật lại gặp phải những vấn đề khác như:
- Giải pháp ERP hay nền tảng quản trị doanh nghiệp quá phức tạp
- Phần mềm quản lý quá chung chung, không phù hợp với đặc thù của ngành
Vậy cách doanh nghiệp giải quyết vấn đề này là gì? Quản lý tiến độ.
Zinwork cung cấp giải pháp quản lý tiến độ chuyên sâu dành riêng cho lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật tích hợp quản lý tổng thể công việc, máy móc thiết bị & khách hàng trên nền tảng duy nhất (phần mềm quản lý công việc ngành kỹ thuật). Giúp nhà quản lý, chủ doanh nghiệp quản lý tiến độ kỹ thuật viên, quản lý đội kỹ thuật viên chỉ với một vài thao tác trên điện thoại di động hoặc máy tính xách tay trơn tru và tiện lợi.
- Gỡ bỏ thoát vật tư, ôm chặt phân tích tổng quan về máy móc thiết bị
- Giao nhận công việc linh hoạt, cung cấp đầy đủ thông tin liên quan, đo lường hiệu quả, đánh giá hợp nhất trên nền tảng duy nhất
- Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng chủ động
Có thể thấy việc quản lý tiến độ kỹ thuật viên bằng Excel có rất nhiều hạn chế, đặc biệt trong thời đại phát triển về công nghệ số như hiện nay. Một sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp là lựa chọn đúng giải pháp phần mềm đầy đủ tính năng phù hợp với đặc thù công việc giúp hỗ trợ quản lý tiến độ đội kỹ thuật hiệu quả hơn và tối ưu hóa hiệu suất chung.
Hy vọng bài làm trên có thể giúp bạn giải quyết được những khó khăn mà doanh nghiệp mình đang gặp phải. Chúc bạn may mắn và thành công!
