Nếu bạn muốn doanh nghiệp hoạt động ổn định tiết kiệm thời gian lẫn chi phí thì cần phải chú trọng phải tạo dựng quy trình hiệu quả. Khi việc tạo dựng quy trình đã hoàn thiện thì làm thế nào đến kiểm soát quy trình thật tốt, cùng Zinwork tìm hiểu 7 bước tạo dựng và kiểm soát quy trình hiệu quả nhé!
1/ Quy trình vận hành là gì?
Quy trình vận hành được hiểu là toàn bộ các quy tắc, chuẩn mực, các bước hướng dẫn cho nhân sự, bộ phận trong một tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ và làm theo nhằm đạt được các mục tiêu đề ra trong doanh nghiệp. Quy trình vận hành có thể thay đổi tùy theo tính chất công việc và dự án khác nhau để phù hợp và thích nghi với những biến động của môi trường xung quanh.
2/ Tầm quan trọng của việc tạo dựng quy trình và kiểm soát quy trình vận hành tại doanh nghiệp:
Một quy trình vận hành đạt chất lượng, đảm bảo năng suất và tiến độ sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuẩn mực và chuyên nghiệp từ đó mang đến cho công ty những lợi ích không thể ngờ tới như:
- Hiệu suất làm việc được cải thiện
- Nhân viên làm việc năng động và đạt hiệu quả cao hơn
- Giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành vì đã được chuẩn hóa theo một trình tự nhất định
- Tiết kiệm các khoản chi phí không đáng và thời gian nâng cấp quy trình
3/ 7 bước tạo dựng quy trình và kiểm soát quy trình vận hành hiệu quả
Bước 1: Xác định nhu cầu phát sinh trong quy trình vận hành
Trong quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp, bước đi đầu tiên và là nền tảng cho các bước còn lại chính là xác định nhu cầu cho quy trình vận hành doanh nghiệp. Đó có thể là:
- Làm mới lại hệ thống
- Nâng cấp trang thiết bị hiện đại hỗ trợ quy trình
- Tái cơ cấu lại bộ máy quản lý và nhân sự
Bước 2: Xác định mục tiêu cho quy trình làm việc
Bất cứ hoạt động nào cũng cần đề ra những mục tiêu phù hợp, rõ ràng và cụ thể. Từ đó doanh nghiệp sẽ xác định được hướng đi, tìm ra phương pháp kiểm soát quy trình phù hợp với định hướng chiến lược của công ty. Quy trình làm việc được xác định mục tiêu, sẽ nâng cao hiệu suất công việc và nắm chắc thời gian hoàn thành đúng tiến độ hơn, giảm bớt việc chậm tiến độ và trì trệ công việc. Bên cạnh đó, Mục tiêu còn là nền tảng cho mọi quyết định và tiến trình quản trị sau này của các nhà quản lý cũng như doanh nghiệp.
Bước 3: Các định quy mô của kiểm soát quy trình vận hành công việc
Khi đã có mục tiêu cụ thể, bước tiếp theo là xác định mức quy mô của kiểm soát quy trình làm việc theo các chỉ tiêu như
- Những người sẽ làm và tuân thủ quy trình vận hành công việc được đề ra là ai?
- Được áp dụng cho trong phạm vi nào, công ty, phòng ban, bộ phận, hay từng người cụ thể?
- Quy trình này được được hiện trong vòng bao lâu sẽ dừng lại nâng cấp?
- Quy trình này được áp dụng ở khu vực địa lý, chi nhánh, vùng kinh doanh nào của công ty?
Bước 4: Xây dựng bản mô tả các bước tạo dựng quy trình:
Có rất nhiều công thức để xây dựng một bản mô tả các bước quy trình phù hợp với quy mô và mục tiêu, hôm nay Zinwork sẽ giới thiệu cho bạn một trong các công thức được sử dụng nhiều nhất hiện nay là mô hình 5W – H – 5M.
Đây là một công thức giúp hỗ trợ các nhà quản lý hệ thống lại và đưa ra các phương hướng điều phối, kết hợp nguồn lực cho doanh nghiệp hiệu quả hơn. Giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành mục tiêu của quy trình chung. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể nắm rõ hơn từng nhiệm vụ cơ bản mà mỗi nhân sự cần làm để đốc thúc vào giao việc nhanh chóng đạt hiệu quả cao hơn. Công thức 5W – H – 5M được tóm tắt như sau:
5W
- What: Công việc ở đây là gì?
- Why: Tại sao phải thực hiện công việc này, mục tiêu là gì?
- Who: Người chịu trách nhiệm và thực hiện công việc này là ai?
- When: Thời gian bắt đầu thực hiện và hoàn thành công việc là khi nào?
- Where: Vị trí, nơi, địa điểm cụ thể ở đâu?
- How: Cách thức thực hiện công việc như thế nào?
5M
- Man: (Nguồn lực con người)
- Money (Nguồn lực tài chính)
- Material (Nguồn cung ứng)
- Machine (Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị)
- Method (Cách thức làm việc
Bước 5: Đưa ra các quy tắc, điều lệ, và hướng dẫn thực hiện quy trình chung
Sau khi tạo dựng mô tả một quy trình hoàn thiện, đã đến lúc nhà quản lý nên đưa ra những điều lệ, quy định và hướng dẫn thực hiện quy trình để nhân sự nắm rõ và thực hiện nhanh chóng hơn.
Bước 6: Lựa chọn phương pháp kiểm soát quy trình làm việc:
Khi quy trình đã được hoàn thiện thì các nhà quản lý, doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phương pháp kiểm soát tiến độ hoàn thành theo quy trình để dễ dàng quản lý điều chỉnh cho phù hợp. Có rất nhiều cách để kiểm soát quy trình công việc như sau: Thông qua tài liệu excel, bố trí người quản lý và kiểm tra thường xuyên, khảo sát ý kiến nhân viên…
Tuy nhiên để đánh giá kiểm soát quy trình làm việc như trên thường áp dụng đối với các ông lớn, có tiềm lực về kinh tế. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc bố trí thêm nhân sự quản, tổ chức các hoạt động khảo sát ý kiến nhân viên là điều không cần thiết và gây tốn kém. Vậy làm sao để kiểm soát quy trình vận hành cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách hiệu quả nhất. Đó cũng là câu hỏi mà rất nhiều các chủ doanh nghiệp đang thắc mắc và tìm câu giải đáp. Và đáp án sẽ được chúng tôi giải đáp ngay sau đây.
Bước 7: Tự động hóa kiểm soát quy trình bằng phần mềm quản lý công việc
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chúng tôi – đội ngũ công ty cổ phần Zinwork đã nghiên cứu và phát triển tạo ra phần mềm quản lý công việc Zinwork tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý công việc, trong đó có chưa tính năng quản lý kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp giúp giải quyết các vấn đề sau đây:
- Tạo việc và giao nhận việc dễ dàng nhanh chóng giữa các bộ phận
- Nắm bắt theo dõi tình trạng thực hiện công việc và tiến độ thực hiện công việc
- Nhận thông báo phản hồi tức thời , mọi lúc mọi nơi thông qua Smartphone
- Báo cáo thống kê tiến độ công việc nhanh chóng, trực quan, khoa học.
- Phân bổ nguồn lực và gắn nhiệm vụ cho từng cá nhân bộ phận
- Điều phối công việc tự động nhanh chóng.
Có thể thấy rằng những quy trình tưởng chừng như phức tạp và khó kiểm soát đều được tích gọn vào một ứng dụng. Còn chần chừ gì mà không thử áp dụng. Chúc bạn sẽ kiểm soát quy trình và vận hành doanh nghiệp thật hiệu quả cùng Zinwork nhé!
Link tải và dùng thử Miễn Phí 30 ngày: https://acc.zinwork.com/
Hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn hỗ trợ về phần mềm quản lý công việc.
Zinwork- Tự do không lo quản việc.
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Hotline: 0905 440 301
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Email: support@zinwork.com
