Trước tình trạng đại dịch ngày càng phức tạp và chuyển biến liên tục như hiện nay thì biện pháp cho nhân viên làm việc tại nhà để đảm bảo an toàn đang trở thành lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp. Cùng với biện pháp đảm bảo an toàn thì làm thế nào để quản lý doanh nghiệp từ xa công việc, nhân sự đạt hiệu quả tối ưu cũng là một vấn đề rất nhiều nhà lãnh đạo đang băn khoăn. Cùng Zinwork điểm qua 5 mẹo nhỏ dưới đây để quản lý tốt hơn nhé!

1/Lợi ích của làm việc từ xa

2/Những vấn đề thường gặp khi làm việc và quản lý từ xa

3/5 mẹo quản lý từ xa hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Thứ  nhất: Thiết lập nền tảng cho bộ máy nhân sự làm việc từ xa

Thứ hai: Tạo động lực kết nối nhân sự từ xa với công ty

Thứ ba: Đưa ra bộ quy tắc, quy định làm việc từ xa

Thứ tư: Lựa chọn một công cụ để triển khai các cuộc họp online và giao tiếp từ xa

Thứ 5: Công cụ hỗ trợ quản lý từ xa cho doanh nghiệp hiệu quả

1/Lợi ích của làm việc từ xa (quản lý doanh nghiệp):

Trong bối cảnh dịch Covid-19 đang lộng hành, làm việc từ xa không chỉ là một biện pháp ứng phó tạm thời, mà đây còn là một mô hình hoạt động mà nhiều doanh nghiệp nên áp dụng vào vận hành để tiết kiệm chi phí và đem lại nguồn lợi nhuận hấp dẫn. (Quản lý doanh nghiệp từ xa)

Một vài lợi ích của làm việc từ xa:

• Tạo sự thoải mái và chủ động cho nhân sự khi làm việc: Nhân sự không bị gò bó bởi các quy tắc, quy định về trang phục, thái độ, giờ làm việc cố định , không bị ảnh hưởng tiếng ồn của các đồng nghiệp à mọi người xung quanh…
• Giúp nhân sự tiết kiệm được một vài khoản chi phí như chi phí ăn uống và đi lại.
• Có nhiều thời gian để hoàn thiện việc cá nhân và gia đình nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc.
• Giảm tránh bớt các áp lực căng thẳng và nâng cao tư duy sáng tạo hơn.

2/Những vấn đề thường gặp khi làm việc và quản lý doanh nghiệp từ xa

Ngoài những lợi ích làm việc từ xa mang lại thì cũng có những vấn đề trở ngại cần lưu ý để đạt được năng suất mong muốn như:

• Sẽ có một số nhân sự bị ảnh hưởng đến việc chủ động và tự giác hoàn thành công việc nếu không có sự giám sát của cấp trên. Điều này làm giảm đi cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp của cá nhân nếu không đảm bảo kết quả đầu ra công việc.
• Đôi khi các nhân viên không biết cách quản lý thời gian và sắp xếp việc làm của mình, dẫn tới chồng chéo công việc dễ dẫn tới tình trạng làm việc quá sức kéo theo sự giảm sút về sức khỏe và hiệu quả công việc.
• Nếu làm từ xa quá lâu mà không có các cơ hội gặp gỡ, và tiếp xúc với đồng nghiệp quá lâu thì khả năng giao tiếp của nhân viên sẽ bị giảm sút khá nhiều. Chính vì vậy các hoạt động kết nối với giao tiếp từ xa với nhân viên cũng nên được chú trọng để có sự thấu hiểu và phối hợp trong công việc ăn ý hơn từ đó nhanh chóng hoàn thành mục tiêu của công ty.

Thực tế cho thấy rằng dù làm việc từ xa hay trực tiếp tại văn phòng cũng đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Chính vì vậy khi áp dụng mô hình làm việc và quản lý từ xa các nhà lãnh đạo nên lập ra một kế hoạch và điều hành nhân viên phù hợp để tạo động lực và nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Phần tiếp theo chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 5 mẹo quản lý từ xa hiệu quả cho nhà lãnh đạo, tiếp tục theo dõi để quản lý tốt hơn nhé.

3/Năm mẹo quản lý doanh nghiệp từ xa hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Thứ  nhất: Thiết lập nền tảng cho bộ máy nhân sự làm việc từ xa

Thông tin về bộ máy nhân sự:

Khi làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhân viên có thể dễ dàng phân biệt được từng người và từng chức vụ khác nhau để dễ dàng trao đổi công việc và thể hiện sự tôn trọng. Tuy nhiên khi làm việc từ xa, khó có cơ hội tiếp xúc, khó nhận biết lại làm rối bộ máy nhân sự.(Phần mềm quản lý doanh nghiệp từ xa)

Lúc này, các nhà lãnh đạo cần cung cấp đầy đủ thông tin bao gồm họ tên, vị trí cách liên lạc của từng người đứng đầu nhóm bộ phận và của từng cá nhân trong bộ phận để dễ dàng phân biệt. Có thể dùng 1 file excel hoặc file word hay một hình ảnh mô tả để ghi chú lại các thông tin trên và đặt ở nơi dễ dàng truy cập và tìm thấy trong nhóm chat hay một công cụ quản lý nội bộ để nhân viên dễ dàng nhìn thấy và nắm bắt. Bên cạnh đó có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có mục lưu trữ thông tin nhân sự và phân quyền cho nhân viên có thể sử dụng và truy xuất thông tin.

Đào tạo và phát triển nhân viên cần được chú trọng

Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc đến việc tạo một cuốn sổ tay nhân viên, để truyền đạt những thông tin cần thiết để từng cá nhân nắm bắt (như các  thông tin về Tầm nhìn, Sứ mệnh, giá trị cốt lõi và cơ cấu công ty, những quy định, quy tắc về KPI, chính sách,…). Bên cạnh đó cần bổ sung các thông tin hướng dẫn, kỹ năng chuyên môn, phương pháp làm việc từ xa hỗ trợ nhân sự trong quá trình làm việc…

Đối với mô hình làm việc và quản lý từ xa, các nhà lãnh đạo có thể tạo thành một cuốn ebook điện tử và gửi đến các bộ phận, từng cá nhân.

Thứ hai: Tạo động lực kết nối nhân sự từ xa với công ty từ Phần mềm quản lý công việc từ xa 

Đối với mô hình làm việc từ xa, việc quản lý và siết chặt nhân viên để đạt được hiệu suất đúng với mục tiêu đề ra là chưa đủ. Hiệu quả công việc không xuất phát từ những áp đặt mà xuất phát từ chính tinh thần tự giác làm việc và nỗ lực hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Chính vì vậy nhà lãnh đạo cần có những chiến thuật nhỏ tạo động lực và kết nối nhân sự từ xa để tăng tinh thần tự giác cho họ đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc hơn.

Bên cạnh các chính sách lương thưởng bằng tiền hoặc hiện vật thì những lời khen ngợi, cổ động tinh thần cũng là một liều thuốc tạo động lực cho nhân viên của bạn. Tiếc gì một lời khen lúc nhân viên của mình làm tốt phải không?

Tạo các nhóm chat giải trí, hoặc các vị sếp có thể hỏi han quan tâm, cá nhân hóa từng nhân viên để biết được những khó khăn vướng mắc của họ trong công việc cũng như trong cuộc sống. Tiếp nhận ý kiến đóng góp của từng nhân viên một cách khách quan nhất, để họ cảm thấy rằng mình là một phần của tổ chức này và tiếp thêm động lực gắn kết. Từ đó nhân viên sẽ cảm thấy gắn bó hơn với sếp cũng đồng thời gắn  bó hơn với công ty.

Thứ ba: Đưa ra bộ quy tắc, quy định làm việc từ xa từ phân mềm quản lý công việc từ xa (Quản lý doanh nghiệp)

Bất kỳ tổ chức nào, hoạt động dưới bất cứ hình thức nào đi chăng nữa vẫn cần có những điều lệ, những quy định chung rõ ràng, để nâng cao tình chuyên nghiệp và làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Đặt biệt và đối với các doanh nghiệp làm việc và quản lý từ xa, thì các quy định cần được rõ ràng hơn nữa nhằm đánh giá hiệu suất làm việc một cách khách quan nhất căn cứ vào các quy định đã đưa ra bao gồm:

• Giao hẹn deadline: Có thể nói việc đặt deadline đem lại rất nhiều lợi ích và hiệu quả cho nhà quản lý doanh nghiệp như giúp mục tiêu ban đầu đề ra được hoàn thành đúng dự định một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời đây cũng là một công cụ trấn áp tâm ký thúc đẩy nhân viên nhanh chóng hoàn thành công việc được giao đảm bảo tiến độ. Từ đó nhân viên sẽ có những kế hoạch cá nhân phù hợp và sắp xếp thời gian linh động hơn nâng cao tinh thần chủ động làm việc, tác phong làm việc chuyên nghiệp mà bất cứ vị lãnh đạo nào cũng mong muốn có ở nhân viên của mình.
• Quy trình thực hiện công việc: Đối với làm việc từ xa thì việc đưa ra một quy trình làm việc cụ thể rõ ràng là điều vô cùng cần thiết đối với mỗi cá nhân cũng như các nhà quản lý sẽ dễ dàng quản lý hơn. Mỗi nhân viên có thể trao đổi với quản lý trực tiếp với quản lý bộ phận của họ, sau đó các quản lý bộ phận tổng hợp và rút gọn lại báo báo với quản lý cấp cao hơn. Điều này giúp giảm bớt sự quá tải trong giải quyết công việc đối với các nhà quản lý và nâng cao hiệu quả hơn.
• Chính sách khen thưởng, đánh giá hiệu suất nhân viên minh bạch, khách quan: Nhân viên nào bỏ công sức ra làm việc cũng đều mong muốn nhận được sự công nhận cho sự đóng góp của mình. Chính vì vậy, việc công nhận và đánh giá hiệu suất nhân viên một cách minh bạch chính xác từ đó đưa ra các chế độ khen thưởng phù hợp cũng là một động lực để họ cố gắng nhiều hơn nữa. Nhân viên luôn mong muốn được công nhận và khen thưởng kể cả vật chất lẫn tinh thần. Các nhà quản lý có thể lựa chọn cho mình một công cụ quản lý nhân sự và đánh giá hiệu suất làm việc để có thể công tâm hơn trong các chính sách khen thưởng.
• Quy định xử phạt nếu trễ deadline, hoàn thành không đạt chỉ tiêu: Có thưởng thì phải có phạt, cần đưa ra những mức phạt đối với những cá nhân trễ deadline làm việc không đúng quy định để răn đe những cá nhân khác. Đồng thời gia tăng tính làm việc chuyên nghiệp cho toàn bộ nhân sự.

Thứ tư: Lựa chọn một công cụ để triển khai các cuộc họp online và giao tiếp từ xa:(Quản lý doanh nghiệp)

Nói đến mô hình làm việc và quản lý doanh nghiệp từ xa, không thể không nhắc đến các công cụ giao tiếp bằng công nghệ giúp triển khai các cuộc họp online, các cuộc gặp mặt đầu tuần, đầu tháng… nhất là trong bối cảnh hiện nay việc họp mặt offline trong mùa dịch khiến cho nhiều người e dè. Các nhà lãnh đạo cần thống nhất lựa chọn một đến 2 kênh giao tiếp như Zoom, Google Meet,… Các công cụ truyền tài liệu online như các group zalo, trello, Zinwork,…

Thứ 5: Công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp từ xa hiệu quả

Đúng như tên gọi, hôm nay chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp từ xa tích hợp tất cả các tính năng trên một nền tảng cho doanh nghiệp vô cùng hiệu quả:

• Giúp các nhà quản lý có thể kiểm soát được tiến độ và lượng công việc cần giải quyết của từng cá nhân, từng bộ phận khác nhau.
• Dễ dàng tạo và giao nhận việc, cung cấp thông tin và các nguồn lực liên quan
• Trao đổi theo dõi tình trạng, tiến độ hoàn thành công việc.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác minh bạch.
• Chia sẻ tài liệu, thông tin cần thiết đến nhân viên một cách nhanh chóng.
• Tăng hiệu suất, làm việc có quy trình và kế hoạch, tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia
• Tăng sự minh bạch, trách nhiệm quyền hạn trong công việc, mọi người làm việc chủ động hơn

Có thể thấy rằng quản lý doanh nghiệp từ xa tưởng chừng như phức tạp và khó kiểm soát đều được tích gọn vào một ứng dụng. Còn chần chừ gì mà không thử áp dụng. Chúc bạn sẽ làm việc, quản lý từ xa và vận hành doanh nghiệp thật hiệu quả cùng Zinwork nhé!

Link tải và dùng thử Miễn Phí 2 tháng: https://acc.zinwork.com/

Hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn hỗ trợ.

Zinwork- Tự do không lo quản việc.

Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Hotline: 0905 440 301

Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM

Website: https://zinwork.com

Email: support@zinwork.com