Quản lý thiết bị, máy móc, vật tư chưa bao giờ là đơn giản đối với các nhà quản lý trong khối ngành kỹ thuật nói chung và ngành thiết bị máy văn phòng nói riêng.
Thực trạng quản lý thiết bị của các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị – máy văn phòng hiện nay
Hầu hết trong số họ đều đang quản lý chúng bằng giấy, sổ sách và các công cụ truyền thống khác gây nhiều khó khăn, bất cập trong quản lý vận hành doanh nghiệp.
Khả năng linh hoạt trong quản lý không cao
Khi sử dụng excel và các công cụ truyền thống, người quản lý, admin, phải di chuyển, làm việc ở nhiều tab, nhiều sheet và file khác nhau. Điều này làm ngốn rất nhiều thời gian và công sức nhưng hiệu quả chưa cao. Ngoài ra, nhà quản lý không có cái nhìn tổng quan, rõ ràng.
Tính bảo mật không cao
Mặc dù đã có nhiều cải tiến ở phần bảo mật khi sử dụng trang tính nhưng vẫn có nhiều bất cập, dễ bị mất dữ liệu. Trong trường hợp, mất tài khoản drive, hư hỏng ổ cứng, có khả năng dữ liệu sẽ bị rò rỉ ra bên ngoài, làm lộ nhiều thông tin quan trọng.
Nếu dùng chung một biểu mẫu trang tính rất dễ xảy ra trường hợp ai đó lỡ tay bấm nhầm, có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu, khó khăn trong kiểm soát và quản lý doanh nghiệp.
Nhất là đối với các doanh nghiệp máy văn phòng, dữ liệu thiết bị, khách hàng, nhân sự thường có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nếu chẳng may mất một file, thì các file kia chắc chắn bị ảnh hưởng. Điều này dẫn tới quy trình làm việc bị gián đoạn.
Không tích hợp được các công cụ quản lý nhân sự và bán hàng khác
Việc quản lý rời rạc không tích hợp được dữ liệu với các phần mềm quản lý nhân sự, bán hàng khác, gây mất thời gian cho người phụ trách trong khâu nhập liệu và truy xuất. Đôi khi nhầm lẫn, sai sót trong nhập liệu có thể dẫn đến nhiều hệ lụy ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh. Hơn thế nữa, các loại thiết bị có nhiều hãng sản xuất, nhiều model khác nhau. Để quản lý chi tiết từng loại thực sự rất phức tạp và khó khăn.
Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Mặc dù excel có sức chứa dữ liệu khá lớn, nhưng khi doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, quy mô mở rộng, nhân sự và khách hàng tăng lên. Kéo theo đó lượng dữ liệu cũng tăng lên hàng trăm lần thì việc quản lý nhân sự, khách hàng, máy móc thiết bị vật tư liệu có còn khả quan.
Quản lý thiết bị, máy móc, vật tư bằng phần mềm tập trung tối ưu trên một nền tảng thống nhất mang đến 5 lợi ích sau đây:
1/ Nắm số lượng thiết bị khách hàng đang sở hữu
v
Nắm được số lượng thiết bị khách hàng đang sở hữu, người phụ trách, quản lý, chủ doanh nghiệp sẽ có ánh nhìn khách quan. Lấy đó để phân loại khách hàng theo nhóm dễ dàng quản lý và có những nỗ lực chăm sóc phù hợp.
2/ Lưu trữ thông tin máy móc thiết bị chi tiết, rõ ràng
Lưu trữ thông tin máy móc thiết bị chi tiết giúp bạn nắm rõ được tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, người trực tiếp sử dụng, loại thiết bị, hãng sản xuất, số seri, mã truy xuất, lịch sử sửa chữa.
3/ Lưu trữ vật tư trong kho khoa học hơn
Phân loại và lưu trữ máy móc thiết bị vật tư khoa học giúp tiết kiệm hơn 40% thời gian truy xuất của đội ngũ nhân viên. Phần mềm Zinwork giúp phân loại rõ ràng theo từng mục, chi tiết từ Nhóm thiết bị, loại thiết bị, hãng sản xuất, model,…
4/ Truy xuất lịch sử, thay thế vật tư, số đếm thiết bị
Điều này giúp người chịu trách nhiệm thực hiện công việc liên quan đến thiết bị dễ dàng chủ động truy xuất thông tin. Đồng thời có thể sự đoán sớm các sự cố thiết bị đang gặp phải, kịp thời đưa ra hướng xử lý và gia tăng nỗ lực chăm sóc khách hàng.
5/ Nắm được tổng thể thiết bị, quy mô công ty
Nắm được tổng quan thiết bị giúp nhà quản l;ý xác định được quy mô công ty và có cách phân bổ số lượng kỹ thuật viên phù hợp, tránh các trường hợp thừa người thiếu việc, hay việc nhiều nhưng thiếu hụt nguồn nhân lực.
Zinwork không chỉ mang đến hiệu quả hoạt động tối đa mà còn cải thiện được mức lợi nhuận bạn mong muốn đạt được.Phần mềm tích hợp tính năng quản lý thiết bị giúp dễ dàng theo dõi tất cả các máy móc, thiết bị vật tư quan trọng của công việc trong một nền tảng tập trung giúp bạn cải thiện hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin giới thiệu sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork
Link tải và trải nghiệm thử 30 ngày: https://acc.zinwork.com/app
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Thông tin liên hệ Zinwork:
Hotline: 0901 149 149
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
Website: https://zinwork.com
Email: support@zinwork.com
