Kinh doanh thiết bị máy văn phòng là gì?

Kinh doanh thiết bị máy văn phòng là một ngành nghề chưa bao giờ hạ nhiệt bởi ngày càng nhiều các doanh nghiệp lớn nhỏ được thành lập. Phương thức quản lý kiểu cũ như Excel, gọi điện trực tiếp, phiếu giao việc bằng tay,… đã trở nên lạc hậu và thủ công, thiếu khoa học so với thời kỳ công nghệ số như hiện nay. Bài toán đặt ra là có nên áp dụng giải pháp phần mềm vào quản lý vận hành kinh doanh thiết bị máy văn phòng. Cùng ZinWork tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

1. Sự cấp thiết trong công nghệ hóa quản lý kinh doanh thiết bị máy văn phòng

Phương thức quản lý kinh doanh thiết bị máy văn phòng

Trông có vẻ đơn giản, nhưng thực tế, để quản lý vận hành một doanh nghiệp trơn tru cần rất nhiều yếu tố khác nhau. Đặc biệt đối với lĩnh vực có đặc thù công việc liên quan đến nhiều sự vụ, kỹ thuật, và máy móc thiết bị.

Đứng sau ngành y tế, ngành kinh doanh thiết bị máy văn phòng cũng làm một lĩnh vực sở hữu nhiều loại máy móc thiết bị thuộc top đầu của cả nước. Các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý vừa phải cân bằng giữa việc bố trí nhân sự, sắp xếp công việc, quản lý khách hàng như các doanh nghiệp khác.

Ngoài ra, yếu tố cốt lõi của lĩnh vực này là quản lý thiết bị. Làm thế nào để quản lý máy móc thiết bị hiệu quả? Quản lý ra sao để đảm bảo đội ngũ kỹ thuật thực hiện đúng luồng việc được phân công theo quy trình bảo hành, bảo trì, sửa chữa?

Bên cạnh đó, các loại máy móc, thiết bị vật tư thay thế thường xuyên thất thoát, nhầm lẫn vì những lý do không đáng như xóa nhầm file, điền sai hàng, thất lạc phiếu,…và nhiều lý do không rõ nguyên nhân khác.

Có thể hiện nay cũng đã có nhiều đơn vị sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý máy móc thiết bị. Tuy nhiên vẫn chưa đủ đối với đặc thù lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật trong kinh doanh thiết bị máy văn phòng.

Xu hướng đưa công nghệ vào quản lý vận hành doanh nghiệp (thiết bị máy văn phòng)

Đầu năm 2021, một năm được xem là năm bùng nổ của cách mạng “chuyển đổi công nghệ số”. Đã có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời và phát triển mạnh mẽ.

Tuy nhiên đa số các giải pháp ERP và quản trị tổng thể doanh nghiệp quá đồ sộ và tốn kém. Zinwork là một giải pháp phần mềm quản lý công việc chuyên cho Ngành Thiết Bị Máy Văn Phòng. Giúp giải quyết các vấn đề tồn đọng liên quan đến đặc thù của ngành.

2. Tại sao nên áp dụng phần mềm chuyên biệt vào quản lý vận hành kinh doanh thiết bị máy văn phòng

Với đội ngũ chuyên gia cố vấn có kinh nghiệm thực tiễn lâu năm trong lĩnh vực thiết bị máy văn phòng. Zinwork luôn nỗ lực không ngừng cho ra mắt các tính năng đáp ứng các nhu cầu chuyên sâu của nhà quản lý trong kinh doanh thiết bị máy văn phòng.

Cùng Zinwork điểm qua những tính năng vượt trội của phần mềm quản lý công việc chuyên cho Ngành Thiết Bị Máy Văn Phòng:

Quản lý máy móc thiết bị máy văn phòng đầy đủ, chi tiết

• Quản lý danh mục máy móc, thiết bị, vật tư  thay thế dễ dàng
• Truy xuất lịch sử sửa chữa, bảo hành, bảo trì, lắp đặt máy móc, thiết bị bằng mã quét
• Thống kê số khách hàng theo từng loại, model thiết bị, mã số counter
• Liên kết thông tin khách hàng, kỹ thuật viên có liên quan đến từng máy móc, thiết bị

Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên

• Giao nhận, đính thông tin liên quan, phân bổ người hiệu quả, xem lịch sử lắp đặt bảo hành  từng người
• Theo dõi tiến độ công việc, nắm được thời gian hoàn thành công việc
• Thảo luận xử lý, trao đổi thông tin, trình và phê duyệt công việc mọi lúc mọi nơi
• Thông báo nhắc việc được gửi tự động đến từng cá nhân trước thời điểm bắt đầu và kết thúc một công việc liên quan
• Kỹ thuật viên cập nhật thực trạng, tiến độ công việc trực tiếp tách bạch không lo chồng chéo thông tin
• Hỗ trợ chấm công, tính điểm thưởng theo đầu việc và đo lường hiệu suất khách quan
• Triển khai công việc cho nhân sự theo quy trình, có thể tùy chỉnh quy trình phù hợp với từng doanh nghiệp

Quản lý khách hàng

• Quản lý thông tin khách hàng theo nhóm tùy chỉnh, phân quyền bảo mật
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử yêu cầu sửa chữa, bảo hành, bảo trì, lắp đặt và máy móc thiết bị liên quan
• Tự động xuất các biểu mẫu liên quan đến dịch vụ khách hàng
• Theo dõi thông tin giao dịch, doanh thu khách hàng mang lại
• Nắm thông tin và tần suất công việc của từng khách nhanh chóng
• Hỗ trợ nhân viên dự đoán chính xác sự cố khách hàng gặp phải từ lịch sử giao dịch liên quan tới thiết bị trước đó

Phần mềm Zinwork mang đến nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân sự. Giúp tháo gỡ gánh nặng gắn chặt thời gian với công việc của nhà quản lý bởi sự cồng kềnh trong các phương thức quản lý thủ công kiểu cũ.

3. [TẢI MIỄN PHÍ] 08 mẫu phiếu phổ biến sử dụng trong kinh doanh thiết bị văn phòng

Thấu hiểu được sự đắn đo khi áp dụng phần mềm vào quản lý sẽ gây ra những rào cản về đào tạo, triển khai cho đội ngũ nhân sự, thích nghi với quy trình làm việc mới. Những biểu mẫu chúng tôi cung cấp dưới đây được tích hợp sẵn vào phần mềm, giúp đội ngũ nhân sự vẫn vận dụng thực tiễn công việc thường ngày, hiểu rõ nguyên tắc quản lý của phần mềm so với phương thức cũ.

[TẢI MIỄN PHÍ] 08 mẫu phiếu phổ biến sử dụng trong kinh doanh thiết bị văn phòng