Là chủ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh trong các lĩnh vực Kỹ thuật, điện máy văn phòng, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp, Sửa chữa hay bất cứ ngành nghề nào liên quan đến sự vụ hằng ngày, bạn luôn mong muốn tìm được một giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự. Dưới dây, Zinwork sẽ giúp bạn gợi ý 5 phần mềm quản lý công việc sự vụ miễn phí hiệu quả nhất năm 2021. Có thể sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp của bạn.
MỤC LỤC
1/ Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý công việc sự vụ đang phát triển không ngừng
2/ Những tính năng cần có cho một phần mềm quản lý công việc sự vụ
3/ Các phần mềm quản lý công việc sự vụ miễn phí hiệu quả nhất
4/ Mẹo lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn
5/ Doanh nghiệp có số lượng nhân sự từ 7 người nên lựa chọn phần mềm nào?
1/Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý công việc sự vụ đang phát triển không ngừng
Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thì xu hướng số hóa doanh nghiệp, sử dụng phần mềm quản lý vào công tác vận hành, quản lý công việc, sổ sách, nhân sự cũng không còn quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp. Hơn một năm trở lại đây, dưới sự hoành hành của đại dịch Covid 19, càng làm vấn đề chuyển đổi số trong doanh nghiệp nóng lên và trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích không ngờ tới:
- Thứ nhất: Giúp giải phóng thời gian quản lý doanh nghiệp cho người chủ, người quản lý. Tích hợp mọi hoạt động quản lý công việc trên một nền tảng.
- Thứ hai, công cụ quản lý công việc giúp lãnh đạo quản lý tốt nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa mọi chi phí về thời gian, chi phí cơ hội…, thúc đẩy sự phát triển hơn nữa cho các doanh nghiệp.
- Thứ 3, phần mềm quản lý công việc sự vụ giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, nhanh chóng thích nghi với thời đại, đặc biệt trong thời đại chuyển
2/Những tính năng cần có cho một phần mềm quản lý công việc sự vụ
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc, nhưng để tìm được một phần mềm phù hợp với quản lý công việc sự vụ trong các khối ngành kỹ thuật, điện máy văn phòng, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp, Sửa chữa,… thì mất khá nhiều thời gian.
Tính năng tạo , giao việc, nhắc việc, quản lý tiến độ hoàn thành công việc
Dễ dàng tạo và giao nhận việc, cung cấp thông tin và các nguồn lực liên quan. Trao đổi, theo dõi tình trạng tiến độ thực hiện công việc. Nhận thông báo kịp thời mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
Tính năng lưu trữ hồ sơ khách hàng
Nắm thông tin và công việc của từng khách hàng, hỗ trợ số liệu cho nhân viên phục vụ khách. Phân nhóm khách hàng theo quy mô hoạt động của tổ chức.
Tính năng lưu trữ thông tin nhân sự
Giao nhận phân bổ nhân sự nhanh chóng. Thảo luận xử lý, chia sẻ tài liệu, cập nhật và duyệt công việc. Hỗ trợ chấm công, tính lương thưởng theo đầu việc và hiệu quả công việc.
Tính năng quản lý thiết bị riêng biệt cho khối ngành kỹ thuật sự vụ:
Tiện lợi với công việc khối kỹ thuật, lắp đặt, sản xuất. Quét mã trên thiết bị là có ngay thông tin, số liệu và lịch sử việc xử lý. Quét mã trên sản phẩm để xác nhận trạng thái trong quy trình.
3/ Các phần mềm quản lý công việc sự vụ miễn phí hiệu quả nhất
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC SỰ VỤ ZINWORK
Zinwork là phần mềm quản lý công việc và tự động hoá doanh nghiệp. Zinwork được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực điện máy văn phòng, và dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật, xoay quanh các kiểu việc như lắp đặt thi công triển khai cho khách, bảo hành sửa chữa hỗ trợ sau bán hàng, cung cấp các dịch vụ làm tận nơi hoặc cần nhiều thời gian, xử lý các công việc hành chính sự vụ trong và ngoài văn phòng…
Zinwork ra đời với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành ngành, dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Dưới đây là một số ngành nghề công việc sự vụ Zinwork đã và đang hỗ trợ:
- Ngành Thiết bị – điện máy: Điện máy dân dụng, điện máy công nghiệp, thiết bị văn phòng gia đình, thiết bị cơ sở kinh doanh.
- Ngành Kỹ Thuật- Phần mềm: Phần mềm cài đặt, triển khai, Mạng nội bộ, thiết bị, dịch vụ IT, hệ thống tự động hóa, khảo sát vận hành, bảo trì hệ thống.
- Ngành Xây Dựng – Thi Công: Thi công xây dựng, xây lắp, Thi công nội thất kiến trúc, Thi Công cây xanh tiểu cảnh, thiết kế, khảo sát, giám sát thực địa.
- Dịch vụ hỗ trợ: Vệ sinh công nghiệp, vệ sinh nhà cửa, sửa chữa điện nước, mộc nề, thay ga hút phông…
- Lắp đặt giải pháp: nhà thông minh, hệ thống an ninh, điện năng lượng mặt trời, hệ thống trồng rau sạch tại nhà, nhà màng, hệ thống điện, vệ sinh, khí nhiệt.
Ưu điểm:
- Đáp ứng hỗ trợ đầy đủ các tính năng cơ bản cần có cho một phần mềm quản lý công việc sự vụ như tạo, giao việc và quản lý tiến độ công việc, lưu trữ hồ sợ khách hàng, thông tin nhân sự, quản lý kho và thiết bị…
- Thiết kế tinh gọn đơn giản dễ dùng, tốc độ nhanh, đặc biệt là ứng dụng mobile.
- May đo vừa đúng và đủ chức năng cho doanh nghiệp của bạn nên sẽ không nặng nề.
- An toàn dữ liệu và bảo mật ở 2 cấp độ là quyền truy cập và hệ thống hạ tầng máy chủ cloud.
- Tiết kiệm chi phí và triển khai nhanh chóng so với các hệ thống ERP hay quản trị khác.
Với kim chỉ nam “Zinwork – Tự do không lo quản việc”, độ cung cấp cho quý người một phần mềm mang đến những lợi ích như sau:
- Thứ nhất, Zinwork giúp giải phóng thời gian cho các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Với khả năng tối ưu và tự động hóa công việc quản lý, Zinwork giúp các manager tiết kiệm được kha khá thời gian, giải quyết công việc nhanh chóng mà không cần phải “ôm đồm” quá nhiều việc cùng một lúc. Từ đó, các manager có thêm thời gian tập trung vào phát triển chiến lược công ty giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận.
- Thứ hai, Giúp giải phóng gánh nặng công việc cho nhân sự. Zinwork tích hợp toàn bộ dự liệu thông tin khách hàng vào phần mềm. Nhân sự có thể tra cứu thông tin lịch sử mua hàng của khách hàng trên đường đến hỗ trợ khách hàng mà không cần thông qua bất cứ nhân sự nào khác và không phải chờ đợi sự phản hồi về dữ liệu khách hàng từ phía công ty. Giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc được giao. Và tất nhiên điều này cũng đem lại không ít lợi ích doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng doanh thu và lợi nhuận.
- Thứ ba, Giúp chăm sóc và giữ chân khách hàng tốt hơn. Zinwork giúp lưu trữ lịch quá trình mua hàng và sử dụng dịch vụ của khách hàng đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi khi gặp vấn đề khách hàng chỉ cần cung cấp tên và địa chỉ. Từ đó, nhân viên hỗ trở có thể tra cứu được toàn bộ thông tin và phục vụ khách hàng nhanh và chính xác hơn. Vì thế doanh nghiệp có thể gia tăng sự hài lòng khách hàng và giữ chân họ lâu hơn.
Để biết thêm chi tiết và dùng thử miễn phí phần mềm người dùng có thể truy cập tại đây
PHẦN MỀM TRELLO
Trello là công cụ quản lý công việc, phù hợp với quản lý công việc nhóm học tập, làm việc theo team của nước ngoài, được phát triển dựa trên mô hình dạng bảng. Giao diện Trello có chứa một bảng thông tin gồm nhiều cột khác nhau để đánh giá tình hình, trạng thái và cập nhật tiến độ công việc bằng thao tác kéo thả chuột giữa các cột với nhau.
Ưu điểm:
- Dễ tiếp cận và sử dụng
- Quản lý công việc theo timeline tiến độ công việc
- Quản lý công việc trực quan, bám sát từng giai đoạn
- Trao đổi, thảo luận và đính kèm tài liệu dễ dàng nhanh chóng
Nhược điểm:
- Có nguồn gốc từ nước ngoài nên Trello chưa thật sự phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc của các doanh nghiệp trong nước.
- Chưa có tính năng báo cáo tổng quan khối lượng công việc
- Theo dõi tiến độ không phù hợp với các doanh nghiệp công việc sự vụ hằng ngày
Trello không thể hiện được đầy đủ những tính năng cần có của phần mềm quản lý công việc cơ bản, phù hợp đối với các đội nhóm có số lượng thành viên tầm 3-10 người. Hiện tại, Trello có bản Web App và Mobile App trên cả App Store và Google Play. Để tìm hiểu thêm về phần mềm này người dùng có thể truy cập vào Trello.com
PHẦN MỀM BASE WEWORK
Base Wework là phần mềm quản lý công việc thuộc công ty cổ phần BASE ENTERPRISE. Có chưa đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý công việc như giao việc, tưởng tác, quản lý…
Ưu điểm
- Phần mềm giao việc Wework cho phép quản lý công việc linh hoạt với các giao diện: Quản lý Kanban, Quản lý theo gantt chart, Quản lý theo dạng bảng,…
- Wework chứa nhiều văn bản báo cáo mẫu
- Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng. Mức giá này so với Zinwork tương đối cao hơn.
Nhược điểm
- Cung cấp nhiều mẫu báo cáo công việc nhưng chỉ dừng lại ở mức cơ bản
- Chưa hỗ trợ tính năng trực quan phân bổ cân bằng khối lượng công việc cho từng nhân sự
- Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô tổ chức, và nguồn lực lớn. Các công ty vừa và nhỏ về giải quyết sự vụ hằng ngày thường không phù hợp, và chi phí tương đối cao không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
4/ Mẹo lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn
Một vài thông tin về các phần mềm quản lý công việc trên chắc hẳn đã cung cấp cho bạn được kha khá lượng thông tin để có những sự lựa chọn phù hợp với quy mô và cách vận hành doanh nghiệp của mình. Tiếp theo đây Zinwork sẽ cung cấp cho bạn thêm một vài mẹo nhỏ để lựa chọn phần mềm đảm bảo phù hợp hơn:
- Đánh giá nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn, bạn cần có những tính năng nào, đáp ứng điều gì, hãy rà soát và tìm hiểu kỹ sau đó liệt kê ra để xem xét phần mềm nào mới thật sự phù hợp.
- Cần lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách cho phép, đối với các daonh nghiệp thường xuyên giải quyết các sự vụ hằng ngày nhưng nhân sự ít từ 7 đến 20 người thì Zinwork là một lựa chọn không tồi.
- Khảo sát và tham chiếu ý kiến của toàn bộ nhân viên và ban lãnh đạo trong nhóm hay doanh nghiệp của bạn để rà soát mức độ chấp nhận của họ tỏng việc áp dụng công nghệ vào quản lý hay không?
- Chính sách bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật bên phía phần mềm có tốt không? sử dụng hay ngắn hơn? Tốt nhất nên lựa chọn các phần mềm có thời gian sử dụng thử từ 1 tháng trở lên
- Thời gian dùng thử phần mềm tối thiểu 1 tháng, để trải nghiệm và tiếp cận phần mềm lâu hơn. Zinwork hiện tại đang có gói dùng thử 2 tháng Miễn phí.
5/ Doanh nghiệp có số lượng nhân sự từ 7 người nên lựa chọn phần mềm nào?
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật, công việc mang tính chất sự vụ hằng ngày, quy mô nhân sự từ 7 người trở lên, cần một công cụ tạo và giao việc nhanh chóng, sử dụng được cả trên điện thoại di động và máy tính, giúp kiểm soát và quản lý tiến độ, hiệu suất công việc, lưu trữ thông tin giữ liệu khách hàng, hồ sơ nhân viên được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giao diện thân thiện linh hoạt và dễ sử dụng với chi phí chỉ bằng nửa ly cà phê mỗi ngày. Bạn có thể tham khảo phần mềm Zinwork. Ngoài các tính năng trên Zinwork còn giúp:
- Phân loại khách hàng theo nhóm để dễ dàng quản lý
- Quản lý thiết bị, hỗ trợ truy xuất thông tin bằng mã vạch
- Quản lý xuất nhập tồn bán hàng thu chi
- Hỗ trợ chấm công, tính lương thưởng theo đầu việc và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân
Zinwork ra đời hướng đến sự đơn giản, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành nên rất tiện lợi dễ dùng với chi phí sử dụng thấp.Tiết kiệm thời gian cho nhân sự, tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.
Link tải và dùng thử Miễn Phí 30 ngày: https://acc.zinwork.com/
Hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn hỗ trợ.
Zinwork- Tự do không lo quản việc.
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
16 Nguyễn Hành, Khuê Trung, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Email: Support@zinwork.com
Liên hệ: 0905 44 0301
