Quản lý tài liệu có vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động của con người, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Không chỉ giúp công ty lưu trữ toàn bộ thông tin chính về nhân sự, tài chính, chiến lược,… Bên cạnh đó còn là thông tin của khách hàng,các hợp đồng cam kết. Dưới đây là một số cách quản lý tài liệu hiệu quả từ truyền thống tới hiện đại, hãy cùng Zinwork tìm hiểu nhé!
Quản lý tài liệu theo kiểu truyền thống
1/ Bố trí tủ lưu trữ tài liệu riêng
2/ Phân loại từng nhóm tài liệu riêng
3/ Lưu trữ tài liệu theo từng danh mục
4/ Sắp xếp tài liệu một cách khoa học
5/ Lưu trữ hồ sơ một nơi an toàn và dễ dàng tìm kiếm
Sử dụng phần mềm có tính năng lưu trữ và truyền thông tin tài liệu nội bộ
Quản lý tài liệu theo kiểu truyền thống
Đa số các tài liệu truyền thống thường là tài liệu giấy, hiện nay tại Việt Nam quản lý lưu trữ tài liệu giấy thông qua sổ sách, và lưu lại trong các kho tài liệu ở thư viện , văn phòng. Một số cách quản lý tài liệu theo cách truyền thống bao gồm:
1/ Bố trí tủ lưu trữ tài liệu riêng:
Thay vì dành một ngăn tủ nhỏ hay một kệ nhỏ để lưu trữ hồ sơ, hầu hết doanh nghiệp đều lựa chọn bố trí một tủ chỉ dành cho việc lưu trữ hồ sơ tại văn phòng vừa gọn gàng vừa tiết kiệm không gian, tránh lạc mất tài liệu. Tùy vào không gian và diện tích của mỗi văn phòng có thể bố trí các tủ tài liệu khác nhau tùy kích thước, chẳng hạn như diện tích văn phòng nhỏ có thể dùng tủ treo tường. Ở mỗi ngăn tài liệu nên ghi chú một vài mẫu giấy note để dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
2/ Phân loại từng nhóm tài liệu riêng:
Để tránh lộn xộn, nhầm lẫn và lạc mất hồ sơ cần phải phân loại hồ sơ theo một logic như theo chủ để, theo nhóm khách hàng, theo lĩnh vực, phòng ban…
3/ Lưu trữ tài liệu theo từng danh mục:
Lưu trữ tài liệu theo từng danh mục là liệt kê ra một cách hệ thống hóa hồ sơ của doanh nghiệp giúp dễ dàng phân biệt. Từ đó nhân viên dễ dàng bố trí sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.
Nên tạo một hệ thống danh mục ghi rõ vị trí của từng loại hồ sơ và lưu thông tin này vào máy tính hoặc dán vào kệ tài liệu để đến khi cần có thể tra cứu thông tin trên máy hoặc tờ danh mục trên kệ giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm hơn.
4/ Sắp xếp tài liệu một cách khoa học:
Một danh mục rõ ràng vô cần quan trong nhưng cách sắp xếp tài liệu lại quan trọng hơn, cần bố trí tài liệu trên kệ một cách khoa học theo thời gian, theo tính chất công việc, theo kí tự…
5/ Lưu trữ hồ sơ một nơi an toàn và dễ dàng tìm kiếm:
Đối với một số hồ sơ quan trọng cần được để ở nơi An toàn và dễ dàng tìm kiếm, có một cài cách như Lưu tài liệu quan trọng ở một ngăn riêng, chép tài liệu ra nhiều ổ CD để lưu trữ, tránh bị mất, Dán nhãn cho mỗi tập tài liệu, ghi rõ tên loại hồ sơ để dễ dàng phân biệt.
Sử dụng phần mềm có tính năng lưu trữ và truyền thông tin tài liệu nội bộ:
Thay vì tiêu tốn nhiều công sức, thời gian và tiền bạc cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu theo các kiểu truyền thống. Hiện nay các doanh nghiệp, tổ chức có thể áp dụng cho mình một phần mềm truyền thông nội bộ và lưu trữ tài liệu chuyên dụng với một vài thao tác đơn giản trên phần mềm Zinwork – Quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp. Phần mềm có tích hợp các tính năng như
- Lưu trữ các hình ảnh và tài liệu đã trao đổi và không bị mất theo thời gian
- Phân loại và lưu trữ các loại giấy tờ một cách nhanh chóng chỉ cần điện thoại và không cần phải mang theo máy tính mọi lúc mọi nơi.
- Chia sẻ và gửi thông tin tài liệu cho các bên liên quan dễ dàng
- Dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin khách hàng, tài liệu công ty.
Zinwork ra đời hướng đến sự đơn giản, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành nên rất tiện lợi dễ dùng với chi phí sử dụng thấp.Tiết kiệm thời gian cho nhân sự, tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.
Link tải và dùng thử Miễn Phí 2 tháng: https://acc.zinwork.com/
Hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn hỗ trợ.
Zinwork- Tự do không lo quản việc.
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM
16 Nguyễn Hành, Khuê Trung, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Email: Support@zinwork.com
Liên hệ: 0905 44 0301
