3 Bước Giao việc cho nhân viên kỹ thuật cần có kỹ năng và nguyên tắc hiệu quả

Giao việc cho nhân viên là một hình thức bàn giao nhiệm vụ liên quan đến công việc. Đó là cách nhà quản lý sử dụng năng lực của từng cá nhân vào đúng những công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ.

Giao việc cho nhân viên như thế nào là hiệu quả?

Nếu người quản lý có cách giao việc hiệu quả, giao việc phù hợp, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên được cải thiện, quy trình làm việc trơn tru hơn.

Hai phương thức giao việc phổ biến là họp trực tiếp, bàn giao từng cá nhân và gián tiếp thông qua các ứng dụng chat hay phần mềm trên thiết bị di động có kết nối Internet. Dù là trực tiếp hay gián tiếp thì người quản lý cần xác định công việc giao đến đúng người, đúng mục đích và đầy đủ thông tin cần thiết thì công việc được hoàn thành mới đạt hiệu quả tối đa được.

Giao việc cho nhân viên dựa trên nguyên tắc nào?

Công việc được giao cần phù hợp với khả năng của nhân viên

Hầu hết mọi người nói chung, đội ngũ nhân viên nói riêng ai cũng có những điểm mạnh về chuyên môn và những nhược điểm còn hạn chế. Nhà quản lý cần có khả năng quan sát, hiểu và đánh giá đúng năng lực của từng người. Từ đó, tìm ra những ưu điểm và phát huy chúng hiệu quả. Công việc được giao phù hợp với năng lực của nhân viên, giúp tối ưu hiệu suất, hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn.

Phân bổ công việc phù hợp, rõ ràng về mốc thời gian bắt đầu và deadline cụ thể

Phân bổ công việc là một điều hết sức quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản lý giảm thiểu bớt gánh nặng gắn chặt với công việc thường ngày. Mỗi nhân viên đều có một nhiệm vụ chỉ đích danh mình, rõ ràng minh bạch, nên sẽ tránh được tình trạng mơ hồ, tị nạnh và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.

Bàn giao công việc rõ ràng về nhiệm vụ cần làm, thời gian thực hiện, deadline cụ thể, lưu ý đi kèm, đính kèm các thông tin cần thiết (khách hàng, máy móc thiết bị…),… giúp tiết kiệm thời gian trao đổi lắt nhắt, nhân viên phải truy xuất thông tin nhiều lần. Một phương thức giao việc chuyên nghiệp giúp tạo dựng một văn hóa làm việc khoa học, nguyên tắc và mang đến hiệu quả cao. Sử dụng phần mềm quản lý giao việc cho nhân viên giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tận dụng được tối đa năng lực làm việc của họ.

Thường xuyên theo dõi giám sát công việc một cách tinh tế

Kiểm tra và giám sát công việc đã bàn giao là một trong những điều không thể bỏ qua của nhà quản lý. Nhưng giám sát công việc như thế nào? Làm sao để giám sát hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo sự tinh tế, hạn chế áp lực cho nhân viên?

Người quản lý không nên can thiệp quá sâu vào công việc của họ thay vào đó hãy đánh giá từ kết quả làm việc và thời gian hoàn thành công việc. Hiện nay, có rất nhiều công cụ phần mềm giúp giao việc, đính kèm thông tin công việc, nhân viên có thể chủ động cập nhật trạng thái công việc từ xa mà không phải nghe gọi điện thoại liên tục như trước đây. Đó cũng là một phương thức quản trị nhà quản lý nên cân nhắc.

Tổng kết, đánh giá hiệu suất công việc khách quan, rõ ràng minh bạch

Sau mỗi nhiệm vụ được hoàn thành, người quản lý có thể dựa vào thời gian hoàn thành công việc và phản hồi từ khách hàng để đánh giá hiệu quả rõ ràng minh bạch. Nếu chưa tốt hãy nhắc nhở, rút kinh nghiệm, nếu nhận được phản hồi tốt hãy động viên và khen thưởng nếu có. Một người lãnh đạo, minh bạch trong giao việc, rõ ràng trong đánh giá hiệu quả, khen thưởng xứng đáng với năng lực sẽ có được sự tin tưởng, gắn bó của nhân sự và dẫn dắt doanh nghiệp của mình phát triển hơn.

Quy trình giao việc cho nhân viên kỹ thuật (Giao việc cho nhân viên)

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các thông tin công việc

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin như:

• Mục tiêu công việc cần làm, ví dụ như Thay mực máy in, vệ sinh máy in,…
• Thông tin nhân sự chịu trách nhiệm chính
• Thời gian bắt đầu thực hiện và thời hạn bàn giao kết quả
• Thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, địa chỉ cần hỗ trợ,lịch sử giao dịch,…
• Thông tin sản phẩm, máy móc thiết bị cần xử lý, lịch sử xử lý sửa chữa, mã model, số seri,…
• Những lưu ý khi thực hiện công việc, hình ảnh và file đính kèm cần thiết nếu có,…

Hãy kiểm tra lại khối lượng công việc hiện tại của nhân viên để tránh tình trạng quá tải, gây áp lực cho họ. Hãy đảm bảo, khối lượng công việc vừa phải, công việc cần giao phù hợp với năng lực của nhân viên để họ thực hiện đạt hiệu quả tốt nhất.

Bước 2: Tiến hành giao việc cho nhân viên

Thông thường có một vài cách để bàn giao công việc cho nhân viên như:

Sắp xếp một cuộc họp, trao đổi trực tiếp công việc của mỗi người. Người quản lý cần chuẩn bị đầy đủ thông tin ở bước một và tiến hành trao đổi với nhân viên. Tuy nhiên, có một bất cập khi giao việc dưới hình thức này là khi trao đổi với một cá nhân những người khác sẽ phải ngồi nghe những công việc không liên quan đến mình, mất thời gian của họ và không đảm bảo riêng tư.

Sử dụng một phần mềm giao việc chuyên biệt dành riêng cho ngành dịch vụ kỹ thuật, người quản lý có thể bỏ qua bước họp hành rườm rà. Chỉ với một vài thao tác trên thiết bị có kết nối Internet, những thông tin ở bước 1 sẽ được thông báo đến từng cá nhân, có thể công khai hoặc riêng tư tùy theo tính chất của từng công việc.

Ngoài ra việc dùng phần mềm để quản lý giúp người quản lý dễ dàng trao quyền cho nhân viên, giới hạn yêu cầu hỗ trợ và sử dụng những nguồn lực nào.

Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc

Nhà quản lý cần theo dõi và kiểm tra sát sao quy trình thực hiện công việc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, đạt được hiệu quả như mong muốn và giải quyết những khó khăn tức thời.

Những rủi ro, hạn chế khi giao việc qua Zalo, gọi điện trực tiếp, chat facebook

Rất nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật vẫn sử dụng các công cụ như Zalo, gọi điện trực tiếp, các nền tảng chat khác để trao đổi và giao việc cho nhân viên. Những công cụ này khá dễ dàng sử dụng tuy nhiên vẫn mang đến nhiều khó khăn trong thực tế có thể kể đến như:

Với người quản lý:

• Không nắm được lịch trình làm việc của nhân viên, thời gian chính xác nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao
• Không nắm được tiến độ công việc đang ở bước nào ai là người chịu trách nhiệm cho một công việc
• Nếu không có mặt ở văn phòng sẽ khó giám sát nhân viên từ xa, phải gọi điện thoại chat liên tục
• Đánh giá hiệu quả công việc thiếu khách quan minh bạch

Với nhân viên được giao việc (Giao việc cho nhân viên)

• Trôi tin nhắn, trôi công việc, không nắm hết việc cần làm, hỏi đi hỏi lại nhiều lần về những thông tin cần thiết cho công việc
• Quên cập nhật tiến độ công việc, bị quản lý gọi điện giám sát liên tục, mất tập trung, gián đoạn quá trình xử lý
• Chính sách đánh giá khen thưởng chỉ dựa trên cảm tính người quản lý, thiếu công bằng

Phần mềm quản lý công việc Zinwork – ứng dụng giao việc cho nhân viên kỹ thuật hiệu quả