Giải quyết những khó khăn trong quản lý công việc ngành Máy Văn Phòng

Những năm gần đây, văn phòng hiện đại ngày càng nhiều, đồng nghĩa với sự xuất hiện của nhu cầu sử dụng nhiều thiết bị máy văn phòng như máy in, máy photocopy, máy tính, máy chiếu,.. Chính vì vậy, mô hình kinh doanh ngành máy văn phòng cũng trở nên phổ biến. Đối với ngành máy văn phòng nói riêng hay tất cả các ngành nghề kinh doanh nói chung thì khối lượng công việc nhiều, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt,.. từ đó làm nảy sinh nhiều vấn đề khó khăn, khiến các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý phải loay hoay tìm cách quản lý công việc cho hiệu quả. Sau đây Zinwork sẽ đưa ra một vài giải pháp giúp bạn giải quyết những khó khăn trong quản lý công việc ngành máy văn phòng nhé!\

MỤC LỤC

1/ Ngành máy văn phòng là gì?

2/ Những khó khăn thường xuyên gặp phải trong quản lý công việc ngành máy văn phòng

Khó khăn trong quản lý thiết bị máy văn phòng

Bất cập trong kiểm soát và quản lý công việc nhân sự

Khó khăn trong hỗ trợ khách hàng

Người quản lý bị gắn chặt trong hoạt động thường ngày

3/ Giải pháp giúp tối ưu quản lý công việc ngành máy văn phòng

1/ Ngành máy văn phòng là gì?

Ngành máy văn phòng (hay còn gọi là thiết bị máy văn phòng) là một hình thức kinh doanh, buôn bán, sửa chữa, cho thuê các thiết bị máy văn phòng như máy in, máy photocopy, máy chiếu… và đang trở thành ngành nghề kinh doanh thiết bị phổ biến trong những năm gần đây.

Tất nhiên đối với bất kỳ ngành nghề nào cũng sẽ có những khó khăn nhất định, ngành kinh doanh thiết bị máy văn phòng cũng không phải là ngoại lệ.

2/ Những khó khăn thường xuyên gặp phải trong quản lý công việc ngành máy văn phòng

Hiện nay, thực trạng hoạt động quản lý và điều phối công việc kinh doanh trong ngành điện máy văn phòng theo cách thức truyền thống như Nhóm chat Zalo, File Excel, điện thoại trực tiếp, phiếu giao nhận việc, và các loại giấy tờ khác… tương đối rườm rà phức tạp, làm mất nhiều thời gian. Xuất phát điểm từ ngành kỹ thuật điện máy chúng tôi nhận thấy rằng cách thức quản lý công việc  này gây ra nhiều khó khăn khiến việc kiểm soát và điều hành doanh nghiệp của giám đốc, ban quản lý doanh nghiệp kinh doanh trong ngành điện máy nói chung và điện máy văn phòng nói riêng thường xuyên gặp phải như:

Khó khăn trong quản lý thiết bị máy văn phòng:

Thiết bị đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với ngành máy văn phòng, chính vì vậy cách quản lý thiết bị làm sao để tránh thất thoát, hư hỏng, sửa chữa bảo hành đúng kỳ hạn,… cũng là một vấn đề khiến cho nhiều nhà lãnh đạo phải đau đầu. Đặc biệt là các thiết bị cho thuê, đổi trả và bảo hành, mỗi thiết bị sẽ có một mã counter khác nhau, nên việc quản lý bằng excel sẽ gây khó khăn trong kiểm soát và truy xuất thông tin lịch sử sửa chữa thiết bị.

Bất cập trong kiểm soát và quản lý công việc nhân sự:

Đa số nhân viên thực hiện các công việc sự vụ ngoài công ty khó quản lý, di chuyển phức tạp, chiếm dụng thời gian làm việc để giải quyết công việc cá nhân dẫn tới năng suất lao động kém, doanh thu thấp, giảm lợi nhuận.

Bên cạnh đó chi phí đào tạo một nhân viên thành thạo trong nghề mất rất nhiều thời gian, nếu cách quản lý công việc không hiệu quả, đánh giá hiệu suất làm việc thiếu khách quan, có thể nhân viên sẽ rời đi, và doanh nghiệp phải tốn công sức tìm người thay thế, đào tạo lại từ đầu. Chưa kể nếu mất đi một nhân viên giỏi gian và có tài thì quả thật đó là một mất mát tương đối lớn trong thời buổi đầy rẫy cạnh tranh như hiện nay.

Chậm trễ trong hỗ trợ khách hàng:

Khi nhận được nhiệm vụ hỗ trợ khách, nhân viên kỹ thuật thường phải nhờ người giao việc kiểm tra và thông tin lại lịch sử mua và sử dụng dịch vụ của khách gây mất thời gian và chậm trễ trong khâu hỗ trợ khách. Đối với ngành nghề nhiều cạnh tranh như thế này thì việc nỗ lực chăm sóc và giữ chân khách hàng là điều vô cùng cấp thiết nếu  muốn tồn tại lâu dài.

Người quản lý bị gắn chặt trong hoạt động thường ngày:

Mỗi ngày người quản lý phải nhận hàng trăm cuộc điện thoại khác nhau, để tư vấn, chốt công việc, yêu cầu của khách, tạo và giao việc đến từng nhân sự bằng điện thoại hoặc zalo dễ quên và sót công việc.

Sổ kho, sổ ghi công nợ, sổ chấm công, sổ bàn giao hàng, sổ kiểm kho, và rất nhiều những tài liệu bằng giấy khác chất chồng. Muốn truy xuất công nợ, hàng hóa phải lật từng cuốn sổ làm tốn thời gian của nhà quản lý, ảnh hưởng đến công việc của nhân sự. Dòng tiền Thu- Chi  thì không rõ ràng, khó kiểm soát và đối chứng

3/ Giải pháp giúp tối ưu quản lý công việc ngành máy văn phòng

Có thể thấy rằng khi quy mô kinh doanh của bạn ngày càng lớn thì khối lượng công việc cũng theo đó tăng lên, những cách quản lý công việc truyền thống thông qua điện thoại trực tiếp, nhóm chat Zalo, Excel,… nhiều khi không còn hiệu quả và trở nên quá tải, bạn rất dễ rơi vào trạng thái nhớ nhầm, ghi nhầm và bỏ sót công việc quan trọng. Vậy làm cách nào để sắp xếp một cách khoa học, quản lý tối ưu công việc giúp việc kinh doanh ngày càng phát triển hơn. Với công nghệ hiện đại, các phần mềm quản lý công việc có thể sẽ là một lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn

Zinwork là phần mềm quản lý công việc và tự động hoá doanh nghiệp, là giải pháp được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực điện máy văn phòng.

Thứ nhất, giúp quản lý máy móc thiết bị chính xác nhanh chóng

• Truy xuất lịch sử sữa chữa, thay thế phụ tùng
• Quét mã trên thiết bị là có ngay thông tin, số liệu và lịch sử việc xử lý và trạng thái trong quy trình.
• Quản lý các hoạt động sữa chữa bảo hành thiết bị

Thứ hai, Zinwork giúp hỗ trợ quản lý công việc, giải phóng thời gian cho các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp.

Với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của thiết bị điện thoại thông minh và mạng máy tính có kết nối internet, Zinwork giúp người quản lý, chủ các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành Điện máy văn phòng giảm bớt gánh nặng như:

• Quản lý tổng thể nhân sự, các bộ phận: Thông tin về tất cả cá nhân, chức năng, nhiệm vụ số lượng thành viên doanh nghiệp. Phân công nhiệm vụ, công việc cụ thể đến trực tiếp cá nhân mà không cần thông qua phiếu giao việc hay nhân sự khác.
• Lên kế hoạch bố trí công việc tiếp theo nhanh, tiết kiệm thời gian.
• Zinwork là một công cụ giúp quản lý doanh nghiệp tự động số hóa, có thể đo lường được hiệu suất công việc mà từ trước đến nay chỉ đánh giá thông qua cảm tính như ( Lương, thưởng, năng lực nhân viên, đầu việc giao cho nhân viên)

Có thể bạn quan tâm:

Mẹo bảo trì cần thiết để giúp thiết bị cho thuê sẵn sàng doanh thu

• Giám sát, theo dõi tình trạng tiến độ thực hiện công việc rõ ràng, giảm tình trạng gian lận, chiếm dụng thời gian làm việc để giải quyết việc riêng của nhân sự.
• Số hóa việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo trì, nhân viên lắp đặt các sản phẩm vi tính, máy in. máy photocopy.
• Kiểm soát, thống kê tự động xuất nhập tồn kho, hàng hóa trong kho và dòng tiền thu chi minh bạch.
• Hỗ trợ giảm bớt sự xuất hiện của các loại sổ thu chi, sổ kho hàng, sổ chấm công, phiếu giao nhận việc.
• Có tính năng phân quyền bảo mật dữ liệu giữa người chủ và nhân sự giúp bảo đảm các tài liệu chủ chốt của công ty không bị đánh cắp.

Thứ ba, Giúp giải phóng gánh nặng công việc cho nhân sự.

• Nhân sự nắm bắt nhanh chóng những công việc được giao cụ thể
• Được đánh giá hiệu suất làm việc khách quan minh bạch thông qua tính năng tính điểm, chấm công theo đầu việc
• Giảm thời gian di chuyển từ hiện trường về lại văn phòng để nhận phiếu giao việc tiếp theo bằng tính năng chuyển trạng thái thực hiện công việc trong app.
• Truy xuất thông tin nhanh chóng, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc được giao
• Tăng hiệu suất làm việc, tăng doanh thu và lợi nhuận giúp nâng cao mức đãi ngộ, giữ chân người tài.

Thứ tư, Giúp chăm sóc và giữ chân khách hàng tốt hơn.

• Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử quá trình mua hàng và sử dụng dịch vụ của khách.
• Hỗ trợ tra cứu được toàn bộ thông tin lịch sử mua hàng, thiết bị, sữa chữa bảo hành của khách hàng nhanh và chính xác
• Hỗ trợ khách nhanh chóng, chính xác giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng và giữ chân họ lâu hơn.

Chỉ với một vài thao tác trên điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối mạng mà người quản lý, chủ doanh nghiệp và kể cả các nhân sự làm việc trong công ty có thể giảm tải được rất nhiều những gánh nặng, thao tác công việc mà trước đây phải mất đến hàng giờ đồng hồ để hoàn thành.

Zinwork ra đời hướng đến sự đơn giản, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành nên rất tiện lợi dễ dùng với chi phí sử dụng thấp.Tiết kiệm thời gian cho nhân sự, tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.

Link tải và dùng thử Miễn Phí 30 ngày:  https://acc.zinwork.com/

Hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn hỗ trợ.

Zinwork- Tự do không lo quản việc.