Chọn phần mềm quản lý công việc: Tiêu chí quan trọng nào doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý?

Đa số các chủ doanh nghiệp và các nhà quản trị hiện nay đã khai thác công nghệ vào công việc quản lý của mình. Phổ biến nhất là sử dụng các ứng dụng miễn phí như Zalo để phân việc và kiểm tra tiến độ hay như Excel để tập hợp dữ liệu... Tuy rất thuận tiện, nhưng những công cụ này chưa đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ, yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, thậm chí trong một số trường hợp còn dẫn đến sai sót, nhầm lẫn không đáng có, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và hiệu suất công việc. Vì thế, ngày càng nhiều nhà quản trị, không chỉ ở những doanh nghiệp lớn mà cả những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, quan tâm và nhận định phần mềm quản lý công việc như một trợ thủ đắc lực giúp:

• Tăng sự chủ động, hợp tác và hiệu suất của nhân sự, giúp nhân sự hài lòng, thoải mái và có thu nhập tốt hơn
• Tăng niềm tin của người chủ với nhân sự của mình, giúp giải phóng người chủ khỏi những sự vụ nhỏ lẻ
• Tăng sự liên kết giữa các nghiệp vụ, giúp nâng cao kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Tuy nhiên, để chọn được một, trong số rất nhiều phần mềm trên thị trường, mà phù hợp với doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng. Vậy đâu là những tiêu chí quan trọng nào doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tránh những lãng phí không đáng có?

#1. Nhu cầu của doanh nghiệp là gì?

Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty. Việc này giúp bạn tránh mua phải phần mềm không phù hợp hoặc phần mềm có nhiều tính năng không cần thiết cho công việc. Vì điều này sẽ dẫn đến lãng phí ngân sách của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 20 người hoặc/và công việc đa phần mang tính ngắn hạn. Hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:

• Bạn cần nó quản lý những công việc gì?
• Nó sẽ được dùng cho bao nhiêu người?
• Đâu là những tính năng cần thiết mà bạn muốn? Và bạn cần ưu tiên những tính năng nào?
• Và đừng quên xác định trình độ sử dụng phần mềm của nhân viên như thế nào?

#2. Ngân sách của doanh nghiệp đến đâu?

Yếu tố tiếp theo mà nhà quản lý cần quan tâm đến chính là ngân sách đầu tư. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc thuê ngoài phát triển phần mềm riêng cho mình, mua phần mềm trọn gói hoặc sử dụng phần mềm thuê bao. Trong khi 2 lựa chọn ban đầu mang lại cho doanh nghiệp quyền sở hữu, kiểm soát thì chi phí đầu tư sẽ rất cao và yêu cầu phải có đội ngũ kỹ thuật am hiểu để vận hành và duy trì hệ thống, lựa chọn thứ 3 lại đang ngày càng thịnh hành vì ưu thế tiện lợi, chi phí thấp hơn. Đồng thời, bạn cũng cần lưu ý chi phí khác như chi phí tích hợp, chi phí đào tạo & hỗ trợ, chi phí bảo mật... Trước khi quyết định mua bất kỳ một phần mềm nào, bạn cần hỏi kỹ nhà cung cấp về tất cả các khoản chi phí phải trả nếu sử dụng nó trong thời gian dài.

#3. Những tính năng cơ bản và cần thiết đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, nhà quản lý nên xem xét đến những tính năng mà phần mềm quản lý cần đáp ứng cho nhu cầu của doanh nghiệp mình. Nhà quản lý có thể dựa trên 3 tính năng cơ bản và cần thiết dưới đây:

• Cộng tác: Đây sẽ là yếu tố đầu tiên mà nhà quản lý, chủ doanh nghiệp cần xem xét đến, nhà quản lý cần phải giao tiếp với nhân viên của mình khi phân công và góp ý công việc, các thành viên nhóm cần giao tiếp để có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau. Các tính năng cộng tác cần thiết nên có như: tạo việc, giao việc, thông báo, bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email,…
• Tiến độ: Giúp nhà quản lý theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Hai cách phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là sơ đồ Gantt và bảng Kanban. Chúng thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan ngay trên phần mềm. Nếu đặc thù công việc của doanh nghiệp đa phần là sự việc nhỏ, ngắn hạn thì Kanban sẽ phù hợp hơn trong khi Gantt sẽ thuận tiên hơn cho công việc theo dự án.
• Phân quyền: Đây là một tính năng quan trọng và tối cần thiết. Nó sẽ giúp bạn phân chia các vai trò khác nhau trong team. Đồng thời, cũng đảm bảo việc bảo mật dữ liệu, thông tin quan trọng.

#4. Sự thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm ra sao?

Lựa chọn một phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp chính là việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp với tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Do đó, bạn nên ưu tiên các phần mềm dễ sử dụng và tính ứng dụng thực tiễn cao. Việc lựa chọn một phần mềm có nhiều tính năng phức tạp so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng không phải là một giải pháp tốt. Điều này chỉ gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp.

#5. Tiện ích đặc thù

Một số lĩnh vực, ngành nghề, sẽ có các đặc thù nghiệp vụ, ví dụ với doanh nghiệp ngành kỹ thuật, công việc liên quan đến thiết bị, hàng hoá, máy móc sẽ cần tiện ích cho phép quản lý và tích hợp thiết bị với công việc hay với doanh nghiệp kinh doanh/thương mại, tính năng bán hàng sẽ cần thiết.

#6. Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp

Cuối cùng, bạn nên xem xét đến nhà cung cấp phần mềm cho phép trải nghiệm hoặc dùng thử; hỗ trợ trong quá trình sử dụng và đào tạo nhân viên sử dụng; lắng nghe phản hồi của người dùng và dành thời gian cho việc khắc phục lỗi, cung cấp các tính năng mới và nâng cấp phần mềm.

Zinwork - Phần mềm quản lý công việc được lựa chọn nhiều nhất cho các ngành dịch vụ - kỹ thuật

Zinwork là giải pháp quản lý công việc được hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Zinwork rất hiệu quả và tối ưu cả về tính năng và ngân sách với doanh nghiệp quy mô từ 5 đến hơn 20 nhân sự và đặc biệt phù hợp với các ngành nghề liên quan đến dịch vụ kỹ thuật.

Zinwork đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cộng tác, tiến độ và báo cáo công việc, đi cùng với nhiều tiện ích gia tăng hỗ trợ vận hành doanh nghiệp. Zinwork là phần mềm duy nhất có phân hệ quản lý thiết bị, hàng hoá và tích hợp sẵn các phiếu, biểu mẫu rất thuận tiện cho công việc.

Zinwork gọn nhẹ và dễ sử dùng, vừa có ứng dụng di động, vừa có ứng dụng web nên rất phù hợp với tất cả nhân sự trong công ty, đặc biệt là đối với đội ngũ kỹ thuật viên thường xuyên di chuyển. Zinwork luôn lắng nghe phản hồi của khách hàng và tiên phong nỗ lực nâng cấp giải pháp và cải thiện dịch mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng. Hãy nhấn vào hình bên dưới để tham khảo ngay phần mềm Zinwork!