ZINWORK - TIN TỨC

Những kiến thức, kinh nghiệm, mẹo hay, tài liệu quản lý cho các chủ doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0

Cách khắc phục Nhược Điểm Quản Lý Tiến Độ Kỹ thuật viên bằng Excel

15/07/2022 - Quản lý công việc,

Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, các giải pháp quản lý vận hành doanh nghiệp đang dần được số hóa và phổ biến trong giới kinh doanh. Việc sử dụng Excel như một công cụ cốt lõi để quản lý tiến độ kỹ thuật viên máy in dần dần trở nên thủ công và lỗi thời. Với sự hạn chế về thời gian thực và thiếu linh hoạt, nhà quản lý không thể tối ưu được hiệu suất của nhân sự.

nhược điểm của Excel

Hạn chế khi sử dụng excel

Excel là một công cụ làm việc, quản lý mang tính phổ biến và hoàn toàn miễn phí đối với hầu hết mọi người và kể cả các doanh nghiệp lớn nhỏ. 

Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp liên quan đến dịch vụ kỹ thuật, ngày càng nhiều máy móc thiết bị, vật tư với nhiều mã model khác nhau. Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phải làm việc liên tục với các tác vụ khác nhau như bảo hành, bảo trì, sửa chữa lắp đặt hàng trăm loại máy móc. Với khối lượng công việc ngày càng gia tăng, việc quản lý tiến độ cũng trở nên khó khăn hơn. Một bảng tính thôi là chưa đủ, doanh nghiệp cần nhiều hơn thế nữa.

Với trường hợp kỹ thuật viên thường xuyên di chuyển bên ngoài hiện trường, để theo dõi được tiến độ khi dùng excel, nhà quản lý phải liên tục thực hiện những thao tác thừa thãi như lục lại nhiều tập tin excel để truy xuất, liên tục gọi điện cập nhật tiến độ,... Điều này vô tính làm tốn thời gian, thiếu trực quan và quá tải đối với cả nhà quản lý và đội ngũ kỹ thuật viên hiện trường.

Sẽ không có gì đáng kể nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có từ hai đến ba nhân viên kỹ thuật. Nhưng thử nghĩ xem nếu công việc kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng, hàng trăm công việc phải xử lý mỗi ngày thì liệu bạn có đủ sức?

Một vài hạn chế của Excel cho thể kể đến như: 

Đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng và kiến thức 

Những tưởng excel vô cùng đơn giản, nhưng thực tế để tạo ra một bảng tính quản lý tiến độ phù hợp, đòi hỏi ở người quản lý rất nhiều kỹ năng. Để thiết kế ra được một bảng tính chuyên dụng, phù hợp với ngành nghề của mình, họ phải nắm vững kiến thức về hàm số, tư duy cấu hình logic. Và hầu hết các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật không phải ai cũng đủ khả năng và có xuất thân tốt từ môi trường được đào tạo bài bản. Những bảng tính được thiết kế sẵn, miễn phí và rao bán trên các diễn đàn dành cho các doanh nghiệp thường chung chung, khó áp dụng với thực tế của họ.

Nắm tiến độ thiếu trực quan và linh hoạt

Mỗi ngày có hàng trăm công việc, mỗi công việc có những tiến độ thay đổi từng ngày, chưa kể mỗi công việc đều liên quan đến một khách hàng, máy móc thiết bị khác nhau. Việc quản lý các dữ liệu liên quan cũng đã mất rất nhiều thời gian. 

Với cách quản lý thủ công trên Excel, mỗi ngày hàng chục hàng trăm công việc cần quản lý tiến độ, quy trình bảo hành, bảo trì rườm rà. Từ việc điền thông tin hiện trạng chuyển bước trong quy trình, báo cáo cập nhật với các bên liên quan cũng đã ngốn hết hơn nửa số thời gian dành cho công việc của bạn.

Thảo luận không thể làm trực tiếp trên excel bắt buộc phải thông qua công cụ thứ ba, khiến việc trao đổi các công việc khác nhau bị chồng chéo, thiếu rạch ròi.

Chỉ nắm tiến độ cơ bản, không nắm được chi tiết

Người dùng Excel để quản lý chỉ xem được tiến độ tổng quan, cơ bản chứ không thế nắm chi tiết từng công việc, hay theo dõi kết quả của từng giai đoạn. Điều này khiến nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, khó khăn hơn trong phân tích, đánh giá tiến độ làm việc, thiếu minh bạch trong đánh giá hiệu suất nhân sự, ảnh hưởng đến hiệu quả lâu dài của doanh nghiệp.

Cách khắc phục Nhược Điểm Quản Lý Tiến Độ Kỹ thuật viên 

Có thể thấy, những doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật thường có khối lượng đầu việc liên quan đến bảo hành, bảo trì, sửa chữa, lắp đặt nhiều vô kể. Đi cùng với đó là số lượng máy móc thiết bị, vật tư cũng tăng dần theo thời gian. Sẽ thật khó khăn nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng Excel và các công cụ chat rời rạc thông thường để quản lý tiến độ của đội kỹ thuật viên.

Cùng với sự phát triển của công nghệ số, đã có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý ra đời, hỗ trợ doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trong quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật lại gặp phải những vấn đề khác như:

  • Các giải pháp ERP hay nền tảng quản trị doanh nghiệp quá đồ sộ tốn kém
  • Các phần mềm quản lý quá chung chung, không phù hợp với đặc thù của ngành

Vậy cách để doanh nghiệp khắc phục vấn đề này là gì? 

Ứng dụng Zinwork vào quản lý giao việc và vận hành Spa

Zinwork cung cấp  giải pháp quản lý chuyên sâu dành riêng cho lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật tích hợp quản lý tổng thể công việc, máy móc thiết bị & khách hàng trong một nền tảng duy nhất. Giúp nhà quản lý, chủ doanh nghiệp quản lý tiến độ kỹ thuật viên chỉ với vài thao tác trên điện thoại di động hoặc laptop trơn tru và tiện lợi.

  • Giảm thất thoát vật tư, nắm chặt chẽ tổng quan về máy móc thiết bị
  • Giao nhận công việc linh hoạt, cung cấp đầy đủ thông tin liên quan, đo lường hiệu suất, tích hợp trên một nền tảng duy nhất
  • Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng chủ động

Có thể thấy việc quản lý tiến độ kỹ thuật viên bằng Excel có rất nhiều hạn chế, đặc biệt trong thời đại phát triển về công nghệ số như hiện nay. Một sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp là lựa chọn đúng giải pháp phần mềm đầy đủ tính năng phù hợp với đặc thù công việc giúp hỗ trợ quản lý tiến độ đội kỹ thuật hiệu quả hơn và tối ưu hóa hiệu suất chung.

Hy vọng bài việc trên có thể giúp bạn giải quyết được những khó khăn doanh nghiệp mình đang gặp phải. Chúc bạn may mắn và thành công!
Đăng ký tư vấn

Từ khóa

Bài viết liên quan

Phần mềm quản lý bảo hành – bảo trì hiệu quả

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý bảo hành phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị máy văn phòng, máy tính, camera,...

8 tính năng Zinwork giúp giảm hơn 70% vấn đề quản lý bảo hành

Phần mềm Zinwork hỗ trợ quản lý bảo hành máy móc thiết bị đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật dịch vụ, đặc biệt là ngành thiết bị - máy văn phòng

Zinwork thông báo tuyển dụng nhân viên kinh doanh tại Đà Nẵng

Công ty cổ phần Zinwork tuyển dụng nhân viên kinh doanh cho phần mềm quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp

Kỹ năng quản lý - 25/01/2022
Dấu hiệu cho thấy bạn đang nghiện công việc và cách khắc phục

Trong một nền văn hóa khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường khiến nhân viên làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn những người khác.

Liên Hệ

Vui lòng để lại thông tin để chúng tôi hỗ trợ