8 tính năng Zinwork giúp giảm hơn 70% vấn đề quản lý bảo hành

Phần mềm Zinwork hỗ trợ quản lý bảo hành máy móc thiết bị đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật dịch vụ, đặc biệt là ngành thiết bị - máy văn phòng. Zinwork giúp tối ưu hệ thống, hạn chế lỗi thủ công, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp.

Zinwork giúp doanh nghiệp thực hiện những điều trên bằng cách nào, cùng tìm hiểu thông qua 9 tính năng vượt trội trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

1/ Quản lý máy móc thiết bị, vật tư một cách khoa học 

Các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật nói chung, và ngành thiết bị máy văn phòng nói riêng, đều chứa rất nhiều tài sản máy móc, thiết bị, vật tư khó quản lý và lưu trữ thông tin một cách khoa học. Với cách quản lý hồ sơ máy móc thiết bị, thông tin liên quan bảo hành bảo trì bằng cách thủ công gây nên những rủi ro như xóa nhầm file, thất lạc thông tin, thao tác nhầm,...

Zinwork giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thông tin máy móc thiết bị, lịch sử tác động, bảo hành, bảo trì, sửa chữa, quy trình, người chịu trách nhiệm từng giai đoạn,... theo thời gian thực trong một nền tảng duy nhất.

• Quản lý máy móc, thiết bị và công cụ theo danh mục, phân nhóm quản lý
• Theo dõi vật tư thay thế dễ dàng
• Truy xuất lịch sử sửa chữa máy móc, thiết bị bằng mã quét
• Thống kê số khách hàng theo từng loại, model thiết bị

2/ Quản lý công việc bảo hành, bảo trì, sửa chữa theo quy trình tối ưu với đặc thù doanh nghiệp 

Nếu trước đây, các doanh nghiệp quản lý bảo hành, sửa chữa, lắp đặt,... không theo một quy trình chuẩn hóa cụ thể. Khi ứng dụng Zinwork vào quản lý vận hành, giúp doanh nghiệp quản quy trình bảo thành, bảo trì, sửa chữa,...một cách khoa học, chuẩn hóa và tùy chỉnh phù hợp với đặc thù riêng biệt của mỗi doanh nghiệp.

• Mọi công việc liên quan được bố trí phân loại rõ ràng theo Việc Mới - Đang làm - Đã xong
• Phân bổ công việc đúng người, ở thời điểm phù hợp và tránh chồng chéo công việc
• Lịch trình làm việc chi tiết, rõ ràng thời gian bắt đầu và kết thúc
• Gắn nhãn công việc tùy chỉnh theo mức độ ưu tiên của công việc cần làm
• Cho phép đính kèm hình ảnh, ghi chú list công việc con, tài liệu, thông tin khách hàng, phân chia người chịu trách nhiệm chính khi phân bổ công việc

• Cho phép thiết lập quy trình cho các công việc giống nhau lặp lại nhiều lần như quy trình bảo hành, bảo trì, lắp đặt, sửa chữa…

3/ Hỗ trợ truy xuất thông tin liên quan dễ dàng

Chỉ với vài thao tác nhấp chuột, nhà quản lý, đội ngũ nhân sự có thể truy xuất: 

• Truy xuất lịch sử sửa chữa máy móc, thiết bị bằng mã quét
• Tự động xuất mặt hàng kho và ghi thu chi theo công việc đã đóng
• Tích hợp và xuất tự động các loại phiếu in liên quan đến đặc thù lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật
• Xuất báo cáo chi tiết công việc từng nhân sự, hồ sơ khách hàng, hồ sơ thiết bị,...

4/ Quản lý kho hàng hóa, vật tư và thu chi

Kho hàng hay kho vật tư chính là hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo hành, bảo trì, sửa chữa,.. góp phần hỗ trợ kịp thời cho đội ngũ kỹ thuật xử lý sự cố cho khách hàng. Quản lý kho hàng hóa, vật tư và thu chi với Zinwork giúp:  

• Quản lý nhiều danh mục và thuộc tính sản phẩm, dịch vụ
• Kiểm soát xuất nhập tồn bán và dòng tiền thu chi, công nợ
• Tự động xuất mặt hàng kho và ghi thu chi theo công việc đã đóng
• Tích hợp in các loại phiếu đa dạng

5/ Trao đổi công việc tách bạch, nhanh chóng trong cùng một nền tảng

Chức năng thảo luận trực tiếp tại nhiệm vụ bàn giao cho nhân sự giúp người quản lý dễ dàng nắm công việc rõ ràng, không chồng chéo, tránh nhầm lẫn việc nọ xọ việc kia trong các nền tảng chat trên trang  mạng xã hội. Tại mục thảo luận của app Zinwork, người dùng có thể thảo luận, tag tên, đính kèm flle, hình ảnh,... và tất cả những thứ liên quan đến công việc đang thực hiện.

6/ Tính bảo mật thông tin nội bộ cao

Bảo mật thông tin là yếu tố bất cứ doanh nghiệp nào cũng chú trọng hàng đầu. Đặt biệt là dữ liệu liên quan đến khách hàng và bí quyết kinh doanh, các chủ doanh nghiệp, quản lý chỉ thật sự chia sẻ với những nhân viên thật sự tin tưởng. Zinwork có hàng loạt tính năng phân quyền bảo mật nhằm giúp doanh nghiệp giữ an toàn dữ liệu của mình:

• Phân quyền truy cập thông tin khách hàng đảm bảo chỉ những người phù hợp mới được phép truy cập vào đúng tài nguyên.
• Ai là người chịu trách nhiệm chính công việc
• Phân quyền truy cập thông tin máy móc thiết bị 
• Phân quyền truy cập các phân hệ nằm trong quyền hạn nhân sự

7/ Hỗ trợ theo dõi, đánh giá, báo cáo tiến độ bảo hành trực quan, tức thời

Một tính năng quan trọng với mọi nhà quản lý là giúp họ theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả công việc bảo hành, một cách nhanh chóng, chính xác và trực quan. Từ đó đưa ra các định hướng phân bổ công việc cho các nhân sự trong tương lai.

Zinwork hỗ trợ nhà quản lý tổng kết  báo cáo tổng hợp, đánh giá hiệu quả, giúp tự do phát triển công việc kinh doanh

• Báo cáo tổng quan khối lượng, tính chất, tiến độ công việc
• Nắm được tổng quan công việc theo quy trình bảo hành đang ở bước nào, các quy trình con thực hiện đến đâu
• Thống kê chi tiết việc, thời gian, hiệu suất từng nhân viên
• Phân tích tình hình khách hàng, giá trị mang lại của từng khách
• Báo cáo rõ ràng thu chi lợi nhuận, xuất nhập tồn sản phẩm
• Dễ dàng so sánh, hiệu suất làm việc giữa các đội nhóm khác nhau trong doanh nghiệp

8/ Quản lý mọi lúc mọi nơi, linh hoạt ở nhiều thiết bị như mobile - Tablet

Zinwork giúp quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, thông báo tức thời với mọi thiết bị có kết nối Internet. Phiên bản mobile di động giúp cho đội kỹ thuật viên dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ được giao, truy xuất thông tin nhanh chóng, hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất công việc cho toàn doanh nghiệp.

Hy vọng thông tin về 8 tính năng trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn sự tiện ích của giải pháp phần mềm quản lý công việc. Chúc bạn sẽ có những lựa chọn sáng suốt và thành công trong kinh doanh!