7 chìa khóa để quản lý công việc hàng ngày  

Quản lý công việc hàng ngày về cơ bản là phương thức liên lạc, giao phó và truyền thông tin đến từng mọi người làm việc ở các cấp độ khác nhau để tạo ra một cơ chế xem xét, bàn giao công việc, cung cấp thông tin chi tiết về công việc mỗi ngày.

Các doanh nghiệp cần thực hiện một phương thức mới để giám sát các công việc đã được lên kế hoạch và kết quả đạt được, một phương thức đảm bảo việc thực hiện đầy đủ đúng tiến độ và cho phép phản ứng nhanh hơn và hiệu quả hơn đối với khó khăn thay đổi liên tục.

Hệ thống CNTT rất phức tạp của hầu hết các công ty (kho lưu trữ tất cả dữ liệu như excel, Zalo..) không cho phép nắm bắt thực tế tình hình và các quyết định được đưa ra quá muộn. Làm thế nào mọi người có thể mong đợi để đạt được mục tiêu hàng năm trong những trường hợp này? Những gì các công ty cần chúng tôi gọi là giải pháp quản lý công việc hàng ngày.

Quản lý công việc hàng ngày là gì?

Khái niệm về quản lý công việc hàng ngày về cơ bản là phương thức liên lạc, giao phó và truyền thông tin đến từng & mọi người làm việc ở các cấp độ khác nhau để tạo ra một cơ chế xem xét, bàn giao công việc, cung cấp thông tin chi tiết về công việc mỗi ngày. Nó đòi hỏi phải theo dõi thường xuyên các hành động, như được xác định bởi việc triển khai chiến lược, để xác minh xem kết quả mong đợi có đạt được hay không và - nếu không - đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Quản lý công việc hàng ngày cho phép mọi người ở tất cả các cấp của tổ chức hình dung rõ ràng việc thực hiện là tốt hay chưa đúng tiến độ vào bất kỳ ngày nào (nếu cần, thậm chí hàng giờ, hàng tuần hoặc hàng tháng) theo 3 cấp độ VIỆC MỚI – ĐANG LÀM – ĐÃ XONG.

Làm cách nào để cải thiện quy trình công việc?

Nó giúp nhanh chóng xác định những sai sót so với mục tiêu công việc, khiến mọi người tham gia vào quá trình đều có trách nhiệm như nhau trong việc thực hiện các hành động cần thiết để nhanh chóng khắc phục sự cố và khôi phục mức hiệu suất dự kiến.

Bên cạnh đó, chúng ta đều biết hiện nay nền kinh tế đang rất phức tạp và khó khăn do đại dịch Covid, sự tồn tại và phát triển của công ty đang bị ảnh hưởng rất nhiều trong một môi trường ngày càng khó lường, cạnh tranh và đầy rẫy bất ổn. Đây chính là thời điểm các nhà lãnh đạo cần dành thời gian để xem xét lại phương thức quản lý công việc hằng ngày của mình đã thực sự tối ưu và tiết kiệm chi phí hơn chưa.

7 Chìa khóa để quản lý công việc hàng ngày:

• Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch hàng ngày của mọi người trong tổ chức ở mỗi cấp từ trên xuống dưới.
• Kế hoạch hàng ngày phải được xuất phát từ tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức cũng như các mục tiêu dài hạn/hàng năm và các mục tiêu của bộ phận. Chúng được chuyển thành các lĩnh vực hoạt động chính của bộ phận cũng như mô tả công việc / vị trí. 
• Tập hợp các nhiệm vụ và hoạt động sẽ được thực hiện trong ngày theo một trình tự đã quyết định trên một mốc thời gian. Giao nhiệm vụ cho từng thành viên, từng bộ phận trên một nền tảng giao việc tập trung sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong triển khai kế hoạch hàng ngày.

Ứng dụng phương pháp Kanban để quản lý công việc hiệu quả

• Cần lên ưu tiên giải quyết nhanh chóng những vướng mắc và tập trung đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thân thiết trong ngày, dứt điểm để chuyển đổi sang công việc khác một cách nhanh chóng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có những công việc mang tính sự vụ.
• Các sản phẩm, dịch vụ cần giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì,…mỗi ngày  ngày của đội ngũ nhân sự phải đáp ứng tính linh hoạt và xử lý tình huống nhanh nhạy. Chính vì vậy, các thông tin cung cấp tương ứng với mỗi công việc cần đầy đủ, rõ ràng và tập trung để nhân viên được giao nhiệm vụ dễ dàng nắm bắt là xử lý kịp thời.
• Mỗi công việc được tạo ra cần phải phải có người chịu trách nhiệm chính và các cộng sự hỗ trợ, để khi có những sai sót xảy ra, người chịu trách nhiệm chính sẽ trực tiếp đưa ra phương án xử lý vấn đề và giải trình với ban lãnh đạo. Đây là một vấn đề “nhạy cảm” nên càng rõ ràng minh bạch, công việc sẽ càng đạt hiệu quả cao hơn.
• Các cải tiến liên tục về phương pháp quản lý công việc sẽ phải được thực hiện để đảm bảo rằng đạt được hiệu suất cao hơn trong các nguồn lực hiện có và với năng suất cao. Đặc biệt là cải tiến về công nghệ, việc ứng dụng một nền tảng quản lý công việc hiện đại, linh hoạt vào hệ thống doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được rất nhiều chi phí và tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia vào quy trình làm việc.

Mục đích của quản lý công việc hàng ngày là làm cho mọi người đến một nền tảng chung, chịu trách nhiệm và quyền sở hữu từng khía cạnh. Nền tảng quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp với với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của thiết bị điện thoại thông minh và mạng máy tính có kết nối internet, giúp người quản lý, chủ các doanh nghiệp quản lý tích hợp trong một nền tảng giúp giảm bớt gánh nặng giúp tăng đến 58% năng suất làm việc và giảm 27% chi phí vận hành.

Zinwork là phần mềm quản lý công việc và tự động hoá doanh nghiệp, là giải pháp được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong khối ngành liên quan đến kỹ thuật như máy văn phòng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa…

Bốn lợi ích lớn mà Zinwork mang đến cho chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý bao gồm:

• Quản lý công việc hàng ngày hiệu quả: Liên kết các nghiệp vụ làm việc tự động, tích hợp đầy đủ tính năng thiết yếu như quản lý nhân sự, thiết bị, khách hàng và báo cáo tổng quan trên 1 nền tảng chung sử dụng được trên điện thoại di động, PC và tablet.
• Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự: làm việc có quy trình và kế hoạch, tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia.
• Công việc được giao đến từng cá nhân minh bạch, rõ ràng giúp tăng trách nhiệm quyền hạn trong công việc, mọi người làm việc chủ động hơn.
• Đánh giá hiệu quả nhanh chóng, cộng tác dễ dàng, số liệu trực quan, Xem báo cáo trực quan mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet.

Đặc biệt, Zinwork cung cấp tính năng quản lý máy móc, thiết bị vật tư được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thiết bị máy văn phòng, dịch vụ kỹ thuật.

Khi kết hợp với theo dõi công việc bằng thời gian thực, phần mềm quản lý công việc Zinwork là một hệ thống mạnh mẽ để quản lý nhân sự, hiệu suất, hàng hóa, thiết bị và thu chi. 

Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Zinwork - Tự do không lo quản việc

Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM

Website: https://zinwork.com

Hotline: 0905 440 301