ZINWORK - TIN TỨC

Những kiến thức, kinh nghiệm, mẹo hay, tài liệu quản lý cho các chủ doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0

6 cách để cải thiện hệ thống quản lý thiết bị bạn nên biết?

17/09/2021 - Quản lý thiết bị,

Một tính năng quản lý thiết bị, máy móc, vật tư cho phép bạn theo dõi và quản lý mọi hoạt động có liên quan đến chúng trong doanh nghiệp của bạn đạt hiệu quả cao. Quản lý thiết bị, máy móc, vật tư bằng phần mềm tập trung tối ưu trên một nền tảng thống nhất không chỉ mang đến hiệu quả hoạt động tối đa mà còn cải thiện được mức lợi nhuận bạn mong muốn đạt được.

Bạn có thể theo dõi những gì với tính năng quản lý thiết bị?

Giám sát và theo dõi các máy móc, thiết bị, vật tư có nhiều module, mã số counter có thể trở thành một thách thức lớn đối với các chủ doanh nghiệp trong khối ngành kỹ thuật nếu không có giải pháp công nghệ chứa tính năng quản lý thiết bị hiệu quả.

Có một số nhà quản lý doanh nghiệp chỉ nghĩ đến việc theo dõi nhân sự và khách hàng, tuy nhiên việc quản lý thiết bị cũng quan trọng không kém, luôn có mối liên hệ đặc biệt với khách hàng, nhân sự và kể cả lợi nhuận của công ty bạn.

Nhiều doanh nghiệp trong ngành máy văn phòng, sản phẩm cốt lõi của họ bao gồm chất lượng dịch vụ và các loại máy móc, thiết bị, vật tư. Họ cần phải dung hòa và nỗ lực ở cả hai yếu tố này để giúp hoạt động kinh doanh tăng trưởng ổn định. Một phần mềm quản lý tổng thể có tích hợp tính năng quản lý thiết bị giúp họ đảm bảo, nắm được thời gian, tuổi thọ hoạt động của chúng trong tình thế chủ động kịp thời hỗ trợ khách hàng bảo trì, bảo dưỡng và giảm tình trạng gián đoạn công việc và hư hỏng vật tư thay thế tốn kém. Từ đó, nâng cao chất lương dịch vụ và vị thế trong tâm trí khách hàng.


Đọc thêm: 

Giải pháp quản lý máy móc, thiết bị cho thuê ngành máy văn phòng


Quản lý máy móc, thiết bị, vật tư chưa bao giờ là đơn giản đối với các nhà quản lý trong khối ngành kỹ thuật nói chung và ngành máy văn phòng nói riêng. Nếu bạn đang quản lý chúng bằng giấy, sổ sách và bảng tính và các cách thức truyền thống khác thì có thể sẽ khó khăn trong việc theo dõi tình trạng máy móc thiết bị vật tư trong thời gian thực.

Phần mềm tích hợp tính năng quản lý thiết bị giúp dễ dàng theo dõi tất cả các máy móc, thiết bị vật tư quan trọng của công việc trong một nền tảng tập trung . Tất cả thông tin trên hệ thống quản lý thiết bị dựa trên đám mây, bạn có thể theo dõi lịch sử giao dịch, hiệu suất, bảo trì và chi phí gắn với từng khách hàng để cải thiện hoạt động.

Dưới đây là sáu cách phần mềm quản lý có tính năng quản lý thiết bị có thể giúp bạn theo dõi và cải thiện hoạt động của mình.

1. Cộng tác với các nhân viên kỹ thuật của bạn từ xa

Công ty của bạn có nhiều nhân viên kỹ thuật, thường xuyên di chuyển bên ngoài và rời rạc ở khắp nơi, việc áp dụng phần mềm quản lý thiết bị sẽ giúp tối đa hóa việc truy xuất thống tin, lịch sử sửa chữa , rút ngắn thời gian trao đổi thông tin nội bộ và tăng hiệu quả cộng tác công việc giữa các nhân sự với nhau. Sử dụng tính năng quản lý thiết bị với ứng dụng di động cho phép bạn theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động của mình từ xa.

Người quản lý có thể giao việc liên quan đến một thiết bị cho nhân viên kỹ thuật nhất định nhưng vẫn đảm bảo thiết bị được bảo dưỡng đúng cách, giải quyết đúng vấn đề khách gặp phải mà không cần kiểm tra thực tế.

Việc phân công nhiệm vụ liên quan đến thiết bị rõ ràng tạo ra phương án đánh giá cho từng vấn đề phát sinh liên quan đến thiết bị và yêu cầu các thành viên trong trong công ty phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra sai sót.


Có thể bạn cần:

Thông báo tuyển cộng tác viên đại lý kinh doanh phần mềm Zinwork


Khi có vấn đề phát sinh tại hiện trường, người quản lý và nhân viên kỹ thuật của họ có thể giao tiếp, trao đổi công việc nhanh chóng ngay trên điện thoại di động để giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu quả. Các nhân viên của bạn cũng có thể phản hồi nhanh chóng về những nhu cầu phát sinh của khách hàng liên quan đến máy móc, thiết bị, vật tư.

Điều này không chỉ giúp bạn cung cấp thông tin tốt hơn mà việc cộng tác trên nền tảng di động giúp tăng năng suất và thúc đẩy sự gắn kết trong quy trình vận hành của công ty bạn.

2. Phát hiện ra các vấn đề về thiết bị bằng việc kiểm tra lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành và thay thế.

Theo dõi tình trạng thiết bị của khách hàng là cách tốt nhất để tối đa hóa hiệu quả, tránh thời gian ngừng hoạt động đột ngột của thiết bị và chăm sóc khách hàng sau mua.

Trong khi các hình thức theo dõi, truy xuất thông tin bằng giấy từ lâu đã trở thành truyền thống nhưng lại thiếu hiệu quả. Các vấn đề khách hàng gặp phải không thể được trấn an và giải quyết ngay lập tức, thường dẫn đến các vấn đề phức tạp và có thể khách hàng của bạn sẽ bỏ đi.

Khi có tính năng quản lý thiết bị giúp bạn nhận được thông báo từ khách hàng về các sự cố thiết bị trong thời gian thực. Người quản lý được thông báo ngay lập tức và dự đoán chính xác vấn đề nằm ở đâu và có thể bắt đầu lên lịch bảo trì, sửa chữa cho khách.

3. Trao đổi thông tin trong quá trình làm việc với từng công việc và nhân sự nhanh chóng hiệu quả

Ngoài tính năng quan lý thiết bị, phần mềm quản lý công việc còn có giúp bạn theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân sự và cho phép bạn trao đổi các vấn đề với họ. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, nhân viên kỹ thuật có thể cập nhật tiến độ ngay trên điện thoại di động.

Người quản lý chỉ cần kiểm tra và đóng việc thì các thông số liên quan đến thiết bị, xuất nhập tồn kho và dòng tiền thu chi sẽ tự động cập nhật nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực.

4. Theo dõi thông tin lịch sử giao dịch để tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên

Quản lý theo dõi thông tin, lịch sử giao dịch liên quan tới thiết bị phù hợp là một yếu tố quan trọng trong tối ưu hiệu suất và lợi nhuận của công ty bạn. Hai trong số những trở ngại lớn nhất đối với các nhà quản lý là theo dõi tiến độ công việc của nhân viên và quản lý lịch sử giao dịch khách hàng gắn với từng thiết bị có thông số kỹ thuật riêng biệt.

Người quản lý có thể theo dõi các giao dịch sữa chữa trong quá khứ chi tiết và liên kết lại với nhau để dự đoán chính xác vấn đề gặp phải sau đó giao việc cho kỹ thuật viên và theo dõi tiến độ sửa chữa từ đầu đến cuối. Để trao đổi trực tiếp với kỹ thuật viên chịu trách nhiệm mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện trong nhóm chat của các thành viên khác, người quản lý có thể trao đổi ngay vào mục bình luận của mục công việc được giao cho nhân sự đó.

Ngoài ra phần mềm còn tích hợp tính năng tự động gửi email nhắc việc đến từng nhân sự chịu trách nhiệm, công việc liên quan được tạo và giao trước đó, giúp nhân viên nhanh chóng thực hiện công việc được giao, máy móc thiết bị cho thuê, cần bảo hành, bảo dưỡng sửa chữa sẽ được xử lý kịp thời, nâng cao chất lương phục vụ trong tâm trí khách hàng của công ty bạn.

5. Theo dõi số lần bảo hành, bảo trì sửa chữa để kịp thời xửa lý và kéo dài tuổi thọ

Nếu bạn đang kinh doanh buôn bán máy móc thiết bị và kiêm luôn cả cho thuê thì việc thực hiện bảo trì định kỳ theo dõi đảm bảo bạn tận dụng tối đa tuổi thọ của thiết bị đó.

Theo dõi số lần bảo hành, bảo trì trong hệ thống quản lý thiết bị cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề máy móc thiết bị từng gặp phải. Dữ liệu này có thể giúp bạn theo dõi bảo trì phòng ngừa và đúng thời hạn để kéo dài tuổi thọ thiết bị và ước tính khi nào thiết bị nên được thay thế.

Bằng cách phân tích số liệu theo thời gian thực tế được lưu trữ trong phần mềm, bạn có thể xác định xem có nên thêm thiết bị mới có máy móc cho thuê của mình hay không.

6. Theo dõi chi phí để đảm bảo khả năng sinh lời

Đối với các máy móc, thiết bị cho thuê thì việc theo dõi chi phí bảo trì thay thế vật tư đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, chú tâm vào quản lý máy móc thiết bị, lịch sử thay thế sửa chữa, sẽ giúp bạn tìm ra cách khắc phục thay vì thay mới hoàn toàn làm tốn nhiều chi phí, giảm khả năng sinh lời.

Việc theo dõi và kiểm soát chi phí hoạt động trong thời gian thực có thể khó khăn nếu bạn đang sử dụng bảng tính không được tổ chức. Không chỉ khó xem các chỉ số thời gian thực mà việc nhập dữ liệu thủ công thường dễ bị nhầm lẫn dẫn đến tính toán sai.

Theo dõi chi phí liên quan đến máy móc, thiết bị trong phần mềm quản lý tích hợp cho phép bạn theo dõi toàn diện chi tiêu. Quản lý thiết bị trong phần mềm dựa trên đám mây tự động theo dõi chi phí theo thời gian thực.

Các nhà quản lý và các bên liên quan trong đội ngũ nhân sự có thể dễ dàng thực hiện phân tích chi phí và tiến hành các thay đổi chiến lược hoạt động kinh doanh. Sử dụng dữ liệu thời gian thực cho phép bạn đưa ra quyết định tự tin để cải thiện hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận.

Zinwork giúp bạn dễ dàng quản lý thiết bị và cả quy trình vận hành doanh nghiệp của bạn trên một nền tảng duy nhất! Bắt đầu bản dùng thử miễn phí  hoặc liên hệ nhận demo miễn phí  ngay hôm nay!

Zinwork - giải pháp quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp

Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Zinwork - Tự do không lo quản việc

Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP HCM

Website: https://zinwork.com

Hotline: 0905 440 301

Đăng ký tư vấn

Từ khóa

Bài viết liên quan

Thực trạng quản lý máy móc thiết bị của các doanh nghiệp hiện nay

Quản lý máy móc thiết bị là một hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật như thiết bị máy văn phòng, camera, vi tính,...

Cách tạo file excel quản lý thiết bị máy văn phòng mới nhất 2022

Chắc chắn bài viết về Cách tạo file excel quản lý thiết bị máy văn phòng dưới đây có thể sẽ giúp ích cho bạn đấy!

5 lợi ích khi quản lý thiết bị bằng phần mềm Zinwork

Quản lý thiết bị, máy móc, vật tư chưa bao giờ là đơn giản đối với các nhà quản lý trong khối ngành kỹ thuật nói chung và ngành thiết bị máy văn phòng nói riêng. 

Kỹ năng quản lý - 13/04/2022
Làm thế nào để tăng doanh số bán máy photocopy

Làm thế nào để tăng doanh số bán máy photocopy. Nếu bạn đang kinh doanh trong ngành máy photocopy thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Liên Hệ

Vui lòng để lại thông tin để chúng tôi hỗ trợ