6 bước giao việc cho nhân viên hiệu quả

Nhà quản lý cần nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên mà bạn giám sát. Đứng đầu một bộ phận, một công ty, quản lý cần truyền đạt các mục tiêu và đưa ra thước đo để hoàn thành công việc mỗi ngày.

Bằng cách phát triển mối quan hệ với người mà họ quản lý, từ đó họ tạo nên động lực để nhân viên của mình hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Điểm mấu chốt giúp công việc được hoàn thành xuất sắc và quá trình phân công công việc là thông tin công việc rõ ràng, ngắn gọn và khả năng mang đến cho nhân viên sự hài lòng và hứng thú trong công việc.

Cùng Zinwork tìm hiểu cách giao việc qua sáu bước sau đây nhé!

Bước 1: Tìm hiểu và nắm vững về kỹ năng và tính cách của nhân viên

Một nhà quản lý giỏi là một người luôn hiểu rõ về nhân viên của mình để biết họ có khả năng đảm nhận công việc nào. Nếu bạn là người quản lý mới hoặc thuê đội ngũ nhân viên mới, hãy gặp gỡ từng người và tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc trước đây, dự án mà họ dã tham gia, hiểu về mục tiêu công việc trong tương lai của họ.

Nên yêu cầu nhân viên tự chia sẻ những thành công và ưu nhược điểm của cá nhân họ và lưu chúng lại. Khi có cơ hội hãy lật lại hồ sơ của họ để biết thêm chi tiết. Để một công việc được hoàn thành tốt nhất, cần giao việc cho những nhân viên có khả năng hoàn thành việc đó tốt nhất.

Bước 2: Phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên và tầm quan trọng

Trước khi muốn giao một nhiệm vụ cho nhân viên của mình bạn cần nắm rõ về tầm quan trọng của công việc đó, chẳng hạn có cần xử lý gấp hay không. Ngoài ra, cần hiểu tính chất công việc, những rủi ro của công việc và lựa chọn nhân viên phù hợp cho công việc.

Bước 3: Tạo danh sách phân công công việc

Xây dựng một lịch trình chi tiết các công việc mỗi ngày phải được hoàn thành. Cung cấp ước tính về thời gian thực hiện công việc. Hãy gán những nhân viên có kinh nghiệm vào những nhiệm vụ phù hợp nhất với khả năng của họ.

Vận dụng những kiến ​​thức của bạn về kỹ năng và năng lực của nhân viên để chọn người phù hợp. Đôi khi, bạn có thể có hai hoặc nhiều người có khả năng hoàn thành công việc. Xem lại công việc họ đang làm và chọn người có đủ thời gian rảnh để thực hiện nhiệm vụ bạn cần. Để đảm bảo hoàn thành dự án thành công, đừng làm quá tải một người đã có đầy đủ công việc.

Tìm hiểu phần mềm có tính năng tạo danh sách phân công việc đơn giản nhất tại đây!

Bước 4: Đưa ra thông tin chi tiết về công việc, bao gồm phân công công việc, mục tiêu, thời hạn và các công việc được giao

Vạch ra các chi tiết về công việc, bao gồm phân công công việc, mục tiêu, thời hạn và các công việc được giao. Xác định mục tiêu cho công việc có thể hiểu đơn giản là hoàn thành việc bảo trì một thiết bị cho khách hàng trong thời gian hai giờ đồng hồ.

Một nhà quản lý giỏi tránh quản lý vi mô và quan tâm đến kết quả dự án. Nếu một số bước có các yêu cầu pháp lý phải được tuân thủ, hãy bao gồm các chi tiết này, nhưng nếu không, hãy cho phép mỗi nhân viên hoàn thành công việc theo cách phù hợp nhất với anh ta.

Bước 5: Phát triển công cụ đo lường hiệu suất khách quan

Cùng với công việc được giao, hãy quyết định các điểm chuẩn hoặc một phương tiện có thể định lượng được mà bạn sẽ đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Sự thành công của một công việc trở thành một phần của quá trình đánh giá được sử dụng để đo lường nhân viên đó cho các nhiệm vụ và mức tăng lương trong tương lai.

Bước 6: Lựa chọn một công vụ phù hợp để giao công việc cho nhân viên

Hãy lựa chọn một công cụ giao việc đơn giản phù hợp mà đội ngũ nhân viên của bạn có thể nắm bắt kịp từ lao động phổ thông đến nhân viên văn phòng. Cho nhân viên biết các phép đo bạn sẽ sử dụng cho hiệu suất.

Với thiết kế hướng đến sự đơn giản, tinh gọn, khai thác sức mạnh của thiết bị điện thoại thông minh và mạng máy tính có kết nối internet, Zinwork giúp người quản lý, chủ các doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh trong ngành Điện máy văn phòng,  Kỹ thuật, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp, Sửa chữa,… giải phòng thời gian quản lý công việc thường ngày tại đơn vị:

Có thể bạn quan tâm: Làm cách nào để cải thiện quy trình làm việc mà không cần thuê thêm nhân sự?

• Tạo, giao việc và theo dõi tiến độ công việc trên MỘT NỀN TẢNG DUY NHẤT: giúp thuận tiện trong trao đổi công việc giữa nhân viên và sếp, nhân viên nắm được nhiệm vụ của bản thân, sếp nắm được lịch trình của nhân viên, dễ dàng quản lý.
• Tiết kiệm chi phí thuê thêm nhân viên vì công việc quá tải nhờ vào các quy trình được tích hợp ở một nền tảng.
• Hiệu suất công việc được nâng cao nhờ quy trình làm việc thống nhất và phân loại rõ ràng: VIỆC MỚI – ĐANG LÀM – ĐÃ XONG – DUYỆT ĐÓNG. Hệ thống cho phép tự động gửi email nhắc việc trước khi bắt đầu và kết thúc một công việc.
• Thông tin liên quan đươc tích hợp đầy đủ vào từng công việc rút ngắn thời gian truy xuất và tra cứu thông tin, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, nâng cao chất lượng dịch vụ cho công ty.
• Báo cáo tiến độ dưới dạng biểu đồ Gantt Chart, biểu đồ tròn dễ dàng quan sát, xuất dữ liệu từ phần mềm sang Excel nhanh chóng.
• Độc quyền chỉ có ở Zinwork,tính năng lưu trữ hồ sơ các thiết bị có nhiều chỉ số phụ như: SỐ ĐẾM COUNTER, SỐ KHỔ, MODEL… gắn với từng khách hàng dễ dàng truy xuất và nắm được lịch sử máy móc, thiết bị, vật tư gắn với khách hàng.

Đọc thêm: 3 phương pháp quản lý kinh doanh các nhà quản lý nên biết

Zinwork ra đời hướng đến sự đơn giản, khai thác sức mạnh của mobile và cloud, tối ưu chuyên biệt cho từng ngành nên rất tiện lợi dễ dùng với chi phí sử dụng thấp. Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.