05 lý do doanh nghiệp Thiết bị văn phòng cần phần mềm quản lý công việc

28/10/2022 - Kỹ năng quản lý, Quản lý công việc,

05 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật

Để quản lý một doanh nghiệp hiệu quả là một quá trình vô vùng khó khăn, đặc biệt là doanh nghiệp có đặc thù chuyên ngành liên quan đến máy móc, thiết bị. Trong đó, vấn đề giao việc cho nhân sự, quản lý quy trình bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị đóng vai trò quan trọng và là yếu tố cốt lõi cho sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Nếu không có phương pháp quản lý hiệu quả, không chỉ khiến doanh nghiệp bị tụt hậu mà còn làm tăng chi phí.

Cùng Zinwork tìm hiểu 05 lý do để Doanh nghiệp Thiết bị văn phòng cần một phần mềm quản lý công việc trong bài viết dưới đây nhé!

Thực trạng quản lý phân công nhiệm vụ tại Doanh nghiệp Thiết bị văn phòng

Quá trình quản lý doanh nghiệp thiết bị văn phòng có thể đơn giản hóa bằng việc ứng dụng các công cụ chuyển đổi số, các giải pháp phần mềm quản lý giúp tích hợp toàn bộ dữ liệu, quản lý công việc nhân sự và các thông tin liên quan đến thiết bị, hoạt động của của doanh nghiệp trong thời gian thực.

Thực trạng quản lý phân công nhiệm vụ tại Doanh nghiệp Thiết bị văn phòng

Việc thiếu kiểm soát, thiếu chặt chẽ, thiếu thông tin trong quản lý bàn giao nhiệm vụ và máy móc thiết bị dẫn đến nhiều tổn thất tạo ra những thách thức trong quản lý mà nhà lãnh đạo phải đối mặt mỗi ngày.

Trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý công việc Zinwork ra đời, một nền tảng quản lý giao việc thông minh, tích hợp 4 phân hệ trong cùng một nền tảng liên quan đến Thiết bị, Nhân sự, Khách hàng, Thu Chi.

Đọc thêm:

Quảng Bình Bohemia Kaolin: quản lý doanh nghiệp khai thác và sản xuất với Zinwork

Chuyển đổi số trong quản lý doanh nghiệp không phải chỉ diễn ra ở các công ty lớn. Các công ty vừa và nhỏ cũng cần có một công cụ thiết yếu, phù hợp với quy mô và chi phí để quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Zinwork tập trung và cung cấp giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp thiết bị văn phòng từ quy mô nhân sự từ 4 người trở lên. Dễ dàng tiếp cận sử dụng và chi phí phù hợp kể cả các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ đều có thể trải nghiệm tốt.

Zinwork mang đến cái nhìn tổng quan về tình trạng công việc của nhân sự, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị, tổng quan giao dịch của khách hàng trong thời gian thực đảm bảo xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Phần mềm Zinwork ra đời với mục tiêu tăng hiệu quả giảm gánh nặng trở thành đồng minh lớn nhất của các nhà quản lý và đội ngũ kỹ thuật viên. Được đánh giá là phần mềm nhận được sự chấp thuận sử dụng của đội ngũ nhân viên cao, Zinwork luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp thiết bị máy văn phòng trong nước.

05 lý do để Doanh nghiệp Thiết bị văn phòng cần một phần mềm quản lý công việc

1/ Phân bổ bàn giao đầu việc cho nhân sự chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian

Giao việc theo cách thông thường như gặp mặt trực tiếp, gián tiếp qua điện thoại, nhóm chat, email, nhóm chat,... tương đổi rườm rà và phức tạp.

Phương thức giao việc bằng phần mềm quản lý công việc, người quản lý có thể tiết kiệm lên đến 80% thời gian dành cho truyền đạt thông tin cần thiết liên quan đến mỗi đầu việc.

Phân bổ bàn giao đầu việc cho nhân sự chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian

Thao tác đơn giản chỉ cần mở app ghi ra đầu việc cần làm, chọn người thực hiện, chọn khách hàng và thiết bị tương ứng, ghi chú hoặc thêm thông tin liên quan. Sau khi chọn hoàn thành, người được giao chỉ cần mở app là nắm được nhiệm vụ cần làm, thông tin cần thiết không mất thời gian truy xuất thêm thông tin từ quản lý hoặc bên thứ ba.

2/ Tích hợp liên kết chặt chẽ 3 module cốt lõi nhân sự, khách hàng và thiết bị

Phần mềm quản lý công việc Zinwork có thể tích hợp ba phân hệ trong một nền tảng, liên kết chặt chẽ, đồng bộ song phương tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng, thiết bị, nhân sự chịu trách nhiệm, lịch trình làm việc, kho hàng, lịch sử giao dịch, bảo hành, sửa chữa.

Tích hợp liên kết chặt chẽ 3 module cốt lõi nhân sự, khách hàng và thiết bị

Công nghệ ngày càng dễ sử dụng và có thể tích hợp giữa phần mềm quản lý bảo trì thiết bị và các hệ thống khác để đảm bảo đồng bộ song phương của tất cả các dữ liệu liên quan của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung trên một nền tảng duy nhất tất cả thông tin về thiết bị, kế hoạch bảo trì, nhiệm vụ, phụ tùng, thay thế và tài nguyên.

3/ Lên lịch làm việc cho từng cá nhân theo quy trình chuyên nghiệp

Lên lịch trình cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật là vấn đề khiến người quản lý đau đầu nhiều nhất. Hoặc không thể lên một lịch trình rõ ràng khi quản lý bằng các phương pháp thủ công truyền thống.

Ứng dụng di động, sử dụng mọi lúc mọi nơi

Điều này gây bất lợi cho việc kiểm soát đầu việc, phân chia nhiệm vụ, hoàn thành đúng tiến độ bàn giao cho khách hàng của người quản lý. Đồng thời đội ngũ kỹ thuật viên có thể nắm vững lịch trình công việc, chủ động sắp xếp thời gian, cập nhật tiến độ, giảm bớt sự giám sát, gọi điện liên tục của người quản lý.

4/ Ứng dụng di động, sử dụng mọi lúc mọi nơi

Phần mềm Zinwork có sẵn ở mọi nền tảng, được thiết kế tinh gọn, dễ dàng mang theo bên mình một cách tiện lợi. Đặc biệt, ở thời điểm hiện tại các thiết bị di động đang được sử dụng phổ biến rộng rãi, nên việc sử dụng app giao việc là điều cần thiết.

Thiết bị di động có đặc trưng là được thiết kế nhỏ gọn nên dễ dàng mang theo bên mình một cách tiện lợi. Đặc biệt, khi các thiết bị di động ngày càng đa dạng Zinwork phiên bản Mobile App có vai trò hỗ trợ, tạo điều kiện cho các nhà quản lý, quản lý hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

5/ Báo cáo trực quan, đánh giá hiệu quả hoạt động nhanh chóng

Zinwork hỗ trợ tóm tắt tất cả những gì mà nhân viên đã làm được trong khoảng thời gian có thể là một ngày, tháng, năm… rõ ràng chi tiết trong một dashboard, kết hợp phiên bản hiện đại của phương pháp quản lý Kanban.

Báo cáo trực quan, đánh giá hiệu quả hoạt động nhanh chóng

Zinwork cho phép người quản lý kiểm soát được từng đầu việc riêng lẻ, tách bạch, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, kịp thời xử lý vấn đề phát sinh. Đồng thời còn cho thấy cái nhìn tổng quan về sự phối hợp giữa các nhân sự trong các quy trình nghiệp vụ như thế nào để hoàn thành mục tiêu.

Tính năng báo cáo là cách thức để nhà quản lý có thể giám sát được tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên, thông qua báo cáo công việc, người quản lý có thể đưa ra nhận xét chính xác cho nhân viên của mình.

Các chỉ số người quản lý có thể xem trên Zinwork mobile app bao gồm:

Phân tích các chỉ số công việc
Báo cáo so sánh doanh thu
Hiệu quả kinh doanh theo thời gian
Hiệu quả kinh doanh theo kênh bán hàng
Kết quả kinh doanh theo máy móc thiết bị
Đánh giá hiệu suất của nhân viên
Báo cáo hiệu quả giao dịch với khách hàng
Báo cáo tài chính, thu chi

Trên đây là 05 lý do để Doanh nghiệp Thiết bị văn phòng cần một phần mềm quản lý công việc, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm và lợi ích nó mang đến. Chúc bạn thành công!