Phân công công việc là một văn bản không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong một tổ chức doanh nghiệp. Cách phân công hiệu quả sẽ giúp đội ngũ nhân sự làm công việc trơn tru, phối hợp nhịp nhàng và đạt được hiệu quả tốt nhất. Ngược lại, sẽ dẫn tới tiến độ công việc trì hoãn, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc chung.
Bạn muốn biết nhân viên của mình đang làm công việc gì? Nhiệm vụ tiếp theo là gì? Công việc nào đã hoàn thành, họ bận rộn hay nhàn rỗi quá phải không? Làm cách nào để kiểm soát thời gian hoàn thành và chất lượng công việc đạt hiệu quả cao nhất? Nếu trong đầu bạn liên tục xuất hiện những câu hỏi như trên thì đã đến lúc bạn nên cân nhắc lại cách phân công công việc hiện tại của mình, ngay lúc này!
1/ Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là một hoạt động phân tích, sắp xếp, bố trí và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện một công việc cho từng cá nhân, bộ phận trong đội ngũ nhân viên của mình. Người quản lý chịu trách nhiệm phân công công việc phải đảm bảo công bằng, minh bạch, rõ ràng và phù hợp với năng lực của người thực hiện. Điều này giúp gắn kết và nâng cao năng suất làm việc của từng người và hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh phân công công việc, hỗ trợ các phương tiện làm việc, người quản lý còn chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình.
2/ Lợi ích và vai trò của phân công công việc
Trò chơi:
Với nhân viên, người trực tiếp nhận nhiệm vụ và thực hiện, phân chia công việc đóng vai trò vô cùng để có thể kể đến như:
- Gia tăng cơ hội rèn luyện, nâng cao kỹ năng và chuyên môn của bản thân
- Nhiệm vụ chính xác cần được nắm bắt, đảm bảo hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ được giao
- Nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm cho công việc của mình
- Có động lực sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ và nhận được sự công nhận của lãnh đạo
- Unknown MINH Bạch trong đánh giá hiệu quả dựa trên các nhiệm vụ đã thực hiện
>>> CẬP NHẬT NGAY: Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên kỹ thuật
Tương tự, vai trò trò chơi của công việc phân chia hiệu quả đối với nhà quản lý là:
- Gánh nặng và bộ đồ khối lượng công việc quá nhiều
- Giảm áp lực làm việc ở cường độ cao
- Hoàn thành các mục tiêu công việc nhanh chóng
- Hoàn thành công việc trong thời hạn tối ưu nhất
- Gia tăng chuyên nghiệp trong quản lý điều hành, có lòng tin với nhân viên
- Dành thời gian cho nhiều công việc khác.
Lợi ích:
Phân công nhiệm vụ hợp lý trong doanh nghiệp, nhóm sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Tận dụng tối đa hiệu quả làm việc của từng nhân viên hiệu quả
Một trong những cách tận dụng tối đa năng lực làm việc của nhân viên là tìm ra phương pháp giao việc phù hợp. Là nhà quản lý bạn nên lưu ý phân công công việc theo khả năng, điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân. Điều này vừa giúp nâng cao năng suất, vừa giúp nhân sự tự nâng cao và phát huy năng lực của chính mình.
Nâng cao kỹ năng chuyên môn, năng lực giải quyết công việc cho nhân sự
Nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân sự là một điều bất cứ doanh nghiệp nào cũng luôn mong muốn đạt được. Ngoài những lợi ích kinh tế đạt được, việc phân chia công việc rõ ràng còn giúp đội ngũ nhân viên phát triển và rèn luyện nâng cao năng lực bản thân. Nhà quản lý hiểu rõ hơn về năng lực của từng người và giao nhiệm vụ phù hợp hơn, nhân sự khám phá được khả năng tiềm ẩn của bản thân.
Quản lý thời gian tốt, công việc đúng thời hạn
Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý và kể cả nhân viên trong công việc đảm bảo hiệu quả làm việc. Phân chia công việc không hợp lý dẫn đến nhiều hệ lụy như công việc trì hoãn, chống chéo, thời gian hoàn thành chậm, giảm chất lượng công việc và chất lượng dịch vụ khách hàng. Chính vì vậy, nhiệm vụ xác định lịch trình hiện tại của nhân sự và phân bổ phù hợp theo thời gian và tính chất công việc là điều vô cùng cấp thiết.
Một phần mềm giao việc, phân công công việc chuyên nghiệp sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm điện năng được nhiều thời gian và công sức. Thêm vào đó, thông qua phần mềm phân chia công việc, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao gia tăng hiệu quả làm việc cho bản thân cũng như cho doanh nghiệp.
3/ Nguyên tắc phân công công việc
Để phân chia công việc hiệu quả và phù hợp, người giao việc cần xác định rõ các nguyên tắc sau đây:
- Phân tích đúng người, đúng thời điểm, đúng năng lực và khối lượng phù hợp
- Unknown clear from the target item to the main policy
- Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến công việc nằm trong thời hạn của nhân viên
- Luôn quan sát và kiểm tra tiến độ công việc nhưng vẫn đảm bảo tính thoải mái cho nhân sự
- Đề cao và khuyến khích phản hồi và cập nhật tiến độ công việc chủ động của nhân sự
Trên đây là chia sẻ về vai trò và lợi ích của phân công công việc. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phân công công việc và tìm ra phương hướng, nguyên tắc phân công công việc hợp lý hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu về công cụ hỗ trợ phân công công việc thì hãy truy cập ngay Website zinwork.com nhé!
Zinwork – giải pháp quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp
Tham gia group Facebook để tham khảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
Zinwork – Tự do không lo quản trị
Địa chỉ: 114 Đồng Nai, P.15, Q10, TP.HCM
Trang web: https://zinwork.com
Hotline: 0905 440 301
